Human Resource Fundamental from Human Resource Development Path MySkill.id
Absenteeism (Ketidakhadiran)
Ketidakhadiran merupakan keadaan di mana seseorang tidak berada di tempat kerja sesuai dengan jadwal. Hal ini biasanya tidak direncanakan seperti sakit, ataupun direncanakan seperti pemogokan atau ketidakhadiran yang disengaja.
Absenteeism di tempat kerja menjadi salah satu indikator utama HR paling berpengaruh dan sering diukur dengan menggunakan tingkat ketidakhadiran (absenteeism rate), yaitu jumlah hari absen dibagi dengan jumlah hari kerja yang tersedia dalam periode tertentu.
Type of Absenteeism (Jenis-jenis Ketidakhadiran)
Secara umum, ketidakhadiran dapat dikategorikan menjadi 3 tipe, yaitu:
- Absen yang disetujui
Apabila seorang karyawan meminta izin untuk tidak hadir bekerja, maka hal itu termasuk ketidakhadiran yang disetujui. Absen yang disetujui umumnya memiliki alasan yang jelas, misalnya hari libur, cuti melahirkan, cuti medis jangka panjang, dan segala sesuatu yang perlu diurus selama jam kerja yang tidak dapat dijadwalkan di luar jam kerja tersebut.
2. Absen Karyawan Sesekali
Ada sebuah kondisi di mana seorang karyawan membutuhkan waktu istirahat atau waktu yang tidak direncanakan sebelumnya. Contohnya, hari sakit, pengasuhan anak, kehilangan anggota keluarga ,masalah hukum dan kecelakaan saat datang ke tempat kerja.
3. Ketidakhadiran Kronis
Kondisi yang mengacu pada saat ketika seorang karyawan tidak hadir bekerja tanpa izin. Karyawan yang disengaged, selalu masuk rumah sakit, lebih sering datang terlambat, pulang lebih awal setiap hari, atau istirahat makan siang yang sangat lama merupakan contoh ketidakhadiran kronis. Hal ini perlu ditangani dengan serius oleh perusahaan.
Dampak Absenteeism
Absenteeism atau ketidakhadiran berdampak tidak hanya kepada produktivitas perusahaan namun juga rekan kerja dan diri sendiri. Berikut adalah dampak yang dapat ditimbulkan dari absenteeism.
Dampak langsung yang dirasakan akibat ketidakhadiran karyawan adalah, upah bagi karyawan yang tidak bekerja, biaya lembur bagi karyawan yang bekerja karena mendapatkan pekerjaan lebih banyak, dan segala biaya penggantian dan perekrutan.
Dampak tidak langsung yang ditimbulkan lebih signifikan terhadap perusahaan. Keterlambatan penyerahan pekerjaan, turunnya kualitas kerja, hilangnya semangat dan keterlibatan tim.
Alasan Utama Absenteeism
Beriku beberapa alasan yang menyebabkan absenteeism.
- Engagement Karyawan Rendah
Karyawan yang merasa terhubung dengan perusahaan tempatnya bekerja cenderung berkinerja lebih baik dari karyawan lain yang tidak.
2. Pengurangan Waktu Kerja
Ketidakhadiran seperti waktu istirahat yang terlalu lama, keterlambatan datang, dan pulang lebih dapat mempengaruhi persepsi tentang dedikasi karyawan terhadap pekerjaan.
3. Kurangnya Jadwal Kerja Fleksibel
Jadwal kerja fleksibel telah menjadi kebutuhan bagi para profesional. Kurangnya jadwal kerja yang fleksibel dapat menyebabkan karyawan melewatkan pekerjaan untuk menangani tanggung jawab pribadi.
4. Kelelahan (Burnout) di Tempat Kerja
Burnout di tempat kerja umumnya dapat terjadi ketika seorang karyawan mengalami kondisi kerja yang ketat dan tidak terjadwal. Karyawan yang tidak memiliki waktu untuk diri mereka sendiri dalam jangka panjang dapat menyebabkan penurunan minat mereka terhadap tempat kerja.
5. Penyalahgunaan Zat
Karyawan akan mulai kehilangan jejak ketika mereka mulai melakukan penyalahgunaan zat untuk melepas stres, salah satu contoh yang paling umum adalah alkoholisme.
6. Senioritas
Sebagai karyawan yang sudah lama bekerja di sebuah perusahaan, umumnya mereka merasa tidak perlu memberitahu rekan-rekan kerja mereka tentang ketidakhadiran mereka.
