Human Resource Fundamental series from Human Resource Path MySkill.id
Prinsip Dasar Manajemen SDM
Manajemen yang baik bagi HRD dapat dicapai melalui penerapan prinsip dasar manajemen yang baik, yaitu:
- Planning: Merencanakan dan menentukan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi, serta merumuskan strategi untuk mencapainya. Perencanaan juga mencakup memprediksi kebutuhan sumber daya manusia di masa depan dan merencanakan rekrutmen dan pengembangan sumber daya manusia untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
- Organizing: Mengorganisir sebuah organisasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab, pengaturan struktur organisasi, serta penentuan sistem dan prosedur kerja yang sesuai.
- Leading: Memimpin dan mengarahkan talenta/SDM dalam organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini meliputi memberikan arahan, menginspirasi dan memotivasi tim, serta memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki peran yang jelas dalam mencapai tujuan organisasi.
- Staffing: Menentukan kebutuhan sumber daya manusia untuk organisasi perusahaan, baik untuk posisi baru maupun penggantian pegawai yang keluar. Hal ini meliputi pengembangan job description dan job specification, perencanaan rekrutmen, dan seleksi karyawan yang tepat untuk posisi yang ada.
- Controlling: Memastikan bahwa tujuan dan rencana yang telah ditetapkan tercapai dengan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja organisasi. Hal ini meliputi pengukuran kinerja, identifikasi masalah dan hambatan, serta perbaikan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan menerapkan prinsip dasar manajemen yang baik tersebut, organisasi perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien dalam mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan, serta membantu mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Prinsip Dasar Organisasi Perusahaan
1. Klarifikasi peran atau clarity of role
Penting untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memahami dengan jelas tugas dan tanggung jawab mereka dalam organisasi. Setiap posisi dalam perusahaan harus memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas dan detail, sehingga setiap karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Contoh: Sebuah perusahaan jasa keuangan mempekerjakan seorang analis risiko. Peran dan tanggung jawab analis risiko dijelaskan dengan jelas dalam deskripsi pekerjaan dan ditugaskan untuk memantau risiko yang muncul di seluruh unit bisnis perusahaan. Dalam pekerjaannya, analis risiko harus bekerja sama dengan departemen lain dan memastikan bahwa informasi yang mereka berikan lengkap dan tepat waktu.
2. Klarifikasi pelaporan atau clarity of reporting
Penting untuk memastikan bahwa setiap anggota tim tahu kepada siapa mereka harus melaporkan. Ini akan membantu memastikan bahwa komunikasi dalam organisasi berjalan dengan baik dan tidak ada kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Contoh: Sebuah perusahaan teknologi memiliki struktur organisasi yang jelas dan terdokumentasi dengan baik. Ada jenjang yang jelas dalam struktur organisasi, sehingga karyawan tahu dengan jelas siapa atasan mereka dan kepada siapa mereka harus melaporkan. Karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan juga diberikan pengenalan tentang struktur organisasi perusahaan dan perannya dalam organisasi tersebut.
3. Rentang kendali atau span of control
Rentang kendali mengacu pada jumlah bawahan yang harus dipimpin oleh seorang manajer. Penting untuk memastikan bahwa rentang kendali yang diberikan kepada manajer tidak terlalu lebar atau terlalu sempit. Jika terlalu lebar, manajer mungkin akan kesulitan mengawasi dan memimpin semua bawahan mereka. Jika terlalu sempit, maka organisasi akan menjadi terlalu birokratis dan sulit untuk beradaptasi dengan perubahan yang cepat.
Contoh: Seorang manajer di sebuah perusahaan manufaktur ditugaskan untuk mengelola 5 supervisor dan 30 karyawan. Manajer tersebut menerapkan prinsip span of control dengan membentuk tim kecil yang dipimpin oleh masing-masing supervisor. Dalam hal ini, manajer memastikan bahwa span of control-nya tidak terlalu lebar sehingga ia dapat memberikan perhatian yang cukup pada setiap anggota tim.
