Creo, gestiono y conservo documentos, pero….¿Cúal es mi realidad?

“Todo está en formato digital pero también lo tenemos en papel, por si acaso…”

Esta respuesta es muy frecuente cuando les pregunto a mis clientes por sus métodos para gestionar los documentos. Acto seguido, les pregunto: “¿y cuál es para vosotros el documento original?” respondiéndome que “para ciertos documentos el papel y, para otros, el electrónico” pero, en pocas ocasiones, saben concretarme cuales son esos “ciertos” documentos y donde están ubicados.

Tras estas respuestas, he llegado a la conclusión de que con el uso simultaneo de ambos formatos, existe una cierta tendencia, implícita en las empresas:

a) a descuidar las tareas de organización del archivo en papel por la falta de interés de los empleados, al pensar que pueden localizar el documento en formato digital, obteniendo como resultado la conservación total de los documentos sin tener en cuenta su valor y calidad; o la eliminación de dichos documentos, en el mejor de los casos, a los 5 años, siguiendo la tan extendida y errónea práctica de establecer periodos temporales de conservación, de forma general y arbitraria para toda la empresa.

b) a tener un descontrol-controlado bastante notable en la organización de los documentos electrónicos, al carecer de pautas y procedimientos que ayuden a tener un orden exhaustivo y coherente sobre los mismos, y que permita a las empresas dar respuesta a los siguientes interrogantes en cuanto a sus activos documentales: ¿Qué tengo?, ¿Qué hago para gestionarlos?, ¿Qué guardo y por cuánto tiempo?, ¿Dónde los guardo?, ¿Cómo los busco?, ¿Quién puede acceder a ellos?.

Elaboración propia

En este contexto, y dado que la tendencia es la de crear, gestionar y conservar el documento en formato electrónico, es fundamental e imprescindible, establecer unas normas, unos criterios, unas guías que permitan a las empresas “capear” la situación de una forma hábil y responsable mediante la consecución de buenas prácticas en gestión de documentos electrónicos que,

de forma directa, facilite su penetración en la cultura organizativa de la empresa.