看板法介紹

視覺化萬歲!

黃冠融
黃冠融
May 16 · 7 min read
https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards

前言

在本系列文章中,我的目的是,使你將會知道 Kanban 的最基本觀念,並應用於管理你的生活的任何大小事物!

Kanban 是甚麼

Kanban 是一種敏捷的方法,其發明者是豐田的大野耐一,他於 20 世紀中期為豐田製造汽車時,為了所使用的一種生產管理方式,在當時豐田汽車的產線的產率良莠不齊,大野耐一在其訪談錄提到

當時豐田汽車工業的社長說,如果用三年還追不上美國的話,日本汽車產業關門算了,所以如何縮短日美之間在製造方面的差距是一個大問題。由於這樣的追趕意識,必然把眼睛死死盯住現場。

所以大野耐一在整個生產管理改善的過程中,它們把加工好的零件不放入倉庫,而是放在明面的櫃子上。這樣要是櫃子上東西沒了,大家馬上就知道了。

現在,學者們把豐田生產方式說成是後工序的領取方式,而事實上,開始是從買東西想到的,不用錢去買,而使用看板去領取,因而誕生了看板方式。超級市場方式是從1952年開始的,直到1963年豐田獲得德明獎時都一直這樣叫的,獲德明獎時,要說超級市場方式有點怪。所以還是稱看板方式。

其中 Kanban 是日文的(看板) Kan 在日文中是視覺的意思,而 ban 在日文中是指卡片。

使用 Kanban 的好處

在看板法的世界中認為,只要是半成品,都是一種材料上的浪費,我們應該確實把一件事情做好,也就是完成一個製品,才會再繼續生產下一個製品。

透過看板法,我們首先可以減少工作堆疊,想想看各位的 Todo list 常常都沒做完,就在做下一件事情,造成沒有一件事情視完成的,而且中間可能常常做了很多無謂的工作。那引入看板法的好處在於,首先我們會先把所有要工作的內容寫成一張張的卡片,透過這樣的方式,我們重建了所有工作的需求,並且消除掉無謂的工作內容,接著,我們透過位卡片安排了優先序,我們把要做的工作放在最上面,並且最先開始做他;透過限制工作中的數量,當我們做完才開始做下一件事情,所以我們一來減少了工作堆疊,再者,因為工作量少,我們可以專注再更少的事物上,亦即我們可以分配更多資源與精力在這些高度優先性的東西,可以提升整個工作品質;如果我們中間發現有工作堵塞過久或是沒有動作,我們也可以在看板上看得一清二楚,因此我們可以知道看板法同樣以讓人識別及消除瓶頸。

將看板的好處整理成下圖:

看板法的範例

以這張圖來說,醫學檢查跟繳費都是各自獨立的一個看板,你要先完成醫學檢查,才可以去繳費處繳費。而每個站都可以限制進來的人數,也可以限制進來的條件,使作業員以及作業程序不會過於紊亂,或者短時間突然要處理大量的資料。

另一個範例就屬我們可以利用看板進行物件上管理,從這個遊戲化的看板,雖然我們看不出物件移動的時間為何,但是參與在其中的人們都知道每週固定會挑選出一個遊戲化技巧列為年度遊戲化技巧,以這個看板為例,我們將點子放入 To Do 欄位(To be voted),放入 In Progress 的欄位定義為大家投票決選的幾個項目(Voted),Done 則是被列為年度遊戲化技巧的項目(The 2018 Short List of Game Techniques!)。

還有一個例子是之前我嘗試協助組織 TEM 社群進行我們社團的資源整理,一樣也是利用看板法來把要達成的目標做拆解並進行排序,雖然最後專案因為志工們時間軋不過來而無疾而終,不過從圖片的例子,即使當時沒有參與專案的人們在看到這張看板依舊可以馬上知道哪些工作沒有完成,以及當時事情的排序為何。

Work In Progress 的概念

我們會使用看板法的目的在於達成以下目的:

  • 可以視覺化工作數目

我們將工作內容分解成一張張卡片,並且放在板子,這樣我們可以知道有多少數量的工作要完成。

  • 限制 WIP( 正在處理的工作)

我們可以在某些工序或流程上,加入限制的數量,這樣我們可以確保不會一口氣處理太多事情,導致沒有一件事情完成。

  • 可以和許多管理方法混合使用(如 Scrumban)

時下最火紅的敏捷方法論大概要屬 Scrum 了, 而 Scrumban 的核心點在於透過 WIP要有合理的限制。

利特爾法則(Little’s Law) 指明要降低 WIP

我們要如何有效縮短整個生產週期呢?除了提高產能外,另外一種方式就是降低再製品數量,但是提高產能總是有極限,所以我們透過降低再製品數量來達成有效縮短生產週期。

這個公式主要表達有關產品在各階段與產品關係簡單數學公式,這一法則為精益生產的改善方向指明道路。

透過這個公式,我們可以知道在一個時限內,可以透過知道估算自己做這些事情要多久,從而限定一次做多少工作項目。

而下圖提到的 Cycle Time 則是探討完成一件事要多久,我們得知上面 WIP 的數量後,結合已經完成多少件事情,可以大致估算出這個 Cycle 還要多久才能完工。

Cycle Time 跟 Lead Time 的圖解

價值流程圖

價值流程圖是一個時間軸,用來記錄整個特定或平均的工作項目,每個階段中,價值流程圖可顯示出每個工作的所花費時間與等候時間,每個階段的效能可以利用前述的 Little Law’s 去計算

以下圖為例,我們可以在這個流程中發現有綠色跟紅色的部分,綠色代表有價值的工作,而紅色則代表等待的時間,等待的時間是一種浪費。

Photo owner Steve Smith (ardalis.com)

那我們要如何計算這個流程效能呢,我們分下面的幾個計算:

  • 總工作時數: 7 天又 15 分鐘 = 7.25 小時
  • 等候時數(waste time):19.5 天 = 468 小時
  • 總花費時數: 475.25 小時
  • 效能: 7.25 / 475.25 = 1.52%
  • WIP :475.25 / 7.25 = 65 items

我們從上面的簡單計算,發現這個事情非常地沒有效率,因此,我們可以知道要增加效能,便要將中間那些等待做消滅或者是降低整個等待時間。

結論

透過前面介紹,Kanban 可以幫助工作內容的視覺化,並且是真實地出現在世界各處,Kanban 最重要的兩原則是視覺化與限制 WIP,而Value Stream Maps 是一個能偵測效能的圖表,畫出該圖的目的在於要縮短總時數,減少時間上的浪費,並非為求增加短期產能。

黃冠融

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黃冠融

Software Engineering(PM, Agile….etc.)/Gamification

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