Lightning Decision Jam: O que é, Como Fazer e Exemplos
Nota: Este artigo foi escrito em colaboração com Paulo Ricardo e foi publicado originalmente no Blog do ONOVOLAB. Essa versão foi publicada com algumas modificações.
Qual o segredo para que seu time de trabalho se torne mais produtivo, criativo e integrado? Como evitar reuniões longas e que não chegam a lugar nenhum? Em momentos de crise, como gerar ideias e testá-las rapidamente para evitar perda de tempo e recursos?
Conheça a Lightning Decision Jam, um workshop rápido e estruturado que pode ser usado para gerar soluções para qualquer tipo de problema e com qualquer quantidade de participantes, utilizado tanto internamente com equipes de trabalho quanto com clientes.
Crie um laboratório de inovação, geração de ideias e testes na sua empresa, deixe seu time energizado, produtivo e engajado e obtenha resultados tangíveis e acionáveis em apenas uma hora.
O que é uma Lightning Decision Jam?
A Lightning Decision Jam, ou LDJ, é uma metodologia desenvolvida pela agência alemã AJ&Smart e derivada da Design Sprint, processo estruturado de geração de ideias e teste com usuários reais desenvolvido pela Google Ventures.
Enquanto a Design Sprint é uma metodologia que envolve cinco dias de trabalho, a LDJ é uma maneira bem mais rápida de ajudar times a resolver problemas e tomar decisões.
O processo é estruturado em etapas que envolvem atividades como brainstorming, definição de problemas, priorização e estruturação de ideias que ajudem as pessoas a tomarem decisões rápidas.
O workshop tem duração média de 1 hora e envolve um time de cerca de 7 a 10 pessoas. Porém é possível formar vários grupos e atacar desafios diferentes ao mesmo tempo. O mais importante é ter um facilitador, alguém que conduza as atividades entre os grupos.
Vantagens da Lightning Decision Jam
Com a LDJ, todo o trabalho de geração de ideias é realizado em equipe, porém de forma individual. Com isso, longas discussões são evitadas.
Todas as ideias geradas são escritas individualmente em notas adesivas e votadas em silêncio pelos participantes. Isso evita que pessoas que têm um maior poder de argumentação ou que estão em uma posição hierárquica superior no time tenham prioridade na exposição de suas ideias.
Além disso, todas as ideias podem ser desenvolvidas e expostas, sem que haja cortes de raciocínio, como normalmente ocorre em reuniões baseadas em discussões.
Na LDJ, existem momentos de divergência ( como identificação e vários problemas e geração de várias ideias) e de convergência (votação e priorização das melhores ideias). Com isso, as soluções geradas se tornam muito mais tangíveis.
Finalmente, o objetivo da LDJ não é encontrar a solução perfeita para um desafio, mas sim priorizar aquelas que podem ser testadas rapidamente e que podem trazer o maior impacto para a empresa, o time ou o usuário.
Quando usar essa ferramenta
Por ser uma ferramenta enxuta, a LDJ se encaixa muito bem em situações em que existe um ou mais problemas latentes a serem resolvidos ou quando há um tempo curto para buscar saídas.
Pode ser usada para resolver qualquer tipo de desafio, como a criação de um produto, serviço, ou mesmo resolver um problema interno de melhorar a comunicação ou a colaboração entre duas áreas de uma empresa, por exemplo.
O desafio não precisa ser específico, o mais importante é que motive as pessoas a ter ideias e usar todo o seu conhecimento como contribuição em cada atividade. Quanto mais pessoas com experiência sobre o desafio, melhores serão as contribuições.
Pré-requisitos do workshop
Para que a LDJ aconteça é necessário que haja no mínimo três pessoas: dois participantes e um facilitador, que também pode participar das atividades, mas tem o objetivo de conduzir o workshop e controlar o tempo para garantir o seu bom andamento.
É possível realizar a LDJ com duas pessoas (um participante e um facilitador), mas não é recomendado, uma vez que a quantidade de ideias e os pontos de vista serão bem restritos.
Também é preciso que a equipe tenha um desafio bem definido. O ideal é que o escopo desse desafio não seja tão restrito, já que uma das etapas da LDJ é justamente de listar vários problemas ligados a ele. Um bom exemplo seria “nosso time demora muito tempo para lançar novos produtos”.
Se a LDJ possui mais de 10 participantes, é possível dividi-los em grupos e abordar um desafio diferente por grupo.
Além disso, são necessários alguns materiais básicos como notas adesivas (como os Post-its), adesivos redondos coloridos (que serão utilizadas para os votos), canetas de ponta grossa (para que a escrita nos Post-its seja visível a uma certa distância) e um quadro branco ou parede que será utilizado como mural.
Também é necessário que haja um timer para controlar o tempo. Você pode utilizar o timer do seu celular, mas a nossa recomendação é a utilização de um Time Timer, aparelho que exibe o tempo de forma visual a todos os participantes (existem aplicativos que emulam o Time Timer original e podem ser baixados no seu smartphone ou tablet).
Entretanto, se você precisa conduzir a LDJ de forma remota, com membros da equipe participando à distância, é possível utilizar um quadro branco virtual. Continue lendo o artigo para conhecer a nossa sugestão de ferramenta!
Como Fazer Uma Lightning Decision Jam
Por onde começar?
As atividades são estruturadas em um passo a passo com um tempo médio previsto para ajudar os times a terem o máximo de foco e comprometimento possível para resolver o desafio proposto.
Passo 1: Definir o desafio e reunir os participantes
Primeiramente, é preciso escolher o desafio central, ou seja, o problema que precisa ser resolvido pelo time, como por exemplo “aumentar o engajamento do time” ou “melhorar a comunicação com os nossos clientes”. Com o desafio claro, ficará mais fácil escolher os participantes da LDJ.
Em seguida, reúna um grupo de no máximo 7 a 10 pessoas para a realização das atividades. Para grupos maiores, recomendamos dividir o problema em subproblemas e dividir as pessoas em equipes de até 10 participantes.
Também é necessário escolher um facilitador, a pessoa responsável por conduzir os passos da LDJ e garantir que ocorram dentro do tempo previsto. O facilitador também deve intervir se surgirem discussões intermináveis dentro do grupo.
Passo 2: O que nos move?
Nesta primeira atividade, o facilitador deve desenhar um barquinho de forma rápida e simples no quadro branco ou mural, como o da imagem abaixo.
Caso você não tenha habilidade com desenho, pode apenas traçar uma linha horizontal que divide o espaço em duas partes.
A parte superior é dedicada à listagem das qualidades que o time ou a empresa já possuem e são positivas para encarar o desafio proposto. São os atributos que movem a equipe para frente, assim como a vela de um barquinho.
Sem discussões, cada membro do time tem quatro minutos para escrever individualmente em uma nota por Post-it tudo aquilo que acredita serem atributos positivos. Um exemplo poderia ser “nosso time é muito aberto a aprender coisas novas”.
Em seguida, todas as notas são coladas no mural e o facilitador pode lê-las para toda a equipe ou pode dar alguns minutos para que todos possam ler individualmente. Essa atividade é muito importante para que o workshop se inicie com um clima positivo.
Chega o momento então de ocupar a parte de baixo do mural com a listagem de problemas ou atributos que o time ainda não possui ou que dificultam a resolução do desafio proposto.
É necessário pensar o que nos impede de mover para a frente, como a âncora de um barquinho. Novamente sem discussões, cada um tem quatro minutos para escrever em uma nota por Post-it. Um exemplo poderia ser “não conseguimos nos comunicar de maneira eficiente”.
Ao final do tempo, todos poderão novamente ler as notas criadas por toda a equipe.
Passo 3: Priorizando problemas
Agora que o time possui uma grande quantidade de Post-its com problemas é preciso priorizar, pois nem todos possuem a mesma relevância. Fazendo isso, aumentamos as chances de trabalhar em uma solução que resolve um problema mais latente ou urgente.
Para isso, cada participante recebe três votos (adesivos redondos de cor vermelha, verde ou azul) e tem três minutos para votar silenciosamente nos problemas que acharem mais pertinentes de serem resolvidos em relação ao desafio.
Tirando o fato que os votos devem ser feitos em silêncio, os realizadores podem votar como quiserem: é possível colocar mais de um voto no mesmo problema ou votar no seu próprio Post-it.
Com os votos concluídos, o facilitador organiza os mais votados em ordem de prioridade.
Passo 4: Como Podemos?
A nota mais votada pelo time deve ser reescrita pelo facilitador em formato de pergunta, iniciando-se com as palavras “Como podemos”. Por exemplo: “como podemos nos comunicar de maneira eficiente?”
Essa atividade é realizada para transformar o problema em um desafio acionável. Uma vez que temos um desafio em formato de pergunta, fica muito mais fácil pensar em respostas ou soluções para ele.
Em grupos com mais de 10 pessoas, pode-se optar por realizar todas as atividades em um único grupo até esse momento e, em seguida, dividir os grupos pelos problemas mais votados.
Todos os problemas não priorizados podem ser retomados pelo time no futuro em outras LDJs. A ideia é priorizar o que é mais importante agora.
Passo 5: Ideação sem discussão
Agora é o momento de ter ideias de solução para os problemas priorizados e reescritos no formato “Como podemos”. Cada participante tem cinco minutos para escrever o máximo de ideias de solução para esse desafio possível (em uma nota por Post-it).
É preciso que o facilitador esclareça para o time que as ideias devem ser pensadas sem filtro, ou seja, sem se limitar por questões como esforço para construção da solução, pois isso será pensando na próxima atividade.
Também é importante que o facilitador intervenha e evite possíveis discussões nessa atividade. Desse modo, as pessoas podem se concentrar nas suas ideias sem nenhum viés, garantindo assim uma maior variedade de soluções.
Uma vez que todos elaboraram ideias de soluções, o facilitador pede ao time para que todos colem os seus Post-its no mural.
Passo 6: Priorizando as soluções
Os participantes têm cinco minutos para ler as soluções e quatro votos para escolher as que parecem mais promissoras individualmente, sem discussão.
Com isso, as soluções são novamente organizadas pelo facilitador em ordem de prioridade.
