專注:維持高效的生產力

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Aug 10 · 8 min read

身為一個都市人,生活中有各種事物搶著要佔據我們的時間,事情做不完是標準配備。然而有時候一天完成後,卻想不出自己完成了什麼事情,有什麼可以拿出來分享的。抑或是一天完成後,覺得要做的事情更多,更爆炸更崩潰了。那,忙成這樣到底是為了什麼?

排山倒海的資訊洪流

一個工程師的大腦裡可能會有這些事項:家人要你花個週末陪他去山上拜拜、客戶與使用者回饋整理出了 45 個功能需求、新上線的功能導致機器不動、朋友揪出遊、情人節快到了該送老婆什麼好、怎麼讓女兒順利入睡、今天週末等下要做什麼、午餐要吃什麼、那個誰誰誰的信還沒回、是不是該健康檢查了、那個 Netflix 的電影好像很好看找時間來看…等等等等。

解決方式一:多工處理

一種方式是同時處理不同事情,比如說開會的時候寫報告、工作時看電視、跟小孩玩時滑手機。表面上來說好像同時做了幾件事情,但若深究下去,也許沒有我們想像中的美好。

無法專心

有些事情是需要專心致志的去處理的,這裡的『有些』指的就是那些我們想做好的、比較複雜的事情。如果同時想專心在兩件不太相干的事情上呢?各位可以試試看,我是做不到的。

工作的同時又想觀看球賽。結果?產出了不到十行的程式碼

舉個多年前的例子,那天是 NBA 總冠軍賽,同時是案子的交付日期。於是我就把工作環境架設在客廳,背景是轉到體育頻道的電視。就這樣愉快的度過一個早上,收看了一場精彩的比賽,以及幾乎沒有動的程式碼。

回想起來每次自己想多工的時候,頂多就是完成複雜性比較低的工作,對於那些需要高度專注/思考的工作來說,常常一顆腦袋都不夠用,哪有辦法跟其他任務一起共用呢?

Context Switch

多工代表著大腦需要在不同的任務中頻繁地切換,這種切換就會遇到一個問題:大腦的暫存區只有 4–9 個,代表如果你有兩個任務在切換,比如說任務 一是去菜市場買紅蘿蔔、大蒜、老薑、芒果、蓮霧、西瓜,任務二是到便利商店買冰棒、牛奶、煎餅。在沒有任何外部工具的幫忙下,很容易就會遺漏(那些不熟悉的品項越容易遺漏)。

上一段提到專心需要大量的腦力,同樣的如果我們還把腦力放在暫存另一個任務的資訊,也會影響當前任務的執行效能。

精神緊繃、焦慮

對我自己來說,因為多工處理能力不太好,變成是在任務一狀態下要一直顧慮任務二,反之亦然。長時間下來其實這種顧慮會造成一種沒來由的精神緊繃,做任何事情時可能都會擔心當下是不是有其他東西沒有做好。想像一個 8 執行緒的電腦,其中有一個執行緒變成專門檢查是不是有其他東西沒做好,那執行的效能最高最高也就是本來的 7/8。

解決方式二:零碎時間的管理

另一種常見的做法,把握零散的時間,期待長尾效應可以在這裏發揮效用。這種把縫隙填滿的做法的確可以為我們爭取到更多時間,但仍然有其限制與副作用。

一天最多就 24 小時

試想一天 24 小時,零碎的時間佔了多少?花費精力在管理,最後可能就是多做了一兩個小時的事,且因為時間零碎的關係,通常就只是把一些雜事處理掉。

可以讓我喘口氣嗎

很懂得利用利用假日時間的人表示:我沒有喘過一口氣

當我們把零碎時間都拿來『利用』,一開始可能會有突破性的效能進展,但這未必是長久的做法。零碎時間有時候是大腦的休息站,轉場休息的地方。如果被拿走了等於強迫大腦持續工作,而一般人(尤其是需要管理零碎時間的人)的大腦其實沒有這麼耐操。那麼久了一樣會有副作用,就像我們不希望長時間加班一樣,長時間的讓大腦處於工作狀態同樣的對於身心靈不是件好事。

你的心智,有活動的空間嗎?

