A Xilitaum e problema da ENTIDADE

E aí pessoal, beleza? Fico feliz que o click-bait tenha funcionado e que você agora está realmente considerando ler um texto na internet em busca de conhecimento válido. Tentarei honrar essa sua ousadia ou engano, compartilhando com você uma série de dicas para uma gestão financeira equilibrada para pequenos negócios. Esse artigo faz parte de um conjunto que tentará abordar as mais corriqueiras dores que percebemos durante esses anos de consultoria, tentarei utilizar uma linguagem fácil e acessível e rechearei também com dicas do dia-a-dia e ferramentas financeiramente acessíveis para ajudá-los nessa jornada em busca de um controle financeiro mais eficiente. Para aqueles que desejam saber um pouco mais, “linkarei” outros artigos mais técnicos no texto.

Para tornar essa jornada em busca de conhecimento menos enfadonha (assim espero), utilizarei a história fictícia (mas nem tanto) de um empreendedor chamado Roberval. O Sr. Roberval é “cabra bom de negócio”, um comerciante de marca maior, como dizemos aqui no Ceará. Desde pequeno, Roberval já mostrava suas habilidades empreendedoras materializando toda oportunidade honesta de se fazer dinheiro que via pela frente.

Roberval montou uma distribuidora de salgadinhos, a famigerada Xilitaum Salgadinhos. Inicialmente, atendia somente negócios vizinhos, porém, devido a sua imensa capacidade empreendedora, a empresa foi rapidamente expandindo. A clientela sempre satisfeita com o atendimento pessoal e atencioso do Sr. Roberval não parava de crescer.

Roberval trabalhava com várias marcas de salgadinhos. Em sua maioria, comprava diretamente dos fabricantes, mas por vezes também encontrava bons negócios comprando de revendedores maiores. Cada um desses fornecedores tinha a sua política comercial. Alguns desejavam receber em 30 dias, outros em 15 ou 20. Também variavam as modalidades de pagamento. Abidoral, por exemplo, recebia via transferência bancária, Epístocles era fã de boleto bancário, já Gertrudes preferia receber em espécie, oferecendo bons descontos para quem assim procedesse.

A Xilitaum também enfrentava alguns desafios com as suas cobranças. Alguns clientes pagavam em dia, outros “choravam” por desconto à vista, já outros gostavam de mais prazo. A necessidade de receber em cartão fez com que Roberval contratasse logo duas administradoras, a CIALO — com uma maquineta que parecia uma nave espacial — e a RODO. Com isso, a nossa empresa passou aceitar todas as bandeiras (ainda hei de ver um american express, dizia Roberval). Cada administradora tinha sua taxa administrativa, cada bandeira a sua taxa de desconto e política de pagamento próprias. Roberval, que não negava negócio, aceitava até Nota Promissória.

O dinheiro ia entrando, Roberval ia salvando algum para o negócio, e fazia retiradas maiores quando via que a conta no banco ficava gorda. E assim foi por bastante tempo, até que uma hora Roberval foi sentido que era necessário um pouco mais de organização para que conseguisse tomar decisões acertadas. E aí vai uma das principais constatações que tivemos nessa jornada enquanto consultor de pequenos e médios negócios:

“Não raro, até determinado ponto do desenvolvimento empresarial, a capacidade empreendedora supera quase todos os obstáculos rumo ao desenvolvimento da empresa. Na medida em que a complexidade aumenta, entretanto, esse feeling sozinho já não mais consegue suplantar com tanta desenvoltura as novas barreiras para o crescimento. Muitos empreendedores, encantados pela sua fórmula inicial, pecam em modificar seu paradigma quando alcançam esse patamar.”

Mas estamos falando de Roberval, e ao contrário de muitos, esse logo percebe essa necessidade e dá o seu primeiro passo rumo a profissionalização. Roberval acaba contratando seu sobrinho Genésio, administrador de empresas, para cuidar do seu financeiro.

Desafio um: a fluidez do processo.

Genésio, aterrorizado com a bagunça das contas da empresa do tio, chega a conclusão que: primeiras coisas primeiro. Ignorando as demandas do tio que já queria por que queria logo “um DRE”, percebe que o primeiro passo para arrumar a casa é buscar uma fluidez no processo financeiro.

Para fazer uso de um clichê, é preciso engatinhar para depois correr. Genésio queria primeiramente parar de ter tanta dor de cabeça com o dia-a-dia operacional, para só então pensar em consolidar informação para tomada de decisão. E para isso listou os objetivos que pretendia alcançar ao final desse passo inicial.

Contas a Pagar

  • Pagar somente o que é devido
  • Não esquecer pagamentos importantes
  • Pagar na data certa, evitando multas e juros.
  • Pagar sem duplicidade

Contas a Receber

  • Receber o que era devido pelos clientes
  • Receber cada vez mais em dia
  • Cobrar multas e juros dos que não honrassem seus compromissos
  • Não cobrar clientes em duplicidade.
  • Evitar que clientes inadimplentes continuassem a ampliar suas dívidas.

Tesouraria

  • Ter certeza que o caixa do dia decorrente das vendas à vista correspondia à realidade;

Objetivos bem mundanos, pensou Genésio. Mas o que parecia fácil em teoria, na prática revelava-se bem complicado.

Contas a Pagar

No Contas a Pagar, a situação era uma verdadeira Bósnia. Roberval pagava várias de suas contas pessoais através da empresa, por vezes também realizava tratativas com fornecedores e repassava valores a eles através dela (pois o fornecedor não tinha conta no Banco do Brasil, onde era a da Xilitaum, e Roberval não queria pagar taxas bancárias)

A esposa de Roberval, Dona Mijardina, possuía um cartão da conta PJ da Xilitaum e corriqueiramente fazia retiradas para pagamentos de contas pessoais. Roberval também comprava itens para a empresa no seu cartão de crédito pessoal (para ganhar milhas, justificava ele). Eustáquio, filho do ilustre casal, e conhecido voluptuário, socorria-se diuturnamente do caixa da Xilitaum para investir no seu namoro com a jovem Aleuca. E é aqui meus amigos(as) que nos deparamos com o primeiro grande vilão de qualquer negócio que pretende se profissionalizar: o desrespeito ao princípio da entidade. E o que seria isso?

