De opmerkelijke conclusie na het doorlichten van meer dan 200 B2B sales processen…

Sales processen visualiseren: een must

Het klinkt misschien wat idioot, maar wat we vooral hebben vastgesteld uit het screenen van B2B sales processen in zowel binnen- en buitenland is… dat een sales proces steeds moet worden gevisualiseerd en gedocumenteerd.

Tijdens al onze adviestrajecten of sales audits kregen we bij slechts 3 bedrijven een gedetailleerd en beschreven sales proces onder de ogen. 3 op meer dan 200… De meeste verkoops- of bedrijfsleiders nemen echter geen tijd om deze flow uit de doeken te doen, toch vragen ze zich af waarom ze commerciële doelstellingen niet halen. De insteek bij My Sales Coach is: “Wat je niet kan zien, kan je niet verbeteren”. Bijgevolg is de eerste stap in nagenoeg elk commercieel proces het creëren van een gedetailleerd en gedocumenteerd visueel sales proces.

Commercieel leiderschap staat er meestal niet bij stil dat hun sales proces een verzameling is van een aantal deelprocessen. Eens je dit kan visualiseren op een gestructureerde manier, kan je zeer snel en eenvoudig probleemzones detecteren en een verbeteractie definiëren of een commercieel experiment opzetten om dit aan te pakken.

Klinkt dit complex? Niet echt, maar voor sales leiderschap is dit vaak geen prioriteit en een “out-of-the-comfortzone” oefening. Dit zijn alvast de 6 basis stappen om je commercieel proces in kaart te brengen:

  1. Identificeer de verschillende hoofdblokken van het sales proces
  2. Kies een methode voor het visualiseren van processen
  3. Visualiseer het actuele sales proces, hiermee bedoelen we het sales proces dat vandaag wordt uitgevoerd
  4. Screen het actuele sales proces: waar loopt het gesmeerd en waar dringen verbeteringen zich op?
  5. Visualiseer het verbeterde sales proces op basis van de voorgaande stap
  6. Implement a governance structure to periodically manage and improve your sales process

Laten we dit nu met een concreet praktijkvoorbeeld bekijken. Onderstaand worden twee “sales blueprints” weergegeven, één van een actueel vastgestelde situatie en één van een geoptimaliseerde situatie. Hierbij een korte toelichting:

Actuele Situatie

Hiaten en vertragers in het sales proces ontdekken. Eenvoudiger dan je denkt

Zones voor verbetering:

  • Batch Time — Synchroniseren vanuit een marketing automation platform zou in real-time moeten kunnen gebeuren, in “worst-case” situatie onder 5 minuten
  • Routing — inbound leads distribueren volgens “first come, first serve” principe leidt vaak tot een “bottleneck” situatie. In een ideale situatie worden regels in het CRM gecreëerd die ervoor zorgt dat inbound leads automatisch worden toegewezen
  • Response Time — Tijd die sales nodig heeft om de lead te verwerken en te contacteren. Verschrikkelijke situatie hier. Aanvaardbaar wordt binnen een tijdspanne van het uur en idealiter binnen de 5 minuten.
  • Persistency — 1 telefonisch contact, 1 voicemail en 1 email zijn te weinig contactmomenten. Follow-up moet hier geautomatiseerd worden en gebracht naar 3 telefonische contacten, 3 voicemails en 3 emails.
  • Find Sales Rep — Wanneer de lead gekwalificeerd is — en dus de leadscore voldoende hoog — wordt er een manuele overdracht gedaan door de sales development representative naar de sales representative voor het afsluiten van de deal. Ook dit proces moet worden geautomatiseerd.

We hebben nu 5 zones ter verbetering geïdentificeerd maar eerlijkheid gebied ons te zeggen dat er in deze case meer zijn. Het met regelmaat herhalen van dit type sales brainstorm oefening en het voeren van een open discussie met het verkoopsteam omtrent deze materie, laat een sales organisatie toe om probleemzones snel te detecteren en aan bij te sturen

Toekomstige Situatie

Het sales proces, geoptimaliseerd.

Nu het actueel verkoopsproces en zijn verbeterzones in kaart gebracht is het tijd om de “flow” te hertekenen naar een situatie waar alle verbeterzones zijn “getweaked” naar de meest performante vorm.

Op bovenstaande figuur hebben we de zones waar we wijzigingen hebben aangebracht in het “vet” gezet.

Een aantal wijzigingen toegelicht

  • Synchronisatietijd doelstelling werd gezet op 5 minuten
  • Distributie van leads zal worden geautomatiseerd
  • Deadlines van 1 uur op contactname met lead worden ingesteld als objectief
  • De “follow-up” strategie zal minsten 3 telefonische contacten, 3 voicemails en 3 emails bevatten

Het visualiseren van dit ideaal sales scenario laat ons streven naar deze gemeenschappelijke kwalitatieve doelstelling. Een mix van “low-hanging fruit” verbeterpunten en meer complexe probleemzones is een goede combinatie om deze sales proces “challenge” aan te gaan.

Conclusie

Voor zover de basisprincipes omtrent het bijstellen van sales processen, het visualiseren en documenteren ervan. We kunnen dit topic zeer breed uitwerken. Eén zaak staat vast; verkoop zou incrementeel stijgen wanneer elkeen in sales leadership bovenstaande met regelmaat zou toepassen

Weet je niet hoe je dit in detail zou aanpakken, aarzel niet om My Sales Coach te contacteren. Breng of bezorg ons de schets van je actuele verkoopsproces en we trekken de discussie op gang!

Eén keer per week een vergelijkbare praktijkcase toegestuurd krijgen? Laat je gegevens dan hieronder na:

)
David Van der Auwera

Written by

Partner at MySales.Coach where we help company founders create predictable sales funnels for their venture brand. We stand for Customer Acquisition Automated

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade