Employee Performance And Development from Human Resource Development Path MySkill.id
Competency Management
Competency management merupakan suatu praktik administrasi yang mendefinisikan keterampilan, pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan seorang karyawan agar dapat mengerjakan pekerjaan di posisinya serta memberikan partisipasi positif pada perusahaan.
Manajemen kompetensi juga dapat didefinisikan sebagai multi-step process yang meliputi identifikasi, pengembangan, penilaian dan pengoptimalan keterampilan, kemampuan serta perilaku karyawan.
Kemampuan dianggap penting karena menjadi kunci utama perusahaan agar dapat bersaing di era persaingan bisnis. Maka, perusahaan harus mempersiapkan diri menghadapi revolusi keterampilan, dan itu merupakan peran competency management yang efektif agar dapat memberikan dampak yang signifikan.
Pentingnya Competency Management
Dengan adanya competency management, perusahaan dapat memastikan bahwa individu yang bekerja kepada mereka memiliki kualifikasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya.
Selain itu manajemen kompetensi juga akan membantu meningkatkan retensi di tempat kerja. Memberikan pekerjaan sesuai dengan keahlian karyawan akan membantu mereka meningkatkan semangat dan kepercayaan diri sehingga mendorong kesuksesannya.
Manfaat Competency Management
- Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan
Seseorang yang dipekerjakan sesuai dengan kompetensi akan meningkatkan kinerja dan produktivitas karena dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
2. Akuisisi dan Retensi Bakat yang Efektif
Karyawan yang memiliki kompetensi yang tepat pada pekerjaannya akan merasa puas dan mempengaruhi komitmennya untuk tetap berada dalam perusahaan dan menghasilkan kinerja yang terbaik.
3. Pengembangan dan Pelatihan Karyawan yang Ditargetkan
Agar terus kompetitif dalam persaingan bisnis maka kompetensi karyawan harus terus diperbarui sesuai dengan perubahan. Untuk mendukung karyawan yang resiliens maka perusahaan perlu mendukung pelatihan sesuai dengan kebutuhan masing-masing posisi.
4. Keselarasan yang Lebih Besar dengan Tujuan Organisasi
Agar selaras dengan kebutuhan perusahaan berkaitan dengan kompetensi tentu diperlukan manajemen kompetensi.
5. Perencanaan Suksesi yang Lebih Baik
Manajemen kompetensi akan membantu perusahaan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka akan tercipta seorang karyawan yang memiliki kualitas kerja yang baik dan adaptif terhadap perubahan yang akan berkontribusi terkait dengan suksesnya perusahaan.
Tahapan Membangun Competency Management
- Identifikasi dan Definisikan Kompetensi
Tahap pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kompetensi penting, seperti keterampilan, kemampuan dan perilaku yang harus dimiliki oleh karyawan. Tidak hanya kompetensi yang berkaitan dengan fungsi pekerjaan mereka, namun juga kompetensi komunikasi, kerja sama tim dan pemecahan masalah.
2. Mengembangkan Model Kompetensi Komprehensif
Untuk dapat mengembangkan model kompetensi komprehensif maka perlu analisis menyeluruh terhadap kompetensi, peran pekerjaan, tanggung jawab dan hasil yang diinginkan oleh perusahaan. Pembuatan model ini bertujuan sebagai pedoman khusus yang akan menguraikan keterampilan, pengetahuan, dan perilaku setiap peran.
3. Menilai Kompetensi dan Menganalisis Kesenjangan Kompetensi
Memastikan bahwa penilaian relevan dan valid. Perusahaan harus melakukan penilaian untuk mengevaluasi keterampilan dan kemampuan karyawannya. Penilaian dapat dilakukan kepada diri sendiri, manajer, atau penilaian rekan kerja.
Setelah melakukan penilaian kompetensi, selanjutnya menentukan kesenjangan kompetensi. Identifikasi kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dan kompetensi yang ada, ini akan membantu menentukan kompetensi mana yang perlu dikembangkan dan mana karyawan yang memerlukan pelatihan.
4. Mendukung Pengembangan dan Manajemen Kompetensi
Untuk mendukung pengembangan kompetensi, maka perusahaan perlu memanfaatkan keahlian yang dimiliki karyawan dan melakukan kolaborasi dengan tim learning and development untuk membangun strategi pembelajaran.
5. Memastikan Integritas Kompetensi
Penting dalam mengintegrasikan kompetensi ke dalam proses sumber daya manusia. HR akan memastikan kompetensi merupakan bagian integral dari aktivitas HR seperti rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan, pembelajaran dan pengembangan.
Menguji Penerapan Competency Management
Untuk menguji penerapan manajemen kompetensi, hal pertama yang dapat dilakukan adalah membangun kasus bisnis untuk manajemen kompetensi.
Tahap ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan data kinerja karyawan dan feedback dari internal maupun eksternal stakeholder. Data akan digunakan untuk mendukung alasan pemeliharaan berkelanjutan dan pembaruan terkait proses manajemen kompetensi.
Agar dapat berjalan dengan maksimal proses manajemen kompetensi perlu dukungan pimpinan dan karyawan. Para pimpinan bisa berbagi pengalaman bagaimana mereka mengusahakan kemajuan karyawan dan apa saja yang telah mereka lakukan untuk perkembangan karyawan. Hal ini dapat menginspirasi karyawan untuk memprioritaskan pengembangan kompetensi bagi dirinya.
Kelola akuntabilitas program dengan baik, pastikan bahwa proses manajemen kompetensi transparan dan efektif karena harus dapat dipertanggungjawabkan nantinya.
Tentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara kerangka kerja, bagaimana penilaian dilakukan, bagaimana data akan dilakukan untuk mengambil keputusan dan lainnya.
Contoh Penerapan Competency Management
Perusahaan Mentari Bersinar adalah perusahaan teknologi yang berkembang pesat dengan berbagai tim departemen. Mereka menyadari pentingnya mengelola kompetensi karyawan untuk tetap berdaya saing dan inovatif.
Masalah:
Perusahaan Mentari Bersinar mulai mengalami masalah, di mana beberapa departemen tidak memiliki kompetensi yang diperlukan untuk mengadopsi teknologi baru dan berinovasi. Kinerja departemen tertentu mengalami penurunan karena kurangnya kompetensi kunci.
Penyelesaian:
Hasil:
Dengan melakukan implementasi manajemen kompetensi yang cermat, perusahaan Mentari Bersinar berhasil mengatasi masalah celah kompetensi dan meningkatkan kinerja departemen yang sebelumnya terkena dampak.
Mereka memiliki tim yang lebih kompeten dan siap untuk mengadopsi teknologi baru serta berinovasi dalam industri yang kompetitif. Manajemen kompetensi telah membantu mereka mencapai pertumbuhan dan keunggulan dalam berbisnis.
Skill Gap Analysis
Skill gap atau kesenjangan keterampilan menggambarkan situasi dimana keterampilan karyawan tidak kompeten dalam melakukan pekerjaannya. Skill gap dapat berpotensi menurunkan tingkat produktivitas perusahaan dan menurunkan keuntungan serta dapat berdampak buruk pada keberlangsungan perusahaan.
Untuk mengetahui situasi tersebut dibutuhkan skill gap analysis, yaitu sebuah metode yang digunakan untuk melihat perbedaan antara keadaan sumber daya manusia saat ini dengan tujuan atau kualifikasi yang seharusnya dimiliki untuk melakukan suatu tugas tertentu dengan efektif dan efisien.
Mengingat bahwa perkembangan teknologi dan industri bergerak secara dinamis, maka setiap pihak yang terlibat perlu berkembang. Hal ini tentu akan mempengaruhi individu yang ada di dalamnya.
Setiap pembaruan, inovasi dan peningkatan skill akan berguna untuk tetap dapat bersaing serta memberikan value baik bagi diri sendiri maupun perusahaan.
Keuntungan Melakukan Skill Gap Analysis
- Memberikan Wawasan Tentang Tenaga SDM Perusahaan, pemetaan pengetahuan karyawan yang dimiliki sehingga target pelatihan akan lebih sesuai.
- Meningkatkan Pembelajaran dan Pengembangan Individu, membantu memberikan informasi kepada karyawan mengenai apa yang harus mereka tingkatkan, baik skill maupun pengetahuan untuk masa mendatang.
- Membantu Perencanaan Tenaga Kerja Strategis, memastikan perusahaan memiliki SDM yang mumpuni untuk suatu pekerjaan dan perencanaan kedepannya.
- Meningkatkan Upaya Perekrutan, HR akan memiliki informasi yang lebih valid tentang kompetensi yang harus dimiliki calon karyawan dan model perekrutan apa yang akan dilakukan untuk melengkapi suatu posisi tersebut.
- Menciptakan Keunggulan Kompetitif, menciptakan iklim kompetitif yang sehat.
Metode Skill Gap Analysis
- Kualitatif
Metode ini melibatkan survey, wawancara atau diskusi dengan responden. Pertanyaan yang diajukan bisa berfokus pada keterampilan yang dianggap penting atau kurang dimiliki. Contoh pertanyaan yang bisa diajukan terkait misi organisasi atau skill apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut.
2. Kuantitatif
Metode ini melibatkan kuesioner atau alat pengukuran lainnya yang akan digunakan untuk mengumpulkan data. Metode kuantitatif melibatkan angka untuk mencerminkan keterampilan yang dimiliki. Tools yang dipakai juga harus dapat mencerminkan keterampilan yang ingin dievaluasi.
Pada mulanya, sama seperti kualitatif yaitu melakukan mapping untuk skill yang dibutuhkan, setelah itu buat kategorisasi untuk setiap kompetensi yang ada.
Langkah Melakukan Penelitian
- Data Collecting and Analysis
Bertujuan untuk menganalisis tugas apa yang sedang dilakukan sekarang, menilai seberapa penting tugas tersebut dan menanyakan tentang keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, efektif dan efisien.
2. Designing Interventions
Setelah mendapatkan data, kita dapat mulai mendesain intervensi. Contoh intervensi yang dapat dilakukan:
- Training and development untuk karyawan.
- Job redesign (contoh: memecah suatu divisi).
- Melakukan rekrutmen pada posisi critical skill (lebih hemat waktu dan digunakan saat mendesak).
- Kombinasi antara satu atau lebih dari intervensi.
3. Plan Level
Skill gap analysis dapat dilakukan pada level individu dan tim. HR team harus melakukan pertemuan dengan manajer untuk menjelaskan proses dilakukannya skills gap analysis, bahkan apabila dibutuhkan dapat mempekerjakan konsultan eksternal.
Employee Evaluation
Penting bagi sebuah perusahaan dapat menilai dan mengukur kinerja, kontribusi, dan keefektifan seorang karyawan. Untuk mengetahui itu, perusahaan perlu melakukan employee evaluation atau biasa dikenal dengan performance appraisal atau performance review.
Ini dilakukan untuk mengetahui peningkatan performa karyawan, menyelaraskan dengan tujuan organisasi, melihat keterlibatan karyawan, pengembangan profesional dan membantu pengambilan keputusan.
Metode Employee Evaluation
- The Job Performance Scale
Alat ini biasanya digunakan dalam konteks manajemen sumber daya manusia dan penilaian kinerja. Job performance scale dapat berbentuk kuesioner atau draft pertanyaan yang dirancang untuk mengumpulkan data tentang kinerja karyawan.
2. The Job Behavior Scale
Alat ini dirancang untuk mengidentifikasi dan menilai perilaku spesifik yang dianggap penting dalam mencapai tujuan pekerjaan, memenuhi standar kinerja dan menciptakan dampak positif dalam lingkungan kerja.
3. Competency-based Behavioral Assessment
Penilaian perilaku berdasarkan keterampilan teknis, komunikasi, manajemen waktu, kerja sama tim, kepemimpinan, dll. Tergantung pada pekerjaan dan organisasi yang bersangkutan.
4. Pychological Appraisals
Proses penilaian dan evaluasi aspek-aspek psikologis individu dalam konteks pekerjaan atau organisasi. Tujuan dari penilaian psikologis adalah untuk memenuhi lebih dalam tentang aspek-aspek psikologis karyawan.
5. 360-Degree Appraisals
Metode penilaian kinerja yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam pekerjaan seseorang untuk memberikan umpan balik terhadap kinerja individu tersebut. Metode ini mencakup berbagai sudut pandang orang-orang di sekitar.
Jenis-Jenis Employee Evaluation
Employee evaluation dapat dilakukan berdasarkan jenisnya, berikut adalah jenis-jenis employee evaluation:
Tips Melakukan Employee Evaluation Secara Efektif
Untuk dapat melakukan evaluasi karyawan yang efektif kita harus menggunakan evaluasi ini untuk meningkatkan kinerja, mempromosikan pengembangan karier dan keterlibatan karyawan. Jangan lupa untuk menjaga keadilan da konsistensi dan jadikan ini sebagai penilaian yang berharga dengan mempersiapkannya dengan matang.
Berikan kesan yang positif namun tetap spesifik dna profesional. Seimbangkan antara kritik dengan pengakuan prestasi dan kekuatan, formalisasikan prosesnya dan bersikap secara konsisten.
Training Needs Analysis
Untuk membuat program pengembangan yang efisien maka diperlukan training needs analysis yaitu sebuah proses untuk mengidentifikasi kesenjangan antara pengetahuan dan keterampilan dengan kemampuan aktual yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
Sebelum melakukan training analysis identifikasi terlebih dahulu situasi dan keadaan terkini karyawan, lalu mencari tahu gap analysis apa yang terjadi, umumnya gap terjadi karena kurangnya kemampuan dan pengetahuan terhadap pekerjaannya. Setelah mengetahui kesenjangan, kita dapat mengembangkan kira-kira program pengembangan apa yang dibutuhkan oleh karyawan.
Training needs analysis juga memiliki tingkatan, mulai dari organisasi hingga individual.
Tujuan Training Needs Analysis
- Menyelaraskan tujuan bisnis, pelatihan kebutuhan dan tujuan bisnis harus selaras agar tidak hanya dapat membantu individu saja tapi juga membantu mencapai tujuan bisnis.
- Menutupi kesenjangan skill dan performa yang terjadi, kita lebih mudah mengetahui kesenjangan apa yang terjadi dan bagaimana performa karyawan saat bekerja.
- Memprioritaskan pelatihan, mengetahui mana pelatihan yang diprioritaskan sesuai dengan kebutuhan.
- Merencanakan target pelatihan, dapat menentukan target pelatihan yang tepat.
- Menentukan siapa yang mendapatkan pelatihan, dapat mengetahui apa yang dibutuhkan oleh karyawan.
Langkah-Langkah Training Needs Analysis
- Mendefinisikan Tujuan Perusahaan
Apa yang ingin dicapai? Bagaimana financial performance, revenue dan earning growth yang diharapkan.
2. Tentukan Perilaku yang Relevan
Mendata perilaku kerja yang menunjang pencapaian perusahaan.
3. Tentukan Pengetahuan dan Keterampilan yang Dibutuhkan
Spesifikasi skill dan knowledge dalam perilaku kerja yang dimiliki.
4. Pelatihan
Tentukan target audiens, kenali hasil perilaku dan identifikasi kendala saat belajar.
Enclosing Skill Gaps
- Mengidentifikasi Penyebab Turunnya Produktivitas
Luangkan waktu untuk me-review kinerja karyawan, lihat pola kerjanya, kumpulkan informasi dari berbagai sumber dan lakukan survei menyeluruh untuk memeriksa kondisi perusahaan saat ini.
2. Memetakan Kemampuan dalam Tim
Ini akan membantu kita untuk melihat kompetensi yang dimiliki dan dapat mengetahui kemampuan diri pada karyawan.
3. Melakukan Analisis Kesenjangan Kinerja dan Kesenjangan Keterampilan
Kesenjangan kinerja dapat membuat produktivitas karyawan naik dan turun sedangkan analisis kesenjangan keterampilan lebih berfokus pada keterampilan yang ada saat ini dan dibutuhkan di masa depan.
4. Melakukan Rencana Pelatihan
Setelah mengidentifikasi, lakukan rencana pelatihan dan targetkan untuk menutupi kesenjangan yang terjadi.
5. Tetapkan Ekspektasi Kinerja Sejak Hari Pertama
Minta karyawan baru untuk menulis target kinerja mereka saat pertama kali bergabung dengan perusahaan. Beri masukan konstruktif, goals yang jelas dan lakukan performance review secara berkala.
6. Pertahankan Keterlibatan Karyawan yang Tinggi
Karyawan yang terlibat dalam tugas yang berkualitas dan lingkungan yang positif akan cenderung menghasilkan output yang lebih banyak.
7. Terus Tingkatkan Budaya Perusahaan
Lingkungan inklusif di mana karyawan dapat benar-benar memanfaatkan keterampilan, kompetensi, dan pengetahuan mereka.
8. Monitor Progres dan Performance
Lihat melalui hasil dari pelatihan terhadap peringkat jaminan kualitas, peningkatan tingkat retensi karyawan dan hasil manajemen dan peningkatan gaji atau bonus yang berasal dari upaya untuk menghargai karyawan atas kerja kerasnya.
Learn More Via: https://myskill.id/course/human-resource-skill-gap-analysis