Passo 7: Avaliando o impacto e esforço das soluções
Agora que temos soluções priorizadas, é importante entender por onde começar. Para isso, medimos o impacto e o esforço de cada uma delas de forma comparativa, em uma matriz simples, onde o eixo vertical mede o impacto e o eixo horizontal mede o esforço.
O impacto quer dizer o quão bem a solução pode resolver o problema ou qual o impacto positivo essa solução trará caso seja executada. O impacto pode significar retorno financeiro, economia de tempo ou mesmo um aumento na felicidade das pessoas.
Já o esforço quer dizer o quanto precisaremos de tempo, recursos ou mesmo pessoas para executar a ideia de solução. Uma ideia pode ter um alto impacto, mas, ao mesmo tempo, ter uma grande complexidade de desenvolvimento, ficando as vezes até inviável de executar.
Começando pelo impacto, o facilitador posiciona os post-its verticalmente a partir do centro da matriz. Uma solução nunca pode ter o mesmo impacto que a outra. O mesmo passo é repetido com o esforço. Agora os Post-its se movem horizontalmente, mas nunca ocupam o mesmo lugar.
As soluções posicionadas no quadrante superior esquerdo são aquelas que possuem maior impacto e menor esforço. É por elas que devemos começar, para garantir que iremos trabalhar em soluções mais fáceis e rápidas de executar.
Passo 8: Torne as soluções acionáveis
Chegou o momento de o time transformar as soluções priorizadas na atividade anterior em experimentos para que elas sejam testadas e, assim, possamos aprender se o que foi sugerido funciona ou não.
Para cada solução selecionada na atividade anterior, o time deve criar passos viáveis para que seja possível executar o experimento. Por exemplo: “criar formulário de perguntas”, “enviar ao público alvo”.
Em seguida, é preciso determinar o tempo do experimento. É recomendado que o experimento seja executado no período entre uma e duas semanas. Experimentos muito longos envolvem muito esforço, o que perde todo o sentido da matriz criada no passo anterior.
Depois é preciso criar ao menos três indicadores chave, para medir se o experimento funcionou ou não. Por exemplo: “Meu experimento será bem sucedido se 50% das pessoas a quem enviarmos o formulário conseguirem preenchê-lo até o fim”.
O último passo deve ser agendar entrevistas no calendário com as pessoas que serão impactadas pela solução testada, para coletar informações mais qualitativas sobre o experimento.
Ferramentas fundamentais para realizar o workshop da Lightning Decision Jam de forma remota
É totalmente possível realizar o mesmo workshop de maneira remota. As atividades são as mesmas, o grande diferencial será os recursos utilizados para a execução e a comunicação entre as pessoas.
Utilizamos o MIRO, uma plataforma onde é possível criar Post-its e votos totalmente online. A vantagem do programa é a possibilidade de trabalhar simultaneamente no mesmo ambiente com várias pessoas em tempo real.
Também é preciso pensar como ocorrerá a comunicação entre as pessoas do time. Um dos recursos mais utilizados são o Google Hangouts ou o Zoom, ferramentas online que permitem a interação com áudio e vídeo entre várias pessoas também de maneira simultânea.
Garantir uma boa comunicação com os participantes da LDJ remota e um ambiente de colaboração simultânea como o MIRO, são fatores cruciais para a realização de um workshop remoto.
Para você que se interessou na possibilidade de realizar um workshop online e remoto, estamos disponibilizando o nosso próprio template da LDJ no MIRO, com todas as atividades e o passo a passo de como conduzir cada uma delas. Aproveitem!
Exemplo Real de uma Lightning Decision Jam
Um exemplo real que foi realizado por nós e que vale a pena ser destacado é a LDJ realizada com a equipe da Nestlé Ribeirão Preto em novembro de 2019.
O time era composto por 50 pessoas e, para garantir o bom andamento das atividades, a equipe foi dividida em cinco grupos de 10 pessoas logo no início.
Dessa forma, foi possível trabalhar em cinco desafios diferentes selecionados pelo time Nestlé de forma simultânea.
Por se tratar de um time bem grande, a LDJ durou cerca de três horas. Entretanto, foi possível gerar soluções e experimentos a serem testados para todos os desafios. Imagine quanto tempo seria necessário se esses temas tivessem que ser discutidos por esse grande time através de reuniões convencionais?
Conclusão
Com a Lightning Decision Jam, em um curto período de tempo, você e seu time conseguirão definir desafios importantes, identificar possíveis soluções e priorizar o que executar primeiro quase sem nenhuma discussão.
Testar uma solução como um experimento minimiza o risco de desperdiçar tempo e recursos em uma ideia que ainda não temos confiança se vai funcionar ou não. Assim, a LDJ te ajudará a criar experimentos rápidos, antes mesmo de investir com tudo em uma ideia.
Recentemente, fizemos uma Live no Youtube, onde explicamos em um bate papo como executar cada um dos passos e contamos um pouco mais sobre como fizemos o workshop com o grupo de 50 pessoas da empresa Nestlé.
Tem alguma dúvida? Entre em contato para batermos um papo!
