Согласовать нельзя затягивать

Старик затянул согласования и не сдал проект

В согласованиях для меня работают два принципа: дисциплина и занудство. Дисциплина помогает не затягивать согласования, а занудство — добиваться от клиента нужных ответов. Этот пост о дисциплине: как не упустить ничего важного и сэкономить время.

Я предпочитаю согласовывать работу по скайпу. Если созвониться вообще никак не получается, посылаю клиенту гугл документ и жду письменных комментариев. В обоих случаях действую по одной и той же схеме.

Подготовиться к согласованию

По скайпу. Мне неудобно записывать созвоны на диктофон, поэтому я конспектирую замечания. Если работа в гугл документе, всё просто: выделяю нужное место и оставляю комментарий на полях. Если согласую сверстанную страницу, готовлюсь заранее — пишу заготовку для конспекта:

Шаблон гугл-документа для согласования. Обычно я добавляю в список пунктов 30

Шаблон удобен, потому что не придется обрабатывать простыню текста после созвона. Все замечания структурированы в виде кратких тезисов: «что не так» и «как это исправить». Я сразу вижу объем работы.

В гугл документе. Если созвониться не получается, посылаю клиенту гугл документ с доступом на комментирование. Доступ на редактирование не даю: мало ли клиент что-то случайно исправит, а я не замечу.

Перед отправкой оставляю комментарии во всех неочевидных местах. Например, что картинка рыбная или дизайнер нарисует красивую схему вместо наброска. Я прописываю в комментариях к гугл документу или в сопроводительном письме всё, что хотела бы сказать клиенту по скайпу.

Во всех сомнительных местах я оставляю комментарии. Важно, чтобы клиент понял мой замысел

Сразу предлагать варианты решений

По скайпу. По каждому замечанию я с ходу предлагаю решение. Если клиента оно устраивает — прекрасно. Если не устраивает, начинаю выяснять, каким он видит результат. К концу разговора мы оба знаем, чего ожидать от доработанного проекта.

Все решения фиксирую в комментариях в гугл документе или в заранее подготовленном конспекте. На повторном согласовании конспект помогает вспомнить, какие проблемы были, и оценить, хорошо ли мы их решили. Если решение удачное, то замечание сразу снимается.

В Школе редакторов мы созванивались с арт-директором раз в неделю. К созвону мы забывали детали прошлого разговора. Конспект помогал их вспомнить и быстро снять замечания

В гугл документе. Если замечания клиента понятны, я сразу исправляю работу. Тут всё просто.

Здесь мне всё понятно: к кому идти, что просить и как доработать проект

Если какие-то комментарии непонятны, собираю их и иду в чатик задавать клиенту дополнительные вопросы. В идеале клиент сразу всё объяснит, я предложу подходящее решение и все счастливы.

Если у клиента «нет времени, не сегодня, в другой жизни», объясняю, почему мне важно разобраться в его замечаниях. Включаю «заботу» и на примерах показываю, как проект затянется из-за недопонимания. Обычно это работает.

Отслеживать отработанные замечания

В конспекте. Когда исправляю текст, то иду по списку в конспекте. Отработанные замечания сразу помечаю болдом. Это удобно: сразу видно, если что-то не сделано.

Если на созвоне выясняется, что какое-то решение не удалось, я переношу его в новый конспект как новое замечание. Так мне проще отследить историю: что было, как исправили, почему не подошло, что решили делать дальше. В этом случае проще откатиться назад, если с новое решение окажется еще менее удачным.

Отработанные проблемы помечаю болдом. Больше никаких лишних обозначений, чтобы не запутаться

В гугл документе. В ответе к каждому комментарию клиента отписываюсь, что именно я изменила и почему. Мне проще проще отслеживать «было — стало» именно так, а не в истории документа.

Если клиент утверждает новое решение, то в ответе к его комментарию пишу «ОК», но сам комментарий не закрываю. Мало ли придется пересмотреть какое-то решение. Если клиенту не лень, он сам пишет «ОК». Но, как правило, ему или лень, или он забывает.

Как действовать

  1. Готовиться к согласованиям заранее, чтобы не тормозить во время и после созвонов с клиентов.
  2. Сразу предлагать варианты решений, чтобы не тратить время на заведомо провальные варианты.
  3. Следить, чтобы все замечания были отработаны и утверждены, чтобы никакая пакость ВНЕЗАПНО не всплыла во время запуска.
Like what you read? Give Natalja Ganetskaja a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.