Project Closure

Project Management series from Product Management Path MySkill.id

Mengenal Project Closure

Project closure adalah tahap akhir dalam siklus hidup proyek, yang terdiri dari serangkaian tindakan yang dilakukan oleh project manager dan tim proyek untuk menyelesaikan proyek dengan baik dan memastikan bahwa semua tujuan proyek telah tercapai. Dalam tahap project closure, semua aspek proyek dievaluasi dan dievaluasi untuk memastikan bahwa semua kegiatan yang direncanakan telah selesai, dokumen proyek telah lengkap, dan hasil yang diharapkan telah dicapai.

Tahapan dalam Project Closure antara lain:

1. Evaluasi hasil proyek: Tim proyek melakukan evaluasi untuk menilai apakah tujuan proyek telah tercapai dan apakah kualitas dan hasil yang diharapkan telah terpenuhi.
2. Penyelesaian kegiatan: Tim proyek menyelesaikan semua kegiatan yang masih berlangsung dan menyelesaikan semua tugas yang tertunda.
3. Penyelesaian kontrak: Jika proyek melibatkan pihak luar, project manager harus memastikan semua kontrak telah dipenuhi dan semua tagihan telah dibayar.
4. Pembuatan laporan akhir: Tim proyek membuat laporan akhir untuk memberikan informasi terperinci tentang semua kegiatan dan hasil proyek. Laporan ini akan digunakan sebagai dokumen acuan bagi proyek serupa di masa depan.
5. Evaluasi kinerja tim: Project manager melakukan evaluasi kinerja tim untuk menilai kinerja anggota tim dan mencatat pelajaran yang dipelajari untuk proyek berikutnya.
6. Menyelesaikan anggaran proyek: Project manager menyelesaikan anggaran proyek dan menyelesaikan semua tagihan dan pembayaran terakhir.
7. Penyelesaian proyek: Project manager memberikan notifikasi resmi tentang penyelesaian proyek kepada semua stakeholder dan mengakhiri semua kontrak dan kesepakatan proyek.

Dengan menyelesaikan semua tugas dan kegiatan dalam tahap project closure, project manager dapat memastikan bahwa semua tujuan proyek telah tercapai dan memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dengan proyek telah puas dengan hasilnya. Hal ini juga memungkinkan project manager untuk mencatat pelajaran yang dipelajari dan memperbaiki proses manajemen proyek untuk proyek berikutnya.

Definition of Done

Definition of Done (DoD) merupakan sebuah kriteria yang digunakan untuk menentukan kapan suatu user story, fitur, atau proyek dapat dianggap selesai atau done dalam pengembangan software. DoD seringkali dibuat oleh tim developer software bersama dengan project manager dan juga stakeholder terkait.

DoD biasanya mencakup beberapa kriteria yang harus dipenuhi sebelum suatu user story atau fitur dapat dianggap selesai, antara lain:

• Fungsionalitas: fitur atau user story harus berfungsi dengan benar dan memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan.
• Performa: fitur atau user story harus mampu menjalankan tugasnya dengan cepat dan tanpa masalah.
• Keamanan: fitur atau user story harus aman dan tidak mudah diretas atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang.
• Dokumentasi: fitur atau user story harus didokumentasikan dengan baik sehingga mudah dimengerti dan dipelajari oleh pengguna atau tim pengembang yang akan datang.

Dengan adanya DoD, project manager dapat memastikan bahwa setiap fitur atau user story yang dikembangkan telah memenuhi standar yang ditentukan dan siap untuk diimplementasikan ke dalam produk akhir. Hal ini juga dapat membantu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas tim pengembang, serta mengurangi kemungkinan terjadinya perbedaan persepsi antara tim pengembang dan stakeholder terkait dengan kriteria selesainya suatu fitur atau user story.

