搞定 GTD 流程:使用三個月的心得

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Jul 28, 2018 · 5 min read

搞定 是一套做事的流程,可以幫助忙碌的現代人保持專注同時又能應對不斷湧入的多變的需求。其核心精神是,唯有時時維持一個清楚的執行清單,才不會讓人在執行事項時不知所措。近來嘗試用此方法整合個人原本的流程(詳後述)。三個月下來也算是有個樣子出來,就來介紹一下這方法。

基本流程

整本書核心就是這張流程圖。在解說此流程圖之前需要了解的一個前提是,人類的心智是很難多工處理的(尤其是對男性來說),尤其越是需要深度思考的事情會越需要專注的時間。因此這樣子的流程想達成的事情是『專注』。

流程裡的步驟介紹如下:

  • INBOX(收件夾):在我們生活中隨時都會有事情發生需要我們的注意力,如果是不想被打斷的當下,就可以先把要做的事情記錄到 INBOX 後直接繼續本來手上的事。所有所有所有進來的事情,無論大小,就是先放到這。
  • 確認需求:放到 INBOX 的事項不會自己完成,通常等手上事情忙完或是固定一段時間來整理。整理的方式是把收件夾的東西做分類放到以下四個類別的其中一種:完成、也許/之後、參考資料、可執行事項。
  • 確認需求時如果一個事項不需要做任何事情就可以直接認定完成,或是兩分鐘內可以完成的,也就順手處理掉。好像沒有那麼急又需要/想要做的,就放到也許/之後。參考資料類就丟到參考資料夾(依照個人參考資料夾的大小,有可能會需要花心思去歸類)。剩下的就是想要儘速執行的事項了,這些通稱為『可執行事項』
  • 可執行事項:為了要能夠達到『專注』同時又能夠彈性的應變現實突發狀況,很重要的一點是,事項盡量越小越明確越好,比如說一小時半小時可以處理完的。因此可執行事項需要分成兩類:可一次完成的 以及不能的。
  • 所謂可以一次完成的意思是,如果前置條件都具備的情況之下,只要花點時間就可以完成的事情。比如說換冷氣濾網只要我手上有新的濾網就可以一次完成,但如果我沒有新的濾網我就需要去買濾網,這整件事情就需要分步驟來完成。而需要分步驟完成的,通稱為『故事(Stories)』。故事一樣有自己的一區。
  • 可以一次完成的事項裡面有些事需要其他人幫忙的或是特定日期才會發生的,就放到 Waiting For,等這事項完畢之後再來接續執行後續事項。
  • 行動清單(Actions):經過前面層層過濾之後,能進到 Action List 的都是可以直接執行的事項。能做到這步就可以隨時隨地無腦的開始處理清單裡的事項了。
  • 故事(Stories):沒辦法一次完成的事情,開始執行之前通常需要把故事拆為小小的可以一次完成的行動。

實際執行時大概是這樣:

  1. 所有事項進入收件夾
  2. 固定時間確認需求、分類整理,清空收件夾(ex: 每天晚上)
  3. 固定時間清理各清單,檢視故事與行動清單的優先順序
  4. 需要時把故事拉出來拆解為行動
  5. 平常:行動清單一個一個拉出來做就對了

與舊有流程比較

原本在 Trello 上有個 trello board 記錄想做的事情比如年度目標、購物清單、學習進程等等。久了之後其實發生一些狀況:

  • 事項越來越多,於是會慢慢分隔出一個個不同目標的版(board),跨版之間的狀態就會變得很難同步。比如說原來的版有個『進行中』清單記錄著所有正在進行中的事項,當學習進程被分隔出來之後,學習進程的『進行中』事項要在哪邊被維護就是很頭痛的事情。
  • 有些事情在『進行中』裡面一放就是三個月半年。比如說一些比較需要深讀的書,或是一些一直拖延處理的事情或做一半沒繼續的事情。
  • 清單數量越來越多,嗯,人生

心得

這樣的流程乍看之下沒有什麼特別,就只是又一個清單管理的流程,但魔鬼藏在細節裡,比如說:

  • 記錄所有事情:這是有目的性地達成改變的第一步 — 瞭解自己所在的環境與狀況。
  • 持之以恆:就跟減肥一樣,理論上不難,難就難在要持續下去。清單疏於管理的結果就是無法反映現狀,無法反映現狀的清單基本上等於沒有清單了。最好的方式是養成習慣,就像每天要吃三餐一樣。
  • 盡量減少使用的工具:筆記四散各處在紙本、手機app、word上之類的狀況是盡量減低比較好。當需要整理的時候這樣真的會很難搜尋。盡量使用可以跨平台使用的工具,如果非電子的比如說實體書,也是固定幾樣自己用順手的就好。

結語

除非未來科技突破時間空間的限制,不然一天就只有二十四個小時可以使用。因此在時間管理這個項目上,優先順序永遠是最重要的。 流程的重點不在於精確的掌控什麼時候要做什麼,而是幫人搞定順序的問題,讓我們隨時都知道下一步怎麼走。並且隨著環境的變化隨時在順序上做調整。

參考資料


Originally published at finfin.github.io on July 28, 2018.

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