Коли часу на роботу надто багато
Близькі дедлайни — ще одне зло сучасного світу. Вони змушують нас стресувати, не дають по-справжньому вдуматитися у завдання, і змушують поспіхом працювати. Палко їх не любити — невизнане хобі як молодих, як і досвідчених спеціалістів.
Однак чи означає це, що віддалені у часі дедлайни допомагають нам працювати якісніше та ефективніше? Не обов’язково. Багато часу в запасі може мати протилежний ефект, бо легітимізує прокрастинацію.
Буває воно приблизно так. Гортаючи листи від усіляких розсилок за ранковою кавою ти дізнаєшся про круту короткострокову навчальну програму за кордоном. Судячи з описаних критеріїв, ти — ідеальна кандидатка. Чорт, і теми, які там розглядатимуться, як ніколи актуальні для того, над чим ти зараз працюєш. Та і трішки розширити свої горизонти навчальною подорожжю зараз буде дуже доречно. І, як вишенька на торті, для оплати цієї програми доступні стипендії. Все сходиться, рішення прийнято, підстав для сумнівів — жодних.
Залишилось пройти відбір. Варто лише витратити кілька годин часу на заповнення аплікаційної форми і написання мотиваційного листа. Така дрібниця на шляху до цієї крутої можливості. Ти дуже чітко вирішуєш, що обов’язково потрібно це зробити, але дедлайн подачі заявок лише через кілька місяців, то ж ти думаєш, що зробиш це трішки згодом. Ти кажеш собі, що можна використати цей час, щоб добре поміркувати над мотиваційним листом і збільшити свої шанси пройти. Так минає тиждень за тижнем. Ти час від часу звертаєш увагу на помічений зірочкою мейл з оголошенням про цю програму і думаєш, що потрібно б взяти і заповнити заявку, кілька разів пробуєш почати працювати над мотиваційним, але до дедлайну ще є час, а сьогодні є справи нагальніші.
І тут у до дедлайну залишається кілька днів. Усі дрібні нотатки з тегом “до мотиваційного”, які робились протягом цих кількох місяців, не дуже складаються в один логічний лист. Ти уже з відчуттям легенької спішки берешся заповнювати аплікаційну форму і дописувати-переписувати мотиваційний лист. Робиш ти це уже не так ретельно, як планувалось, бо ж тепер головне завдання — встигнути. І у процесі усвідомлюєш, що пишеш цей лист так само, як би ти його писала одразу після прочитання того листа, бо усі спроби подумати-поміркувати над ним, які робилися протягом цього часу виявились якимись не дуже систематичними і довелося всеодно писати з нуля. Багато часу на виконання заповнення аплікації не допомогло заповнити її краще, а дозволило прокрастинувати довше.
Прокрастинація виникає там, де на неї час.
Майстерне відтягнування заповнення цієї злощасної форми— не вийняток. Через подібний сценарій проходить більшість задач, які не потребують термінового початку роботи. Нетермінові задачі — одна з поширених причин і передумов прокрастинації. Усвідомлення, що в запасі багато часу створює оманливе відчуття безпеки і робить нас більш схильними затягувати із виконанням завдання. Не тому, що ми свідомо хочемо робити його в останній момент, а тому, що ми можемо дозволити собі не братися за нього прямо зараз. Зараз можна погортати стрічку новин, порівняти термоси у різних інтернет-магазинах, або взятися за інші справи, важливі або не дуже, бо ризики такої поведінки здаються мінімальними. Та це лише на перший погляд. На ділі, ці чисельні відволікання та відкладання на потім акумулюються у відчутне збільшення кількості часу, який витрачається на виконання однієї задачі і зниження продуктивності.
Як з цим бути?
Ставити коротші дедлайни або дозволити собі прокрастинувати активно.
Якщо ви хочете використовувати свій час ефективно і встигати зробити більше корисного, необхідно давати собі часу на виконання більшості робочих задач рівно стільки, скільки вони його потребують, не накидаючи день-два “на всяк випадок”.
По-перше, мати на певну задачу рівно стільки часу, скільки потрібно означає, що взявшись до роботи ви будете менш схильними зісковзнути у прокрастинацію, бо подивитись відео з котиками означатиме створити ризик не встигнути. Як наслідок, на виконання задачі витрачається менше часу, ніж якби робота включала в себе окрім іншого регулярні 10-ти хвилинні сесії вільноблукань інтернетами.