4. Lapisan atau layer
Penting untuk memastikan bahwa jumlah lapisan dalam organisasi tidak tumpang tindik. Terlalu banyak lapisan dalam organisasi dapat memperlambat aliran informasi dan pengambilan keputusan, serta meningkatkan biaya operasional. Organisasi harus berusaha untuk meminimalkan jumlah lapisan dan memastikan bahwa hierarki organisasi sederhana dan efisien.
Contoh: Sebuah perusahaan distribusi makanan memiliki banyak karyawan di berbagai tingkatan dan memiliki banyak lini bisnis. Dalam rangka untuk meningkatkan efisiensi dan mempercepat pengambilan keputusan, perusahaan memutuskan untuk mengurangi jumlah layer dengan menggabungkan beberapa lini bisnis dan mengurangi jumlah tingkatan dalam struktur organisasi.
5. Jenjang karir atau career path
Penting untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memahami kesempatan karir dan kemajuan di organisasi. Organisasi harus memiliki jenjang karir yang jelas dan menyediakan peluang pengembangan karyawan agar dapat meningkatkan keterampilan dan kualitas kerja mereka. Dengan menyediakan jenjang karir yang jelas, organisasi dapat membantu memotivasi karyawan dan mendorong kinerja yang lebih baik.
Contoh: Sebuah perusahaan logistik memiliki program pengembangan karyawan yang jelas dan memungkinkan karyawan untuk mengembangkan karir mereka dalam perusahaan. Karyawan dapat mengikuti pelatihan dan program pengembangan keterampilan yang disediakan oleh perusahaan. Perusahaan juga menawarkan peluang promosi dan rotasi antar departemen sehingga karyawan dapat mengembangkan keterampilan baru dan mendapatkan pengalaman di berbagai area bisnis.
Structure & Organization Design
Desain, struktur, tujuan, dan perilaku/kultur organisasi adalah empat elemen utama dari manajemen organisasi yang saling terkait satu sama lain. Berikut adalah penjelasan mengenai masing-masing elemen tersebut dan keterkaitannya:
1. Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi adalah arah atau visi yang ingin dicapai oleh organisasi dalam jangka panjang. Tujuan organisasi terdiri dari tujuan jangka panjang, menengah, dan pendek, dan harus relevan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan organisasi harus jelas, terukur, dan dapat dicapai, sehingga dapat memberikan panduan bagi seluruh anggota organisasi.
2. Desain Organisasi
Desain organisasi merujuk pada proses perancangan dan pembentukan struktur organisasi yang efektif dan efisien, sehingga dapat mencapai tujuan organisasi. Desain organisasi melibatkan pemilihan dan pengaturan elemen organisasi seperti fungsi, tugas, departemen, dan posisi dalam struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang menetapkan hubungan antara bagian-bagian atau unit-unit dalam suatu organisasi. Struktur organisasi mencakup pembagian tugas, koordinasi, dan pengambilan keputusan. Struktur organisasi juga menentukan aliran komunikasi, tanggung jawab, dan wewenang dalam organisasi.
4. Perilaku/Kultur Organisasi
Perilaku/kultur organisasi mencakup nilai-nilai, norma-norma, dan keyakinan yang berlaku dalam organisasi. Perilaku/kultur organisasi mempengaruhi sikap dan perilaku anggota organisasi, termasuk cara berinteraksi, bekerja, dan memecahkan masalah. Perilaku/kultur organisasi juga mencerminkan identitas organisasi dan dapat mempengaruhi citra dan reputasi organisasi di mata masyarakat.
Keempat elemen tersebut saling terkait dan mempengaruhi satu sama lain. Tujuan organisasi yang jelas dan terukur akan membantu menentukan desain organisasi dan struktur organisasi yang tepat. Desain organisasi yang tepat akan menciptakan struktur organisasi yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Perilaku/kultur organisasi yang positif akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan saling mendukung bagi seluruh anggota organisasi.
Sebaliknya, perilaku/kultur organisasi yang negatif dapat merusak motivasi dan kinerja anggota organisasi, serta merusak citra dan reputasi organisasi. Oleh karena itu, HRD perlu memperhatikan keempat elemen tersebut dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan dan kesuksesan bisnis.
