Definir un sistema de gestión de los documentos supone crear una manera de trabajar con los mismos y, por tanto, es fundamental planificar tanto los procedimientos que regulan su uso como el de las aplicaciones que los gestionarán. Partiendo de esto, debemos tener en cuenta los siguientes conceptos claves para alcanzar el éxito en cualquier organización que desee iniciarse en la creación, uso y conservación de sus documentos electrónicos:

1. LIDERAZGO

Desde la dirección de la empresa se necesita un alto compromiso efectivo y demostrable. ¿Como? mediante la definición de una Política de Gestión Documental que dibuje el marco sobre el…

“Todo está en formato digital pero también lo tenemos en papel, por si acaso…”

Esta respuesta es muy frecuente cuando les pregunto a mis clientes por sus métodos para gestionar los documentos. Acto seguido, les pregunto: “¿y cuál es para vosotros el documento original?” respondiéndome que “para ciertos documentos el papel y, para otros, el electrónico” pero, en pocas ocasiones, saben concretarme cuales son esos “ciertos” documentos y donde están ubicados.

Tras estas respuestas, he llegado a la conclusión de que con el uso simultaneo de ambos formatos, existe una cierta tendencia, implícita en las empresas:

a) a descuidar las…

Esto era lo que hace unos años, muchas de las empresas a las que visitaba me solían contestar cuando le hablaba sobre gestión documental y las ventajas que podría aportarle en su empresa. Hoy en día y, a pesar de que existen empresas que se resisten, todo ha cambiado. La necesidad de gestionar los documentos desde que se crean es latente y es un asunto que a todos, en menor o mayor medida, nos preocupa.

Y es que, como a lo largo de nuestra existencia, estamos en un periodo de transición en el que el uso del papel cada vez…