至少在時間的利用上而言,前面兩種做法都是有效的做法。然而透過壓榨出來的效能,持續性可能不會太好。加上在重要的或是比較不明確的事情上面,我們需要的是更多的腦力激盪、跨界思考、系統思考,這些事情其實需要我們有個澄明的心智才會運作得順暢。

一般人容易把時間跟心智兩個概念綁在一起,以為執行腦力密集、消耗腦力的任務的時候所需要的空間,只要把時間投入下去就可以得到相對應的產出。但既然都已經叫做腦力密集了,那麼需要的就是『腦力』而不僅僅是時間。(在此文中心智 = 心靈 = 腦力)

我們必須把心智跟時間看成不同的維度。這樣比喻好了,如果時間是 HP(血量),那心靈就可以看成是 MP(魔力)。在這遊戲中,每日最大 HP 都是一樣的 86400,每秒持續的扣一,午夜十二點歸零後直接回滿,所有人都一樣。MP 就有趣了,有的人 MP 高、回復得快。有的人整天都在耗損 MP 狀態,而 MP 通常是需要時間來慢慢回復的。

就像我自己可能有時候任務需求需要加班,但通常加班到最後都沒有辦法有什麼太高明的產出,只剩處理雜事的能力。如果一個人一直在做需要思考的事情,到最後一定會耗盡腦力而無法繼續思考。唯有『休息』了一段時間之後才有辦法再繼續。(這裡所謂的『休息』也是個大哉問,每個人不一樣,攏統來說就是能回復精神力的方式)

專注:做該做的事

當我們能分離時間與心智兩個概念的時候,就可以思考如何妥善的運用 HP 與 MP。如何在時間與心智都是有限資源的情況下,完成最多事情?

但等等,我們真的需要完成『最多』事情嗎?也許我們可以做『該做』的就好?

那什事情是『該做』?以下三個關鍵可以幫我們釐清:

關鍵一:紀錄下所有任務

想做好任何事情的第一步:先搞清楚狀況。包含自身的狀態、周圍環境的狀態、整個大環境的狀態。當然我們不可能一下搞清這些事情,但可以做的就是把自己的狀態完完整整的記錄下來。想知道什麼、想做什麼、有什麼該做的。這部分的困難點是在於,紀錄的越詳細才越有辦法貼近現況,只寫一個『我想變強』或是『我要發財』對事情沒有任何幫助。

知己知彼,百戰不殆,不知彼而知己,一勝一負,不知彼不知己,每戰必殆

— 孫子兵法.謀攻

紀錄的時候務必力求具體,比如『我每天要跑步十公里,這樣才會變強』。當然很多東西有可能當下還沒有具體的事項,這些就是下一個關鍵要處理的。

關鍵二:任務的拆分

我們會有很多各式不同想做的事情,但想做不等於知道要怎麼做或是怎麼著手。『我想讓這世界變得更好』可能是某些人的目標,但若想實現目標的話最終靠的還是一個一個具體完成的任務,比如說:『攜帶環保餐具,避免使用一次性用品』、『每天都要扶一個老太太過馬路』。大的任務需要拆成可以執行的小任務才有辦法執行,也才有辦法真正的落實並造成改變。

凡用兵之法,馳車千駟,革車千乘,帶甲十萬,千里饋糧。

則內外之費,賓客之用,膠漆之材,車甲之奉,日費千金,然後十萬之師舉矣。

— 孫子兵法.作戰

從另一個角度看,台上十分鐘台下十年功,越大的目標背後所需的付出是越驚人的。也不用想一步登天,把該做的事情列出來,一個個去完成吧。所謂的具體任務,可以參考 SMART 原則

關鍵三:建立地圖

當我們有一個想要到達的地方/目標時,我們會需要地圖。關鍵一告訴我們,我們在地圖上的哪裡。關鍵二告訴我們,往目標的路上會經過哪些關卡。而建立地圖呢?就是讓我們可以知道,要往哪走,現在的進度,可能地挑戰等等。地圖讓我們從一個比較宏觀比較客觀的角度去看事物。

道者,令民於上同意,可與之死,可與之生,而不危也;

地者,遠近、險易、廣狹、死生也;

—孫子兵法.始計

建立地圖有兩種方向,一種是從上至下:由目標往現狀推進,另一種是由下至上:由現狀往目標推進。理想狀態是兩種都要有,才有辦法真正的把現狀到目標中間的路連起來。畢竟地圖存在的意義就是,釐清事物之間的關係。

好的地圖不只告訴我們怎麼走,還可以讓我們知道附近的狀況,同時沒有過多的雜訊

結語

三個關鍵的目的是讓我們有一個指引的地圖。當我們有地圖之後就知道往哪走,而專注其實就是讓自己維持在這條路上,往前走。如此而已。

將近一年前開始將『搞定:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟』應用在工作與生活上之後寫了一篇心得文。如今因緣際會下又回頭看了這本書以及相關資訊,才發現作者說的比自己理解的多的多。四個字總結:

做對的事

(好像跟沒講一樣)

參考資料

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