[Studi Kasus UI/UX] Peningkatan Fitur Aplikasi Krealogi untuk Kontak Pelanggan & Laporan Usaha
Disclaimer: Proyek ini merupakan bagian dari program pelatihan Professional Academy UI/UX Design yang diselenggarakan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan Skilvul dan Krealogi sebagai Challenge Partner. Saya tidak bekerja atau diikat dalam kontrak professional Krealogi.
Latar Belakang
Berdasarkan data per Juni 2022 yang dilaporkan oleh Teten Masduki selaku Menteri Koperasi dan UKM dalam acara B20 Indonesia Digital Economy to Support SDGs di Bali, terdapat 19,5 juta pelaku UMKM atau sebesar 30,4 persen dari total UMKM di Indonesia yang telah bergabung ke dalam platform digital. Hal ini juga dapat dikaitkan pada perkembangan penggunaan perangkat seluler di Indonesia yang kian meningkat setiap tahunnya. Pada awal tahun 2022, perusahaan riset Data Reportal melaporkan bahwa jumlah perangkat seluler yang terkoneksi di Indonesia mencapai 370,1 juta. Jumlah tersebut mengalami peningkatan sebesar 13 juta atau 3,6 persen dari periode yang sama di tahun sebelumnya.
Oleh karena itu, para pelaku UMKM perlu beradaptasi dengan perkembangan teknologi agar dapat memanfaatkannya secara maksimal untuk mempermudah berbagai aspek dalam keberlangsungan bisnis dan juga mengambil bagian dalam rangka meningkat pertumbuhan ekonomi di Indonesia.
Tentang Krealogi
Dibangun pada tahun 2020 oleh Du Anyam, Krealogi hadir dalam bentuk aplikasi mobile yang berfokus pada digitalisasi rantai pasok untuk membantu percepatan pertumbuhan UMKM di Indonesia.
Adapun beberapa kendala yang harus dihadapi para pelaku UMKM berdasarkan pengalaman dari Du Anyam diantaranya :
- Perencanaan produksi yang kurang terorganisir, sehingga seringkali menjadi hambatan pada proses pengiriman.
- Tidak memiliki pencatatan biaya produksi dan keuangan yang rapi atau komprehensif.
- Kurangnya pengetahuan tentang logistik.
Dari kendala-kendala tersebut, Krealogi memberikan solusi yang dituangkan ke dalam aplikasi dengan beberapa fitur unggulan yang diharapkan dapat memecahkan permasalahan yang di alami UMKM di Indonesia, yaitu :
- Manajemen pesanan : mengelola dan mempercepat proses pesanan mulai dari pesanan masuk hingga pengiriman.
- Perencanaan produksi : mencatat rencana dan memantau perkembangan produksi.
- Manajemen persediaan : mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi produksi.
- Pencatatan biaya : mengembangkan usaha dengan laporan perencanaan keuangan yang lebih baik.
Tantangan dari Krealogi
Dalam pengembangan aplikasinya, terdapat beberapa kendala yang dialami oleh pengguna seperti tampilan aplikasi yang belum user friendly serta pengguna merasa masih ada kekurangan pada fitur-fitur yang sudah tersedia di aplikasi Krealogi. Sehingga pihak Krealogi sebagai challenge partner pada program pelatihan ini memberikan tantangan kepada para peserta untuk mengembangkan beberapa fitur yang sudah ada pada aplikasi Krealogi.
Pada kesempatan ini, saya dan tim telah berdiskusi dan kami memutuskan untuk mengembangkan fitur simple CRM (Customer Relationship Management) sebagai projek akhir yang akan kami selesaikan di program pelatihan ini. Alasannya karena tim kami merasa fitur CRM ini cukup penting untuk menjaga komunikasi dan hubungan dengan pelanggan karena pelanggan menjadi faktor terbesar yang dapat membantu keberlangsungan bisnis para pelaku UMKM, sehingga perlu adanya pengembangan lebih jauh terhadap fitur CRM ini.
Objektif
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dari pengembangan fitur CRM:
- Membuat tampilan yang lebih user friendly dan mudah digunakan untuk target pengguna aplikasi Krealogi.
- Membantu pelaku UMKM untuk mengorganisir dan menyimpan seluruh data pelanggan tanpa harus mengisi manual satu per satu.
- Mempermudah pelaku UMKM untuk menghubungi pelanggan tanpa harus berpindah ke aplikasi lain.
- Mengembangkan fitur laporan penjualan dan keuangan agar pelaku UMKM dapat melacak produk apa saja yang sudah terjual, pemasukan serta pengeluaran yang telah dilakukan.