LET’S GET TECHNICAL

O princípio do entidade está presente no Art. 4º da Resolução CFC nº 750–93, que apesar de revogada em 2016 ainda assim é fonte válida do conceito debatido.

Art. 4° — Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por conseqüência, nesta acepção, o Patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição.

Em linhas gerais, meus caros, o que o princípio da entidade quer é que separemos o joio do trigo, que demos a César o que é de César, que não confudamos barra-funda com … enfim, você entendeu o recado. Ora, controlar o patrimônio é coisa séria, existe uma ciência inteira que se dedica a isso e se já é desafiador fazê-lo obedecendo aos seus princípios, imagine contrariando-os. Então, caso você se identifique com a situação da Xilitaum, livre-se também dessa primeira amarra.

Além de dificultar o controle financeiro e patrimonial, o desrespeito ao princípio da entidade traz também outros malefícios. Para citar um deles, recorramos ao código civil:

Art. 50. Em caso de abuso da personalidade jurídica, caracterizado pelo desvio de finalidade, ou pela confusão patrimonial, pode o juiz decidir, a requerimento da parte, ou do Ministério Público quando lhe couber intervir no processo, que os efeitos de certas e determinadas relações de obrigações sejam estendidos aos bens particulares dos administradores ou sócios da pessoa jurídica.

O que artigo supra nos informa é que a simples confusão patrimonial pode fazer com que determinados efeitos que originalmente só recairiam sobre o patrimônio da empresa sejam estendidos ao patrimônio dos sócios ou administradores. E isso se dá independente de você ter constituído seu empreendimento como uma sociedade limitada, onde teoricamente seu patrimônio e o da sua empresa não se confundiriam.

Adicionalmente, o recebimento e pagamento de contas empresariais através de contas pessoais pode alertar órgãos de fiscalização, pois ao incorrer em recebimentos e gastos muito superiores aos declarados enquanto pessoa física, é gerada uma inconsistência nas suas contas bastante complicada de se explicar dentro do procedimento fiscalizatório.

Genésio, bradando como um CyberCop, disse: Agora chega! (se vc não é velho como eu, procure na internet). E elegendo esse como seu primeiro grande inimigo, partiu para o combate.

Genésio dizendo: “Agora chega”

O que Genésio pode fazer então para separar esses dois entes siameses? Entre pequenos e médios negócios, a superação desse vício é muito mais uma questão de “filosofia” do que da aplicação de quaisquer regras contábeis complexas. Genésio tem a difícil tarefa de convencer ao seu tio e família que o respeito ao princípio da entidade é pressuposto básico de uma gestão financeira/contábil profissional.

Medidas práticas:

  • Conscientizar Roberval da importância da separação patrimonial;
  • Orientar Roberval a fazer uma reunião familiar que oriente das novas políticas de respeito ao princípio da entidade que a empresa implantará
  • Retirar acesso à conta corrente da PJ que estão em mãos de pessoas não pertencentes ao negócio;
  • Mudar titularidade de contratos de serviços feitos em nome PF e que são utilizados pela PJ e vice-versa.
  • Fazer uma média dos gastos corriqueiros de Roberval e família dos últimos 12 meses. Estabelecer um pró-labore que consiga arcar com esse valor mensal;
  • Requisitar que Roberval abra uma conta empresarial em outra instituição financeira para fornecer mais opções de pagamento e recebimento a fornecedores e clientes;
  • Modificar endereço de destino de boletos e outras contas pessoais.
  • Pedir um cartão de crédito empresarial;

Se você é consultor ou contador e já tentou fazer isso alguma vez, sabe que a tarefa não é fácil. A esposa diz que sempre foi assim, e que não é um tal Genésio que vai dizer como ela pode gastar o dinheiro da família. O filho dá uma de pedante e diz que papai é quem manda. Roberval nunca tem tempo de ir ao banco e acaba se socorrendo de velhos hábitos. Genésio, entretanto, resoluto como um jumento empacado, acaba por convencer os envolvidos que essa é a maneira correta de tocar um empreendimento.

Todavia, a epopéia de Genésio está apenas começando aí. Fora esse descalabro da confusão patrimonial, outros empecilhos dificultavam a gestão fluida do Contas a Pagar da empresa. Podemos citar:

  • A grande variedade de modalidades de pagamento;
  • Os constantes pagamentos em dinheiro, requerendo idas a fornecedores ou a bancos para que fossem realizados entregas de numerário ou depósitos;
  • Grande variedade de negociações com fornecedores feitas de maneira verbal sem título que a embase, prejudicando o acompanhamento dessas dívidas;
  • O constante pedidos de adiantamentos (vales) por parte dos funcionários que dificultava o cálculo dos montantes a receber por cada um deles;
  • O uso constante de cheques, exigindo um controle em paralelo para verificação de suas compensações

Bem, Genésio é novo e está com gás pra atacar cada um desses problemas, mas isso é assunto para o nosso próximo artigo.


Se você anda incomodado com a maneira como o seu negócio é estruturado, anda procurando formas de engajar pessoas, de ser mais responsivo ao dinamismo desse mundo complexo; mas sente que algo maior está te travando, vamos tomar um café (ou talvez algo mais gelado). A gente sente o mesmo e estamos na mesma busca.

Victor Batalha