Onboard了之後,這艘船該航行到哪裡呢?

Wei
Apr 29, 2024

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比起上岸,我覺得這一切比較像是上了船,航行才剛開始(圖:Unsplash

一轉眼,Onboard現在這份工作已經是三個月前的事情了,因為是跨領域的轉職,所以在這段時間裡一路跌跌撞撞的也用自己的方式適應了新的工作型態,過程中也學到了一些還滿受用的觀念,我認為有些思考方式甚至是在生活中的其他地方也都能幫助到我的,所以也想在這邊分享自己的Onboarding process,文末也會附上一些參考文章,希望大家過完年轉職後的路上可以一帆風順。

First principle:一生都受用的思考模式

首先我想先從方法的層面來說起,在成為設計師進入科技產業之後,一路上不管是在和前輩設計師聊天,或是看創業家的演講影片時,常常會聽到 “First principle” 這個詞被一再的提起,這篇文章主要是想聚焦在onboarding process的體驗,所以就用最簡單的方式來解釋這個詞的含義,它的概念大概是,我們要能夠把一個複雜的問題不斷的拆解,直到找到一個不可再繼續被拆分的原則。

我認為這個思考模式在不確定性高、變化速度快的產業工作者來說格外的重要,在很多時候我們的任務不會有一個標準的SOP,下一步要做什麼、需要什麼資源、要怎麼樣去規劃進度,能夠有能力去判斷這些事情對於一個工作者能不能獨立完成任務來說是一個非常重要的指標。

當然,要能夠找到這個First principle也是有一些廣為人知且容易使用的方法可以讓我們去嘗試,我個人很常使用的方式是5 Whys的概念,5 Whys是對一個問題連續提出五個為什麼來找到根本發生原因的方式,不過我覺得這個概念不只能夠幫助我們找到 cause-and-effect,在遇到比較抽象或模糊的目標時我們也可以連續問自己五個問題,來把這個大目標拆分成最小可執行的步驟,有點像是把這五個問題都想像成一把刀子,而目標是一個八寸的蛋糕,如果蛋糕太大沒辦法直接整塊吃下去,就用這五把刀子把它切分開來,再一塊一塊的解決。

方法的部分就先暫時停在這裡,在文章的後半段會舉一些例子來介紹這些方法可以怎麼幫助我們的Onboarding process。

希望大家的Onboarding process都可以像是吃蛋糕一樣甘之如飴(圖:Unsplash

30, 60, 90 — People, Product, Process

接著要來分享一下在Onboard的過程中可能會需要達成的任務和目標,在Onboard的初期,主管除了交代公司的一些基本須知之外,另外一件重要的事就是要我們規劃自己的30–60–90計畫。

30–60–90分別指的是30天、60天和90天的計畫,很多公司都會用這個方式來觀察和評估新進員工的工作表現,我不太確定在其他公司的運作模式是如何,不過我的30–60–90計畫是非常開放性的,我會需要自己思考自己在90天內想要學到什麼、需要完成什麼目標和怎麼樣去驗證自己的目標有沒有達成,因此,它便成為了我的第一個「抽象模糊的大目標」。

因為過去的工作經驗都比較制式,有明確的SOP,所以接到這個任務的當下其實有點不知所措,在上網做了點功課之後我發現我的30–60–90可以聚焦在三個重點面相,分別是People(可以想成是利害關係人)、Product(產品)、Process(團隊的運作模式)。

了解這三個P對一個產品設計師來說是非常基礎且至關重要的,當我們開始一個project的時候,首先當然需要對Product有足夠的了解才能夠構思出對產品有幫助的設計,了解團隊運作的Process之後才不會在接到任務之後不知道該從哪裡下手,而搞清楚了各項任務的利害關係人之後才能夠最有效率地找到對的People和我們需要的答案。

相信看到這裡,腦筋動得快的朋友們都已經開始在思考要怎麼運用前面提到的方法來達成眼前的目標了,接下來我們就來看看這塊大蛋糕可以怎麼樣被我們一點一點的變成pieces of cake。

