Das soziale Intranet

Es gibt Dinge, die sollte jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter einer Firma beziehungsweise einer Organisation wissen. Das fängt beim Mittagsmenüplan an und hört bei der Unternehmensstrategie auf. Aber wie bringt man diese Information unter die Leute? Und wie vernetzt man die Personen untereinander? Ein Blick darauf, wie tauglich „Slack“ als alternatives Intranet ist.

Eigentlich ist Slack „nur“ ein Messaging-Tool für Firmen. Es kristallisiert sich jedoch heraus, dass dieses Tool noch viel mehr sein kann, wie unter anderem der Artikel „Best Practices From The Most Active Slack Users“ zeigt.

Was wollen wir eigentlich?

Zu den wichtigsten Aufgaben eines Intranets zählen Information, Kommunikation und Bereitstellung von Dokumenten. Wenn das Intranet — wie im Idealfall — dafür dienen soll, Unternehmensziele wie Transparenz, Interdisziplinarität und / oder offene Kommunikation zu unterstützen, muss es in erster Linie auch genutzt werden. Damit das Intranet genützt wird, muss es einfach funktionieren. Gute Usability muss Priorität sein.

Da Slack recht einfach aufgebaut ist und schon eine fertige Struktur bietet, muss für die Nutzung des Tools als intranet-ähnliche Plattform das Rad nicht komplett neu erfunden werden. Gerade die Suchfunktion, die bei vielen Intranets ein großes Problem darstellt — Stichwort: Erwartung Google, Realität Intranet-Suchmaschine — ist bei Slack sehr ausgereift. Durch die Slack-App wird auch eine sehr gute mobile Darstellung gewährleistet.

Ein fiktiver Umzug auf Slack

In der Praxis könnte ein Slack-Intranet wie folgt aussehen:

Auf dem „General“-Channel werden firmenübergreifende Neuigkeiten geteilt. Der Faktor Aktualität wird so bedient. Durch Push-Nachrichten werden alle MitarbeiterInnen gleichzeitig informiert. Interne Newsletter können dadurch ersetzt werden, alle sind auf dem gleichen Wissensstand. Der Channel würde zentral bespielt und dient in erster Linie zur Information. Durch die Suchfunktion ist ein rasches Finden älterer Inhalte gewährleistet.

Des Weiteren müssten Service-Channels für zentrale Abteilungen eingerichtet werden, wie beispielsweise die Personalabteilung oder die zentrale IT. Die MitarbeiterInnen dieser Abteilungen sehen sich oft mit sich ständig wiederholenden Fragen konfrontiert — via Mail, Telefon oder am Gang. Wenn hier die Bots, die Slack bietet, richtig konfiguriert werden, können FAQs automatisch und schnell beantwortet werden. Bei spezifischeren Fragen können die MitarbeiterInnen der zentralen Services direkt im Channel antworten.

Falls der Betrieb über einen Corporate Blog verfügt, können die neuesten Beiträge in einem Blog-Channel auch intern verbreitet werden.

Auf verschiedenen Projekt-Channels können die Projektteams untereinander kommunizieren und Informationen austauschen. Die Zugriffsrechte lägen dann nur beim jeweiligen Projektteam.

Am Ideen-Channel können sich MitarbeiterInnen aktiv einbringen und ihre Ideen für bessere Abläufe, neue Produkte, neue oder andere Maßnahmen einbringen. Hier könnte man auch ein Belohnungssystem, wie beispielsweise „Hey Taco!“, implementieren: MitarbeiterInnen können sich so gegenseitig Wertschätzung ausdrücken.

Der Troubleshooter-Channel soll die Hilfe untereinander fördern — ähnlich einem Wiki. Hat ein Kollege ein Problem mit Projektpartnern, einem Programm, der Planung eines Events, etc. kann er so schnell seine Kolleginnen und Kollegen um Hilfe bitten beziehungsweise herausfinden, ob jemand schon einmal ein ähnliches Problem hatte. Durch die Archivfunktion findet man auf häufig vorkommende Probleme schon eine Lösung, ohne die Frage zu stellen.

Mittagsmenü-Channel — erklärt sich eigentlich von selbst. Falls es die Firmengröße zulässt, könnte man sich hier auch das Mittags-Date ausmachen.

Auf dem Wo-finde-ich-Channel können auch wieder Bots hervorragend genutzt werden. Vorlagen, Konzepte, Formulare können hier zur Verfügung stehen beziehungsweise ein Hinweis darauf, auf welchem Server-Pfad sie gefunden werden können.

Zusätzlich bietet Slack die Möglichkeit, Mails zu importieren. Hier sind auch automatische Weiterleitungen von Formularen an die betreffenden Abteilungen / Projektteams möglich. Dieser Dienst ist jedoch kostenpflichtig.

Diese Liste der Channels könnte man noch beliebig erweitern, verkleinern und verändern.

Fazit

Wie bei jedem neuen Tool erfordert die tatsächliche Implementierung von Slack als intranet-ähnliche Plattform ein handfestes Konzept und gute Change Communication. Es ist neu, es ist anders, man denkt vielleicht nicht in den klassischen Intranet-Kategorien, aber es wäre definitiv ein Schritt, um das Intranet sozialer zu machen und die Kommunikation untereinander zu verbessern.