Mes basiques pour une réunion réussie

Matthieu Wolff
Nov 7 · 2 min read

Passant pas mal de temps en réunion, voici une petite compilation d’astuces que j’essaie de mettre en place.

L’invitation

  • Ne pas faire débuter la réunion à une heure pile. Privilégier 11h03, 11h18, 11h33, … plutôt que 11h, 11h15, 11h30. Cela permettra aux personnes, ayant une réunion juste avant, d’arriver à l’heure.
  • La durée doit être la plus courte possible.
  • Le descriptif de la réunion devra comprendre le maximum d’information : contexte, problématique, solutions envisagées, … et impérativement l’objectif de la réunion. Elle pourra également porter des liens, des documents, des emails, …
  • Inviter uniquement les personnes nécessaires pour atteindre l’objectif de la réunion sans oublier la fonctionnalité de “participant facultatif”.

Avant la réunion

  • L’organisateur de la réunion devra préparer un brouillon du compte rendu (de préférence sur un espace partagé) rappelant date, participants invités, ordre du jour, … Cela facilitera la prise de note pendant la réunion.
  • Préparer la salle pour commencer la réunion à l’heure prévue. Ne pas hésiter à interrompre la réunion précédente si elle déborde sur la vôtre (les personnes séquestrées dans la salle vous en seront d’ailleurs reconnaissantes 😆).

3 personnes clés pendant la réunion

L’animateur

En début de réunion, il devra rappeler l’ordre du jour puis animer la réunion au mieux pour remplir l’objectif. Il devra également s’assurer que tous les participants soient intervenus et faire en sorte que cela soit dynamique le tout en un minimum de temps. Et si la réunion se finit plus tôt, tant mieux ! Nous pourrons prendre un petit café tranquille. 😁

Le scribe

C’est une bonne situation ça, scribe ?

Oui ! (Je la fais un peu plus courte que dans le film si ça vous va 😁). Mais c’est sûrement le rôle le plus compliqué. La prise de note sera néanmoins facilitée car elle se fera directement sur le brouillon du compte rendu qui aura été mis à disposition par l’organisateur.

Le but de cette prise de note n’est pas de tout retranscrire. Elle aura pour but de mettre par écrit :

  • le cheminement de la réflexion effectuée en séance.
  • les décisions prises.
  • les actions à mener avec un responsable pour chacune d’elle.

En fin de réunion, le scribe partagera à l’oral toutes les actions à mener pour être sûr que rien n’a été oublié.

Le time keeper

Cette fois, c’est le rôle le plus simple : il doit regarder sa montre très régulièrement, non pas parce qu’il s’ennuie mais pour informer les autres participants du temps restant :

Il reste 23 minutes !

Il reste 4 minutes !

Il est l’or !

(j’espère que vous avez la référence de la dernière phrase).

Après la réunion

Le scribe relira ses notes pour les remettre en forme si besoin (et corriger les fautes d’orthographe 😁). Cela ne doit pas prendre trop de temps, puis il enverra ce compte rendu aux invités et à d’autres personnes si nécessaire.

Conclusion

Voilà ce que j’essaie de mettre en place. Je n’y arrive pas toujours (surtout pour la préparation du compte rendu à l’avance) mais le but de tout ça, c’est d’être le plus efficient possible (et de pouvoir prendre des cafés tranquillement 😁).

Thanks to

Matthieu Wolff

Written by

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade