Personal Kanban: More Productive, Less Stress

https://cdn-images-1.medium.com/max/1100/1*hxcic1ndcpwA1IAfaORgnQ.png
“To-do lists: the last bastion for the organizationally damned. They’re the embodiment of evil. They possess us and torment us, controlling what we do, highlighting what we haven’t. They make us feel inadequate, and dismiss our achievements as if they were waste. These insomnia-producing, check-boxing Beelzebubs have intimidated us for too long.” — Jim Benson, Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life

Multi-tasking?

Dalam kehidupan sehari-hari, kita dihadapkan dengan beragam hal yang harus dikerjakan. Hal-hal ini kemudian menuntut untuk dibuatkan prioritas. Terkadang hal ini menjadi sangat sulit bagi kita. Karena sumber daya yang kita miliki untuk dapat mengerjakan semua pekerjaan terbatas. Begitu pula dengan atensi (perhatian) yang kita berikan. Beragam deadline, orang, tanggung jawab, menuntut atensi dari kita.

Secara alamiah otak manusia akan susah mengerjakan sesuatu dengan sistem multi-tasking, sebuah studi menyebutkan bahwa setidaknya terdapat tiga hal penting yang terjadi saat seseorang melakukan multi-tasking, yaitu:

  1. Rentang perhatian akan berkurang. Seperti yang telah saya sebutkan diawal, semakin banyak hal yang kita kerjakan, maka akan semakin sedikit pula perhatian yang kita berikan pada masing-masing pekerjaan. Berdasarkan penelitian dari Bergman, produktivitas akan menurun sekitar 40%, tingkat stress akan naik, dan tingkat IQ akan menurun sekitar 10%.
  2. Pekerjaan berat akan semakin susah untuk dilanjutkan. Rerata pekerja merasa terganggu empat kali dalam satu jam bekerja. Tentu dibutuhkan usaha lebih untuk melanjutkan pekerjaan setelah mendapat gangguan (sms masuk, promo di e-mail, dst.)
  3. Terdapat biaya yang dikeluarkan dalam pergantian aktivitas. Dalam dunia keuangan hal ini biasa disebut “switch-cost.” Kata ini menjelaskan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan recovery dalam setiap pergantian aktivitas. Setiap satuan yang dapat berupa waktu, uang, ataupun yang lainnya menunjukkan tingkat produktivitas yang hilang.

Personal Kanban!

Kanban, secara literal, merupakan bahasa jepang untuk kartu. Dalam dunia manajemen operasi perusahaan, kanban merupakan scheduling system untuk just-in-time manufacturing. Sistem ini pertama kali dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang engineer dari Toyota yang berguna untuk memaksimalkan efisiensi manufaktur. Bagian yang menarik adalah bahwa kanban dapat diterapkan pula pada kehidupan personal individu!

Secara mendasar terdapat tiga bagian bagan dalam menggunakan personal kanban. Terdapat bagian to-do yang berisi hal-hal yang akan kita kerjakan. Terdapat bagian doing yang berisi hal-hal yang sedang kita kerjakan. Dan yang terakhir, terdapat bagian done yang berisi hal-hal yang telah selesai kita kerjakan.

Seringkali yang kita terapkan adalah bagian to-do saja. Memberikannya tanda check saat pekerjaan tersebut telah selesai. Tentu hal seperti itu tidak salah. Tetapi, terdapat cara yang lebih efisien yaitu dengan menggunakan personal kanban yang berisi bagian doing dan done. Bagian doing menjadi penting agar kita memiliki batasan dalam jumlah pekerjaan yang sedang dilakukan (work in progress). Hal ini dilakukan agar fokus kita tidak terpecah pada pekerjaan yang lain. Sedangkan bagian done membantu untuk memberikan support mental kepada kita bahwa kita telah berjalan cukup jauh dengan menyelesaikan beragam pekerjaan.

Terdapat dua prinsip yang dimiliki oleh personal kanban, yaitu:

  1. Visualisasi pekerjaan
  2. Limitasi atau pembatasan pada bagian doing (work in progress)
“Visualising work reduces the distractions of existential overhead by transforming fuzzy concepts into tangible objects that your brain can easily grasp and prioritize.” — Jim Benson, Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life

Dengan menggunakan sistem ini, kita akan menjadi lebih tidak mudah mendapatkan stress ataupun distraksi. Karena kita tahu harus fokus pada pekerjaan tertentu. Terdapat dua pendekatan untuk mengaplikasikan sistem ini. Pertama, secara online menggunakan aplikasi-aplikasi seperti Trello, SwiftKanban, atau KanbanFlow.

Kedua, secara langsung dengan menyiapkan papan, sticky notes (kartu), dan spidol. Cara memainkannya dengan:

  1. Menuliskan satu to-do pada masing-masing sticky notes
  2. Menempelkan sticky notes pada bagian to-do
  3. Memilih sesuai prioritas yang telah ditentukan pekerjaan yang mana terlebih dahulu yang akan dilakukan. Memindahkan beberapa sticky notes pada bagian to-do menuju doing.
  4. Apabila terdapat pekerjaan pada bagian doing yang telah selesai maka segera dipindahkan ke bagian done kemudian memilih pekerjaan lain lagi pada bagian to-do untuk dimasukkan pada bagian doing. Kemudian langkah-langkah berulang seperti dari awal.

Referensi

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.