7. Pelecehan di Tempat Kerja
Pelecehan yang terjadi dapat berupa pelecehan verbal maupun fisik. Masalah ini dapat melukai kondisi emosi dan kesehatan mental karyawan.
8.Kesehatan Mental
Semua alasan sebelumnya pada akhirnya bermuara pada masalah kesehatan mental. Memiliki kesehatan mental yang baik, menjadi faktor penting yang dapat membantu karyawan dapat menunjukkan kinerja yang tidak bisa di tempat kerja.
Cara Mengurangi Absenteeism
8 cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi absenteeism, yaitu:
- Survei Tempat Kerja dan Pendapat Karyawan
Datangi langsung tempat kerja, berikan survei yang dapat membantu kita mengetahui penyebab absenteeism yang dilakukan oleh karyawan.
2. Jadwal Kerja Fleksibel
Saat ini pilihan pengerjaan tanggung jawab kerja dapat dilakukan dengan berbagai cara. Jadwal kerja yang fleksibel mengizinkan karyawan mendapatkan kepercayaan untuk menetapkan jadwal pilihan yang sesuai dengan kehidupan mereka biasanya akan menghasilkan produktivitas yang lebih baik dan sehat.
3. Sel Konsultasi untuk Membantu Masalah Karyawan
Untuk tetap menjaga produktivitas karyawan, sel konsultasi seperti coaching, mentoring atau diskusi dapat dilakukan untuk membantu karyawan mengatasi permasalahannya.
4. Program Keterlibatan Karyawan
Buat beberapa program dan kegiatan yang dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, misalnya program family gathering, program pelatihan, dan sport activities.
5. Program Kesejahteraan Karyawan
Program kesejahteraan jangka panjang seperti program untuk pensiunan dapat membantu mengurangi absenteeism.
6. Penghargaan dan Insentif
Berikan insentif atau penghargaan di luar gaji standar untuk memastikan karyawan hadir di tempat kerja.
7. Wawancara Kembali Masuk Kerja Setelah Cuti Panjang
Setelah kembali dari cuti panjang, lakukan wawancara kembali untuk mengetahui kondisi dan kebutuhan karyawan.
8. Kompensasi Penggajian yang Layak
Pastikan bahwa gaji dan tunjangan yang didapatkan karyawan sesuai dengan load kerja yang diterima.
Cara Menghitung Absenteeism Rate
Absenteeism Rate (Persentase absensi) merupakan tingkat ketidakhadiran yang tidak terencana akibat sakit atau alasan lainnya. Presentasi ini dapat diukur untuk individu, tim, atau seluruh organisasi, serta memberikan informasi tentang tingkat organization health.
Ketidakhadiran yang diukur tidak termasuk ke dalam liburan atau keterlambatan. Tingkat absensi yang tinggi bisa mengindikasikan masalah dalam organisasi.
Menurut International Organization for Standardization (ISO), tingkat ketidakhadiran diukur sebagai berikut:
Tingkat ketidakhadiran tahunan diukur sebagai berikut:
Contoh Penghitungan Absenteeism Rate
Laporan Absenteeism Rate
Metrik ketidakhadiran yang sering disertakan dalam pelaporan ketidakhadiran adalah frekuensi pelaporan ketidakhadiran, durasi ketidakhadiran rata-rata per hari, tingkat ketidakhadiran nol, jumlah kejadian ketidakhadiran, dan jumlah ketidakhadiran yang berakhir.
Absenteeism Rate yang Baik
Bukan tanpa alasan, ketidakhadiran jadi unsur penting dalam penilaian HR. Tingkat absensi yang baik yang baik dapat menunjukkan keadaan karyawan tersebut. Tingkat absensi yang baik harus mempertimbnagkan absensi terkait penyakit dan alasan lainnya.
Secara umum, absensi terkait penyakit biasanya sekitar 1,5% dari total absensi. Ini berarti bahwa sekitar 4 hari kerja dalam satu tahun digunakan karena alasan sakit. Di atas presentase ini kemungkinan disebabkan oleh alasan selain penyakit.
Misalnya, stres kerja, masalah pribadi atau konflik di lingkungan tempat karyawan tersebut bekerja. Hal ini juga menunjukkan peluang tindakan lainnya yang menyebabkan berkurangnya kehadiran.
Cara Menunrunkan Absenteeism Rate
- Kebijakan yang Jelas Tentang Absensi
Kebijakan ini memungkinkan karyawan untuk memutuskan langkah terbaiknya, sambil tetap melanjutkan pekerjaan.