Memahami Goal Setting pada Organisasi
Goal setting adalah proses menentukan tujuan atau sasaran tertentu yang ingin dicapai oleh organisasi, tim, atau individu dalam jangka waktu tertentu. Tujuan ini harus spesifik, terukur, terjangkau, relevan, dan tepat waktu (SMART).
Organisasi perlu memiliki goal setting yang jelas dan baik karena hal ini dapat membantu mengarahkan upaya organisasi, memotivasi karyawan, dan memudahkan evaluasi kinerja. Dengan goal setting yang baik, organisasi dapat mengidentifikasi dan memprioritaskan sasaran utama mereka, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan mengevaluasi kinerja mereka secara teratur untuk melihat apakah mereka mencapai tujuan mereka.
Selain itu, goal setting juga dapat membantu organisasi untuk:
- Meningkatkan fokus dan konsistensi dalam upaya mereka
- Memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras dan lebih efektif
- Menyediakan kerangka kerja untuk evaluasi kinerja dan penghargaan
- Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara departemen dan tim
- Meningkatkan akuntabilitas dan tanggung jawab di semua tingkatan organisasi
KPI dan OKR sebagai Framework
Dengan goal setting yang jelas dan baik, organisasi dapat mencapai tujuan mereka secara efektif dan efisien, dan menjadi lebih kompetitif di pasar.
KPI (Key Performance Indicators) dan OKR (Objectives and Key Results) adalah dua framework goal setting yang umum digunakan dalam organisasi. KPI merupakan indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan organisasi atau individu, sementara OKR adalah metode pengukuran yang fokus pada tujuan kunci atau hasil yang ingin dicapai dan memberikan detail strategi atau jalan untuk mencapainya.
Perbedaan antara KPI dan OKR adalah pada fokusnya. KPI lebih fokus pada pengukuran hasil atau output dari suatu aktivitas, sedangkan OKR lebih fokus pada menetapkan tujuan tertentu serta cara mencapainya. OKR terdiri dari dua bagian, yaitu “Objectives” dan “Key Results”. Objectives merujuk pada tujuan yang ingin dicapai, sedangkan Key Results merujuk pada indikator kinerja yang harus dicapai untuk mencapai tujuan tersebut.
Contoh penggunaan KPI adalah dalam mengukur performa penjualan perusahaan dengan memperhatikan indikator seperti penjualan bulanan, konversi pelanggan, atau rata-rata nilai transaksi. Sedangkan contoh penggunaan OKR adalah dalam menetapkan tujuan untuk mengembangkan produk baru dan memperkenalkannya ke pasar dengan menetapkan Objectives seperti “mengembangkan produk baru yang inovatif dan berkualitas tinggi” dan Key Results seperti “menghasilkan 5.000 pra-pemesanan dalam 3 bulan pertama setelah diluncurkan”.
Keduanya dapat membantu organisasi untuk mengukur kinerja dan mencapai tujuan yang ditetapkan, namun dengan pendekatan yang berbeda. KPI lebih fokus pada pengukuran performa, sedangkan OKR lebih fokus pada pencapaian tujuan yang spesifik dan terukur.
Mendalami OKR
OKR adalah singkatan dari Objective and Key Results, yaitu sebuah framework untuk goal setting dan performance management yang populer di kalangan perusahaan teknologi. Dalam OKR, setiap karyawan akan memiliki beberapa objektif (Objectives) yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terbatas waktu, yang ditetapkan pada awal periode OKR, biasanya sekitar tiga bulan. Untuk mewujudkan objektif tersebut, karyawan juga ditugaskan untuk menentukan sejumlah Key Results yang dapat mengukur kemajuan karyawan dalam mencapai objektif. Selain itu, OKR juga melibatkan pengembangan strategi dan rencana tindakan (initiatives and tactics) untuk membantu mencapai tujuan.
Berikut adalah komponen-komponen dalam OKR:
1. Objectives: adalah tujuan-tujuan strategis dan spesifik yang ingin dicapai dalam periode OKR, biasanya tiga bulan. Objective harus memiliki spesifikasi yang jelas dan terukur sehingga dapat menunjukkan kemajuan yang tercapai dalam waktu yang ditentukan.