Contoh Definition of Done

Contoh dari Definition of Done (DoD) dalam pengembangan fitur Info Produk pada e-commerce dapat mencakup beberapa kriteria sebagai berikut:

• Fungsionalitas: Setiap halaman produk harus menampilkan informasi produk yang akurat dan lengkap, termasuk gambar, deskripsi, harga, stok, dan ulasan produk yang diberikan oleh pelanggan. Selain itu, informasi produk juga harus dapat dicari dan diakses dengan mudah oleh pengguna melalui fitur pencarian atau kategori produk.
• Performa: Setiap halaman produk harus dapat dimuat dengan cepat dan responsif, sehingga pengguna tidak mengalami kesulitan saat mengakses atau memperbarui informasi produk. Halaman produk juga harus dapat menangani lalu lintas yang tinggi tanpa mengalami penurunan performa atau gangguan.
• Keamanan: Informasi produk harus dijaga kerahasiaannya dan tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Sistem keamanan juga harus diterapkan untuk melindungi transaksi pembelian yang dilakukan oleh pengguna.
• Dokumentasi: Setiap informasi produk yang diunggah ke dalam sistem harus didokumentasikan dengan baik dan diatur dengan rapih. Tim pengembang juga harus menyediakan dokumentasi atau panduan penggunaan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan fitur Info Produk.

Dengan adanya DoD seperti di atas, project manager dapat memastikan bahwa fitur Info Produk telah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dan siap untuk digunakan oleh pengguna.

Selain itu, DoD juga dapat membantu tim pengembang untuk fokus dan memprioritaskan pekerjaan mereka dengan lebih baik, serta menghindari terjadinya perbedaan persepsi dengan stakeholder terkait mengenai kriteria selesainya suatu fitur atau produk.

Do’s and Don’ts dalam Pembuatan Definition of Done

Dalam membuat Definition of Done (DoD) untuk pengembangan software, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dihindari, di antaranya:

Hal yang perlu diperhatikan:

1. Klarifikasi dengan stakeholder: Pastikan bahwa DoD telah diklarifikasi dan dipahami dengan baik oleh semua stakeholder terkait agar tidak terjadi perbedaan persepsi.
2. Inklusif: DoD harus mencakup semua persyaratan dan kriteria yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan.
3. Terukur: DoD harus dapat diukur dan diverifikasi, sehingga tim pengembang dapat mengetahui dengan pasti apakah suatu fitur atau produk telah selesai atau belum.
4. Realistis: DoD harus realistis dan dapat dicapai oleh tim developer dengan sumber daya yang tersedia.
5. Tepat waktu: DoD harus disusun pada tahap awal pengembangan dan diperbarui secara berkala selama siklus pengembangan berlangsung.

Hal yang perlu dihindari:

1. Terlalu umum: DoD yang terlalu umum dapat menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda dan mengakibatkan produk yang kurang berkualitas.
2. Tidak terkait langsung dengan kebutuhan pengguna: DoD harus terkait langsung dengan kebutuhan pengguna, sehingga dapat memastikan bahwa produk yang dihasilkan memenuhi kebutuhan mereka.
3. Tidak memperhatikan aspek teknis: DoD juga harus memperhatikan aspek teknis dan keamanan dalam pengembangan software agar produk yang dihasilkan dapat berfungsi dengan baik dan terlindungi dari serangan yang berpotensi merugikan.
4. Terlalu idealis: DoD yang terlalu idealis atau tidak realistis dapat memperlambat atau menghambat proyek, sehingga perlu disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan waktu yang ada.
5. Tidak diperbarui secara berkala: DoD harus diperbarui secara berkala selama siklus pengembangan, agar tetap sesuai dengan perkembangan kebutuhan pengguna dan kemajuan teknologi.

Retrospective pada Project Closure

Retrospective adalah salah satu kegiatan dalam Agile Project Management untuk mengevaluasi hasil kerja tim pada sprint atau iterasi sebelumnya dan mengidentifikasi perbaikan yang dapat dilakukan dalam sprint atau iterasi berikutnya. Dalam kegiatan retrospective, anggota tim berkolaborasi untuk mengevaluasi apa yang telah mereka lakukan, apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki.

Contoh Pertanyaan pada Retrospective. Sumber: Zenhub Blog

Dalam melakukan retrospective, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Fokus pada hal-hal yang dapat diperbaiki: Retrospective sebaiknya difokuskan pada hal-hal yang dapat diperbaiki agar tim dapat memperbaiki kinerja di sprint selanjutnya.
2. Tidak menyalahkan individu: Retrospective bukan ajang untuk menyalahkan individu, melainkan untuk meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan. Oleh karena itu, sebaiknya tidak menyalahkan individu dan lebih fokus pada masalah yang harus dipecahkan.
3. Menjaga suasana positif: Retrospective sebaiknya dilakukan dalam suasana yang positif dan terbuka. Semua anggota tim harus merasa nyaman untuk berbicara dan berbagi pendapat.
4. Mencari solusi: Retrospective sebaiknya dijadikan sebagai momen untuk mencari solusi dan tindakan yang dapat diambil untuk meningkatkan kinerja tim.
5. Melakukan follow-up: Setelah melakukan retrospective, penting untuk melakukan follow-up dengan tindakan yang telah disepakati. Hal ini akan membantu tim untuk terus memperbaiki kinerja di sprint berikutnya.