對的地圖 + 對的方向 = 正確的航線

問對問題就像是找到正確的路標一樣,可以帶我們找到正確的答案(圖:Unsplash

有了方法和目標之後,接下來就是實踐和紀錄了,這邊來簡單的舉個例子用5 why連續提問的方式(這邊不只會用why的方式來提問)來嘗試找到我們的First principle。

進到一個新的團隊之後,我首先最想達成的目標就是可以快速地成為一個能夠獨立和團隊合作Kickoff project的工作者,所以我就開始思考,也許成為一個independent work force就是我的90天目標,這個時候我還不太確定我離這個目標距離有多遠,也不好評估90天是不是一個合理的時間,所以我的第一步就是要開始拆解這個目標。

「首先,一個獨立工作者代表的是什麼?」

獨立工作者至少要對產品有足夠程度的了解,要知道一個project如何開始、如何收尾,要知道在每個環節應該要找誰合作

「那怎麼樣算是對產品有足夠的了解?」

以產品功能來說,我需要去了解我們的產品要解決的問題,需要了解我們嘗試用什麼樣的功能組合來達到這個目標,每個功能的運作機制是怎麼樣;以設計的層面來說,我需要熟悉產品的設計系統,要了解在什麼地方會需要用什麼元件,要怎麼使用品牌的顏色。

「那要怎麼樣去了解產品的功能?又要怎麼樣去熟悉產品的設計系統?」

我可以去找團隊是不是有一些設計原則相關的文件或是討論紀錄,我可以去嘗試使用我們的產品,甚至做一些壓力測試,觀察產品在這些edge case下會有什麼表現,我可以去花時間看團隊的設計稿,也許是Figma file,我可以去觀察團隊內的資深設計師都在做些什麼,怎麼做,為什麼

雖然還沒有到五個問題,問答的方式也有點粗糙,但我覺得到這裡應該已經足夠可以演示怎麼樣去把一個看似遠大的90天目標拆分成可以立刻執行的步驟,以上面的例子來說:

也許「首先,一個獨立工作者代表的是什麼?」的答案就會是我的90天目標;

「那怎麼樣算是對產品有足夠的了解?」的答案就會是我60天的目標;

而「那要怎麼樣去了解產品的功能?又要怎麼樣去熟悉產品的設計系統?」的回答,就會是我在30天內可以馬上執行的最小可行行動。

規劃目標非常重要,但紀錄結果才是真正能夠發揮影響力的方式(圖:Unsplash

這邊只用了Product來簡單舉個例子,而Product和People也都可以透過這樣連續問答的方式來找到各自的地圖,但,畢竟是被交代的任務,我們也應該要有個可以記錄和量化成果的方式,來讓主管知道這個30–60–90計畫不只是有邏輯地在規劃自己的目標,也是有確實的在把這個目標完成,這邊推薦幾個方法給大家使用。

第一個方法比較土炮,就是做自己的工作日誌,我自己是會把每天分成To-doWhat happenedThought三個大類別,把每天需要做的事、每天實際發生的事和對於這一整天下來的想法記錄下來,這個方法雖然不怎麼fancy,但對我來說,紀錄這件事情絕對是越簡單越單純,越能持續進行下去,而且這些紀錄也確確實實的有幫助到我。

第二個就是比較有系統性的方式了,我認為SMART goals是一個非常有用的方法,它代表著Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-Bound,我認為在規劃和紀錄目標的時候秉持著這些原則,絕對會對評估成效來說有非常大的幫助。

寫到這邊文章也有點太長了,不過這邊的資訊都是在我剛到職的時候很希望有人可以告訴我的,所以我想把它整理出來也許也能夠幫助到一些正在努力的朋友們,文章裡提到的一些方法和原則我也會在下面附上一些參考資料,希望能夠幫助到大家的Onboarding process,也祝各位在找到新的工作之後可以一切順利。

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Wei

關於設計、關於攝影、關於旅遊、也關於生活上的一些碎碎念。