По друге, працюючи із усвідомленням того, що кожне відволікання збільшує ризик не встигнути, означає більшу мотивацію тримати фокус на задачі. І від цього одразу два бонуси: більш якісно виконане завдання і більше задоволення від занурення у роботу.
Не визначивши чіткої дати, коли я маю завершити цей допис, я можу писати його місяцями. Ні, не тому, що буду час від часу забувати про нього. Навпаки, я щодня присвячуватиму якийсь час чорновику, щодня міркуватиму над ним, але водночас щодня дозволятиму собі втрачати фокус, недодумувати речення і абзаци через інші речі, що просять моєї уваги, і знову повертатимусь до цього у спробі згадати, на чому я завершила і що я оригінально планувала. Все змінюється, коли я чітко знаю, що у мене два дні на підготовку цього допису. Поруч із іншими завданнями на порядку денному це означає, що мені нічого не залишається, як сфокусовано і не відволікаючись працювати. Отже, порада перша.
Якщо йдеться про завдання з відстуніми зовнішніми дедланами, ставте їх самі і робіть це жорстко. Не давайте собі часу більше, ніж насправді потрібно, бо скільки б його не було, увесь відведений час буде використано.
Цей же підхід можна використати, коли йдеться про справи, дедлайни яких зумовлені іншими факторами, як у випадку з дедлайном подачі заявки. Можна поставити для себе особистий дедлайн виконання, щоб швидко впоратися і бути вільною для інших речей. Або можна вчинити по-іншому, можна почати прокрастинувати активно.
На противагу пасивній, активна прокрастинація означає свідоме відтягування початку роботи над завданням і сфокусоване виконання його перед самим дедлайном. Іншими словами, замість того, щоб постійно думати про про це завдання і пробувати по-трішки його зробити, ви забуваєте про нього і не пробуєте до нього братися, доки не настане час його виконати. При цьому увесь час і увага, які не витрачаються на це завдання поки ви його не робите, можуть бути використаними для інших справ. Дослідження людей, які обирають активно прокрастинувати, показало, що відчуття ризику яке виникає при роботі із дуже близьким дедлайном стимулює працювати швидше, краще, і більш сфокусовано, ніж за спокійних умов.
Мій досвід підказує, що шматок правди у цьому є. Відводити рівно годину, яка мені потрібна на виконання замовлення клієнта, і починати працювати рівно за годину до дедлайну — прекрасний стимул сфокусовано працювати, не відволікаючись, що дозволяє витратити на цю роботу рівно годину, а не півтори, як воно часто буває, коли я сідаю за роботу заздалегідь.
Однак,(порада друга) краще використовувати цю тактику лише для роботи над завданнями, з якими ви вмієте майстерно справлятися, і які не передбачають і не потребують опанування нових знань та навичок, бо хоча такий підхід дуже вдалий, коли потрібно щось виконати-зробити-здійснити, він не дуже ефективний для якісного опанування нових знань і для творчої роботи, бо не сприяє довготривалому запам’ятовуванню і не залишає багато простору для тестування багатьох варіантів.
Висновки
Коли йдеться про особисту ефективність, багато часу — це не завжди благо, бо ми схильні використовувати увесь час, який відведено на виконання завдання, навіть якщо з ним можна споратися суттєво швидше. Як результат, ми робимо менше і довше. Отже, віддалені дедланий підживлюють і легітимують прокрастинацію.
Вберегти себе від оманливого відчуття безпеки, що його викликають віддалені дедлайни, можна за допомогою самостійного встановлення мінімальних можливих дедлайнів для кожної справи або звернувшись до активної прокрастинації.
Якщо вам, як і мені, знайомі ці стосунки ненависті-і-любові з пракрастинацією, і ви шукаєте спосіб домовитись із собою аби збільшити свою продуктвиність, або скоротити час, який витрачаєте на роботу, щоб присвячувати його тому, що по-справжньому подобається, доречно спробувати обидва підходи. Це допоможе знайти особистий спосіб контролювати себе і не віддавати так легко свій час чисельним непотрібностям, які невпинно змагаються за нашу увагу.
Бо багато часу — це не розкіш, це ризик.