Project Closure Reporting

Berikut beberapa komponen utama yang diperlukan dalam membuat laporan atau reporting dari project closure adalah:

1. Project summary: Ringkasan umum dari proyek termasuk tujuan, ruang lingkup, biaya, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

• Deskripsi singkat tentang proyek dan tujuannya.
• Tanggal dimulai dan selesai proyek.
• Budget yang digunakan dan apakah telah sesuai dengan anggaran yang disetujui.

2. Deliverables: Daftar semua deliverables yang dihasilkan oleh proyek.

• Daftar deliverables yang dihasilkan selama proyek.
• Deskripsi deliverables dan tingkat kualitas yang telah dicapai.
• Status pengiriman deliverables, apakah tepat waktu atau tidak.

3. Risks and issues: Daftar semua risiko dan masalah yang muncul selama proyek dan tindakan yang diambil untuk menanganinya.

• Daftar risiko dan masalah yang terjadi selama proyek.
• Penjelasan tentang bagaimana masalah-masalah tersebut ditangani.
• Rekomendasi untuk menghindari masalah serupa di masa depan.

4. Lessons learned: Pengalaman yang didapatkan selama proyek, baik yang baik maupun yang buruk, dan bagaimana hal itu dapat diterapkan pada proyek di masa depan.

• Evaluasi proyek secara keseluruhan.
• Hal-hal yang berjalan baik dan perlu dipertahankan untuk proyek selanjutnya.
• Hal-hal yang tidak berjalan dengan baik dan perlu dihindari untuk proyek selanjutnya.

5.Budget and cost analysis: Laporan tentang bagaimana anggaran digunakan dan apakah ada perbedaan antara anggaran awal dan akhir proyek.

• Rincian biaya proyek termasuk biaya awal dan biaya tambahan yang muncul selama proyek.
• Perkiraan biaya untuk mempertahankan dan memelihara produk yang dihasilkan.

6. Schedule analysis: Laporan tentang bagaimana jadwal proyek telah diatur dan apakah terdapat perbedaan antara jadwal awal dan akhir proyek.

7. Stakeholder feedback: Umpan balik dari stakeholder yang terlibat dalam proyek dan apakah mereka puas dengan hasil akhirnya.

Contoh Closure Reporting

Berikut gambaran sederhana dari Laporan Project Closure untuk pengembangan fitur Katalog Produk di Aplikasi Tokopedia:

1. Project Summary:

Proyek ini bertujuan untuk mengembangkan fitur katalog produk di aplikasi Tokopedia agar pengguna dapat dengan mudah mencari produk yang mereka butuhkan dan meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan. Proyek ini dimulai pada tanggal 1 Januari 2022 dan selesai pada tanggal 30 April 2022.

2. Deliverables:

• Penambahan fitur katalog produk di aplikasi Tokopedia

3. Risks and Issues:

• Keterlambatan dalam pengembangan akibat adanya kendala teknis yang tidak terduga yakni 2 orang developer terkena virus Covid-19.

4. Lessons Learned:

• Komunikasi yang efektif antara tim pengembang sangat penting untuk menyelesaikan proyek dengan sukses
• Dibutuhkan manajemen risiko yang baik agar dapat mengatasi masalah yang timbul selama proyek, seperti tim yang sakit.
• Tim harus terus memperbarui dan memantau jadwal proyek agar dapat menyelesaikan proyek tepat waktu

5. Budget and Cost Analysis:

• Total biaya proyek: Rp 500.000.000,-
• Biaya yang dikeluarkan: Rp 450.000.000,-
• Sisa anggaran: Rp 50.000.000,-

6. Schedule Analysis:

• Jadwal proyek telah direncanakan dengan baik dan diikuti dengan tepat
• Sempat terjadi keterlambatan namun segera dilakukan backup oleh tim lain selama beberapa waktu untuk mengejar ketertinggalan.

7. Stakeholder Feedback:

• Berdasarkan data kepada user yang menggunakan fitur katalog produk, terdapat peningkatan sebesar 12% dalam kurun waktu 1 bulan setelah fitur dirilis.

Learn More via: https://myskill.id/course/project-closure/