Peran Dalam Tim
Pada tahap pengerjaan proyek ini mulai dari awal sampai akhir, saya berkolaborasi dalam sebuah kelompok yang berisikan 6 orang yang terdiri dari saya, Jonizal, Oryza, Harya, Zahwa dan Arka.
Walaupun pada kenyataannya, kami lebih banyak mengerjakan setiap prosesnya secara individual. Kami semua bertanggung jawab dalam setiap tahap pengerjaan proyek pengembangan fitur CRM ini, mulai dari :
- Melakukan riset terhadap pengguna & kompetitor
- Mengumpulkan ide-ide dan solusi
- Membuat user flow dan wireframe
- Membuat UI Styleguide
- Membuat tampilan UI Design
- Membuat prototype
- Melakukan user research
Proses Desain
Saya dan tim menggunakan metode Design Thinking sebagai pendekatan dalam proses mendesain pengembangan fitur CRM pada aplikasi Krealogi. Alasan kami memilih Design Thinking karena metode ini berfokus kepada user yang akan membantu dalam memahami masalah yang dihadapi oleh user dan kebutuhan dari user, sehingga kami sebagai desainer dapat menciptakan solusi sesuai dengan keinginan user tersebut.
Pada program pelatihan ini, kami diwajibkan untuk berkolaborasi menggunakan aplikasi FigJam di beberapa tahap dalam Design Thinking mulai dari pengumpulan ide dan solusi serta pembuatan user flow. Untuk proses pengerjaan wireframe hingga prototype kami menggunakan aplikasi Figma.
Tahap 1 — Empathize
Pada tahap empathize, kami mencari tahu tentang bagaimana pandangan dan kebutuhan dari target user dalam menggunakan aplikasi Krealogi atau aplikasi sejenis.
Krealogi sendiri memiliki spesifikasi target user sebagai berikut :
Untuk menjalankan tahap ini, kami menggunakan metode secondary research yaitu :
- Mencari dan mengumpulkan data dari analisa aplikasi kompetitor yang memiliki bidang usaha sejenis.
- Melihat dan menganalisa feedback pengguna dari App Store/Play Store aplikasi serupa.
- Membuat rangkuman dari rekaman video Krealogi sebagai challenge partner dengan pihak Skilvul.
- Mendalami produk yang diinginkan oleh pihak Krealogi.
- Mencari referensi kasus terkait pada website seperti Medium dan sebagainya.
- Mencari data analitik dari pemerintah atau riset yang dilakukan oleh instansi mengenai topik yang berhubungan dengan bidang usaha Krealogi.
Tahap 2 — Define
Pada tahap define, kami perlu mendefinisikan permasalahan user dari hasil emphatize dengan menyusun pain points dan membuat how-might we untuk mencari opportunity.
Pain points berisikan tentang kesulitan-kesulitan yang dialami oleh user.
Setelah menyusun pain points, saya bersama tim beralih ke tahap pembuatan how-might we untuk mencari opportunity dari pain points yang sudah ditemukan sebelumnya.
Tahap 3 — Ideate
Pada tahap Ideate, kami mulai melakukan brainstorming ide untuk menghasilkan solusi berdasarkan How-Might We yang paling banyak terpilih.
Dalam proses brainstroming ide solusi, kami menghasilkan berbagai ide baru, yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kategori fitur yang sama ke dalam Affinity Diagram.
Setelah melakukan pengelompokkan ide solusi ke dalam beberapa kategori fitur, proses selanjutnya yang kami lakukan adalah membuat dan memilih prioritas dari ide-ide terbaik yang dihasilkan pada tahap sebelumnya dan perlu segera diimplementasikan dengan pertimbangan fitur tersebut dapat berdampak besar bagi user dan memiliki effort pengerjaan yang kecil.
Tahap 4 — Design & Prototype
Pada tahap prototype, yang pertama kami akan mengimplementasikan semua ide yang berada pada bagian diagram prioritas “Yes Do It Now” ke dalam sebuah user flow.
A. User Flow
User flow yang kami gunakan adalah Task flow. Alasan penggunaan task flow pada pembuatan user flow ini karena bentuknya lebih sederhana berupa flowchart dan tidak memakan banyak waktu dalam membuatnya. Untuk proyek ini, kami membuat 4 user flow sesuai dengan solusi ide yang sudah ditetapkan pada tahap sebelumnya.
[Task Flow 1] Chat via Whatsapp
Menggambarkan bagaimana alur penjual dapat menghubungi pembeli melalui Whatsapp secara langsung dari menu pesanan. Sehingga penjual tidak perlu lagi mencari kontak pembeli secara manual.
[Task Flow 2] Sinkronisasi Kontak HP Otomatis
Menggambarkan bagaimana penjual dapat menghubungkan kontak yang sudah ada pada ponsel mereka ke dalam aplikasi Krealogi melalui menu daftar kontak pelanggan, sehingga penjual dapat menghemat banyak waktu dan tidak perlu lagi menginput ulang secara manual satu per satu kontak pelanggan mereka.
[Task Flow 3] Tambah Kontak Baru
Menggambarkan bagaimana penjual dapat menambahkan kontak pelanggan baru melalui menu daftar kontak pelanggan.
[Task Flow 4] Monitoring Laporan Penjualan & Keuangan
Menggambarkan bagaimana penjual dapat memonitoring penjualan serta keuangan usaha secara terperinci melalui menu keuangan.
B. Wireframe
Pada tahap wireframe, kami membuat kerangka dasar layout interface yang dapat mempresentasikan informasi apa saja yang akan ditampilkan sesuai dengan user flow yang sudah kami buat sebelumnya.
C. UI Styleguide
Setelah pembuatan wireframe, kami membuat UI Styleguide yang berisikan beberapa komponen yang dapat digunakan berulang dalam proses desain user interface, seperti warna, typography, iconography, tombol, text field dan sebagainya.
D. User Interface Design
Tahap selanjutnya, kami membuat UI Design dengan komponen-komponen dari UI Styleguide yang sudah dibuat pada tahap sebelumnya agar desain terlihat lebih rapih dan konsisten. Setiap UI Design dibuat oleh masing-masing anggota tim berdasarkan task flow yang dibuat tetapi pada prosesnya kami berkolaborasi untuk memastikan lagi apakah sudah sesuai atau belum untuk tampilannya.
E. Prototype
Prototype dibuat dengan cara menghubungkan halaman satu dengan halaman lainnya untuk dapat menciptakan suatu alur fitur yang nantinya dapat dicoba oleh user pada tahapan testing. Berikut saya sertakan simulasi prototype aplikasi Krealogi yang sudah kami buat.
Tahap 5 — Testing
Setelah melalui beberapa tahapan dalam pembuatan UI Design, tiba waktunya, melakukan User Research sebagai tahap terakhir dari proses Design Thinking. User research dilakukan kepada pengguna untuk mencari tahu indikator keberhasilan dari solusi desain yang sudah dibuat.
Pada tahap testing ini, kami menggunakan metode In-Depth Interview kepada 1 responden dan melakukan usability testing menggunakan prototype yang sudah dibuat lalu mengukurnya dengan Single Ease Question.
- Research Objective
- Mencari tahu kemudahan penjual berkomunikasi dengan pelanggan
- Mencari tahu kemudahan penjual menyimpan kontak langsung melalui aplikasi mobile
- Mencari tahu kemudahan penjual untuk mengakses & melihat laporan penjualan & keuangan
- Mencari tahu pengalaman penjual dalam berjualan online
- Respondent Criteria
- Berusia 20–40 tahun
- Pelaku UMKM
- Berdomisili di seluruh wilayah Indonesia
- Memiliki kemampuan menggunakan aplikasi yang baru dikenal atau pernah menggunakan aplikasi krealogi
Berdasarkan kriteria responden dan research objective, kami mulai membuat beberapa pertanyaan untuk kebutuhan interview bersama responden. Dalam proses interview, kami mengikuti tahapan yang sudah dibuat pada research scenario agar berjalan dengan lancar.
- Usability Testing
Setelah melakukan In-Depth Interview, tahap selanjutnya kami melakukan usability testing menggunakan prototype yang sudah dibuat lalu mengukur tingkat keberhasilannya dengan Single Ease Question.
Penutup
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak penyelenggara yaitu Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan Skilvul dan Krealogi sebagai Challenge Partner karena telah mengadakan pelatihan UI/UX ini dan juga kepada seluruh anggota tim (Jonizal, Oryza, Harya, Zahwa dan Arka) untuk kerjasama dan keterlibatannya dalam proses pengerjaan proyek peningkatan fitur kontak pelanggan dan laporan usaha aplikasi krealogi ini dari awal sampai akhir. Dan juga terima kasih untuk mentor Randi Apriansyah atas bimbingannya selama program pelatihan ini.
Challenge ini dibuat sebagai rekomendasi desain kepada pihak Krealogi agar dapat melakukan pengembangan aplikasi lebih jauh di masa mendatang. Semoga Krealogi semakin berkembang dan sukses untuk ke depannya dalam membantu UMKM di Indonesia.