Contoh Objective: Meningkatkan konversi pengguna pada fitur baru aplikasi sebesar 20% dalam tiga bulan.
2. Key Results: adalah sejumlah indikator yang spesifik dan terukur yang dapat menunjukkan kemajuan karyawan dalam mencapai tujuan. Key Results harus terukur dan dapat dihitung sehingga memudahkan karyawan dalam melacak kemajuannya.
Contoh Key Results: Meningkatkan rata-rata waktu penggunaan fitur baru menjadi 5 menit. Meningkatkan rating pengguna pada fitur baru menjadi 4,5/5. Meningkatkan jumlah pengguna aktif pada fitur baru sebesar 15%.
3. Initiatives: adalah rencana tindakan dan strategi untuk mencapai Key Results. Setiap Objective dapat memiliki beberapa Key Results, dan demi setiap Key Results yang diharapkan maka dibutuhkan berbagai inisiatif yang relevan.
Contoh inisiatif: Meningkatkan awareness pengguna pada fitur baru melalui kampanye email dan sosial media. Menyediakan tutorial video untuk mengajarkan pengguna tentang fitur baru. Membuat fitur baru lebih mudah diakses dan digunakan oleh pengguna.
4. Tactics: adalah rencana operasional dan taktis yang digunakan oleh karyawan untuk mencapai tujuan secara lebih spesifik. Tactics sering kali melibatkan detail-detail taktis dalam setiap inisiatif.
Contoh taktik: Menargetkan email ke pengguna yang belum menggunakan fitur baru. Membuat video tutorial dengan durasi singkat dan mudah dimengerti. Menambahkan menu fitur baru pada tampilan awal aplikasi.
Dengan menggunakan OKR, organisasi dapat memiliki visi dan tujuan yang jelas, serta membantu karyawan untuk mengetahui prioritas mereka. Karyawan dapat lebih terfokus dalam mencapai tujuan dan dapat mengukur kemajuan yang mereka capai, sehingga dapat memotivasi mereka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Kesalahan Umum dalam Membuat OKR
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang dapat terjadi dalam membuat OKR:
- Sandbagging: Sandbagging terjadi ketika seseorang sengaja membuat sasaran atau key result yang terlalu rendah atau mudah untuk dicapai. Tujuannya adalah untuk memperoleh penilaian yang tinggi atau terlihat sukses di akhir periode penilaian. Namun, hal ini dapat merusak tujuan asli dari OKR, yaitu untuk memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan yang lebih ambisius dan memberikan nilai tambah yang signifikan bagi organisasi.
- Business as usual: Kesalahan lain adalah membuat OKR yang tidak berbeda dengan tugas rutin sehari-hari atau pekerjaan sehari-hari. Tujuannya adalah agar karyawan tidak merasa tertekan atau terbebani dengan pekerjaan yang baru. Namun, hal ini dapat merusak tujuan OKR, yaitu untuk mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja dan memberikan kontribusi lebih untuk organisasi.
- Low value objectives: OKR sebaiknya terkait dengan tujuan organisasi secara keseluruhan, dan karyawan harus memahami bagaimana OKR mereka berkontribusi pada tujuan ini. Salah satu kesalahan umum adalah membuat OKR yang tidak memberikan nilai tambah yang signifikan bagi organisasi atau tidak sesuai dengan prioritas organisasi.
- Key results yang tidak tepat: OKR yang sukses membutuhkan key result yang jelas, terukur, dan realistis. Salah satu kesalahan umum adalah membuat key result yang tidak relevan atau tidak terukur secara objektif. Karyawan mungkin mengalami kesulitan untuk mencapai key result ini, atau key result ini mungkin tidak membantu mendorong tujuan organisasi secara keseluruhan.
Dalam membuat OKR, penting untuk memastikan bahwa OKR tersebut terukur, relevan, ambisius, dan memberikan nilai tambah yang signifikan bagi organisasi. Jangan terjebak dalam kesalahan umum yang dapat merusak tujuan OKR dan tidak memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi.
Learn More via: https://myskill.id/course/organization-design-goal-setting/