2. Pelatihan Manajer dalam Menangani Absensi
Komunikasi langsung dengan karyawan dan pemantauan harian dapat mengurangi absensi yang tidak perlu.
3. Penghargaan untuk Kehadiran
Beberapa perusahaan memberikan hadiah berupa cuti tambahan sebagai insentif bagi karyawan yang jarang absen.
4. Review Budaya Internal
Absensi berlebihan bisa menjadi indikasi masalah budaya organisasi atau manajemen yang buruk, maka diperlukan review untuk memperbaiki budaya tersebut.
Attendance Management
Untuk mendokumentasikan dan melacak waktu karyawan saat bekerja dan waktu pulang maka diperlukan sebuah sistem manajemen kehadiran (attendance management).
Manajemen kehadiran ini dapat dilakukan dengan mencatat jam kerja karyawan di atas kertas, menggunakan spreadsheet, kartu absen, atau menggunakan perangkat lunak absensi online untuk perusahaan.
Kebutuhan Sistem Attendance Management
Attendance management membantu perusahaan dalam:
- Pencatatan Kehadiran
Akan sulit ketika pencatatan kehadiran masih menggunakan sistem secara manual. Saat bisnis berkembang penggunaan attendance management yang lebih maju dapat lebih mudah digunakan. Karena karyawan pada perusahaan akan lebih banyak maka diharapkan memiliki sistem yang lebih baik.
2. Penghitungan Gaji
Untuk mendapatkan data yang tepat saat penghitungan gaji, maka diperlukan pencatatan kehadiran yang tepat pula. Pengelolaan gaji akan lebih efektif apabila pencatatan kehadiran tersedia dengan baik.
3. Terdokumentasi dengan Baik
Untuk mendapatkan bukti kehadiran, diperlukan attendance management yang baik agar tidak terjadi kesalahan terutama saat audit, dan dapat berujung pada denda yang besar.
Sistem Attendance Management System (AMS)
- Biometric Attendance Software
Mengidentifikasi karyawan melalui sidik jari dan mencatat waktu masuk dan keluar. Ini mencegah praktik “buddy punching” yang dapat mempengaruhi produktivitas.
- Break-time Tracking Software
Memungkinkan karyawan mencatat durasi istirahat. Cocok untuk perusahaan yang mengandalkan pengelolaan waktu proyek.
- Online Attendance Management Software
Memungkinkan karyawan masuk dan keluar dari lokasi mana pun dengan koneksi internet. Cocok untuk pekerjaan jarak jauh atau di luar kantor.
Attendance Policy
Kebijakan kehadiran (Attendance Policy) adalah panduan yang membantu perusahaan mengatur harapan dan standar kehadiran karyawan. Kebijakan ini membantu perusahaan mengatur harapan kehadiran karyawan, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
Attendance policy membantu menjaga keadilan, konsistensi dan kepatuhan pada hukum ketenagakerjaan, sehingga perusahaan dapat mengelola ketidakhadiran dan meningkatkan kinerjanya.
Elemen Attendance Policy
Terdapat 9 elemen yang harus ditetapkan dalam attendance policy, yaitu:
- Menetapkan Ekspektasi Kehadiran
Perusahaan harus dapat menetapkan ekspektasi kehadiran agar memiliki tujuan yang jelas, ini mencakup penentuan jam kerja reguler, termasuk waktu mulai dan berakhir, menentukan jam inti kapan karyawan harus hadir dan memperjelas tentang jam kerja fleksibel dan kebijakan yang mengutamakan kantor atau jarak jauh.
2. Menentukan Cara Melaporkan Ketidakhadiran
Menetapkan prosedur yang jelas bagi karyawan untuk melaporkan ketidakhadiran. Tentukan siapa yang harus diberitahu, bagaimana cara memberitahukannya kepada perusahaan, apakah melalui telepon, email, atau sistem tertentu, dan waktu pemberitahuan, misalnya apakah harus sebelum dimulainya kerja.
3. Menentukan Kategori Ketidakhadiran
Membedakan jenis ketidakhadiran, misalnya waktu istirahat yang dijadwalkan mencakup liburan dan hal pribadi, cuti sakit, cuti berkabung, cuti orang tua dll.
4. Pelacakan Waktu Kehadiran
Menentukan cara melacak waktu, apakah menggunakan sistem elektronik, jam waktu atau lainnya. Jelaskan metode pelacakan waktu pada karyawan.
5. Kebijakan Ketidakhadiran dan Keterlambatan yang Berlebihan
Definisikan terlebih dahulu apa itu ketidakhadiran dan keterlambatan, jelaskan konsekuensi pelanggaran dan langkah disiplin progresif yang ditetapkan perusahaan.
6. Memelihara Catatan Kehadiran
Menentukan bagaimana catatan kehadiran akan disimpan, siapa yang memiliki akses dan langkah kerahasiaan yang diterapkan.
7. Akomodasi dan Cuti Keluarga dan Medis
Menguraikan proses bagi karyawan untuk meminta akomodasi yang wajar terkait kehadiran. Berikan juga informasi tentang bagaimana permintaan cuti keluarga dan medis yang berlaku.
8. Kajian Kebijakan
Tentukan waktu peninjauan dan pembaharuan kebijakan kehadiran, untuk dapat sesuai dengan undang-undang dan kebutuhan.
9. Mengukur Kehadiran.
Menentukan alat atau teknik yang digunakan untuk mengukur kehadiran Ini penting untuk menganalisis data historis, dan membuat prediksi tentang masa depan.
Contoh Attendance Policy Perusahaan
Berikut merupakan beberapa contoh kebijakan yang dilakukan perusahaan berkaitan dengan kehadiran:
Leave Management
Leave Management atau manajemen cuti adalah proses dan kebijakan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengelola permintaan cuti karyawan, seperti liburan, hari libur, cuti sakit dan cuti orang tua.
Tujuannya adalah untuk menangani permintaan cuti secara adil dan akurat, agar bisnis dapat tetap berjalan dengan lancar namun juga tetap memenuhi hak karyawan.
Terdapat 17 jenis cuti yang didapat sebagai hak karyawan, berikut adalah uraiannya:
Keuntungan Membuat Aturan Cuti
- Pedoman yang Jelas
Perlu pedoman yang jelas agar karyawan dapat mengajukan atau mendapatkan cuti dengan seharusnya.
2. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan
Aturan cuti yang dibuat harus sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
3. Peningkatan Moral dan Produktivitas
Cuti yang diambil sesuai kebutuhan dapat meningkatkan produktivitas dan menjadi waktu istirahat agar karyawan kembali sehat.
4. Meminimalkan Kelelahan Karyawan
Cuti jadi langkah yang tepat untuk mengembalikan semangat karyawan dari kelelahan bekerja.
5. Keadilan dan Konsistensi
Agar cuti yang didapatkan karyawan adil dan konsisten, maka diperlukan aturan yang jelas.
6. Penghematan Pengeluaran
Aturan cuti dapat memperjelas pengeluaran perusahaan, apakah diperlukan pembayaran saat cuti, apakah perlu adanya penambahan uang lembur pada rekan kerja dan lain-lain.
Cara Membuat Leave Policy
Pembuatan leave policy dimulai dengan meninjau persyaratan hukum dan kepatuhan yang berlaku di sebuah negara. Selanjutnya menentukan jenis cuti apa saja yang akan ditanggung dalam kebijakan perusahaan.
Menentukan kriteria kelayakan untuk nantinya apakah disetujui atau tidak. Maka diperlukan juga prosedur permintaan dan persetujuan secara garis besar agar komunikasi dapat berjalan dengan baik.
Selanjutnya menetapkan kompensasi cuti, mulai komunikasikan kebijakan kepada karyawan, lalu meninjau kembali apakah peraturan cuti sudah dirasa tepat, apabila ada hal-hal yang perlu diubah dan diperbaharui segera lakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Mengoptimalkan Proses Cuti
- Memahami Hukum Terkait Cuti
Saat mengembangkan kebijakan cuti, penting untuk mengetahui dan memahami hukum ketenagakerjaan. Kebijakan yang ditetapkan harus konsisten dan tidak mendiskriminasi karyawan. Hindari pengecualian yang bisa berpotensi membawa masalah hukum dengan memastikan kebijakan tertulis dengan jelas.
2. Jelaskan Kebijakan Cuti
Dalam pedoman kebijakan, pastikan untuk mengklarifikasi, hari libur, bagaimana waktu yang diperoleh, bagaimana prosedur izin cuti, apa yang terjadi pada waktu yang tidak digunakan, dan jenis cuti yang ditawarkan.
3. Komunikasikan kebijakan dengan jelas
Pastikan bahwa kebijakan yang tersedia dipahami oleh semua orang dalam organisasi. Melatih manajer untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan memberikan informasi kepada karyawan tentang perubahan kebijakan.
Learn More Via: https://myskill.id/course/attendance-absenteeism
