Se pra pagar está difícil, imagine pra receber!

E aí pessoal beleza? No artigo passado apresentamos a Xilitaum comércio de salgadinhos, uma pequena empresa que está começando a pegar embalo. Roberval, o seu proprietário, começa a se deparar com desafios para gerir a empresa que fogem da sua capacidade individual. A sua fórmula de gerenciar precisa ser levemente ajustada e, ao constatar isso, Roberval decide contratar seu sobrinho Genésio, que pelo que vimos tem o “couro grosso” para enfrentar os desafios de ordem técnica e relacional oriundos da gestão financeira. Espero que a história da Xilitaum tenha despertado interesse e que suas lições ressonem também com os desafios que vocês encontram no dia-a-dia.

Vimos que o primeiro grande problema com o qual Genésio se deparou foi o constante desrespeito ao princípio da entidade pelo seu tio e familiares. Isso dificultava imensamente o estudo separado desses entes, impossibilitando uma visão clara do negócio. Além desse, Genésio se defrontou com outros desafios, relacionados mais especificamente ao setor de Contas a Pagar. Vamos nos recordar:

  • A grande variedade de modalidades de pagamento;
  • Os constantes pagamentos em dinheiro, requerendo idas a fornecedores ou a bancos para que fossem realizados depósitos;
  • Grande variedade de negociações com fornecedores feitas de maneira verbal sem título que a embasasse, prejudicando o acompanhamento dessas dívidas;
  • Os corriqueiros pedidos de adiantamentos (vales) por parte dos funcionários que dificultavam o cálculo dos montantes a receber por cada um deles;
  • Diferentes modalidades de recebimento para colaboradores.
  • O uso constante de cheques, exigindo um controle em paralelo para verificação de suas compensações

Como os problemas são muitos, Genésio resolveu esquematizar uma tabela para evitar a fadiga:

(a) Geralmente, os benefícios do processamento eletrônico de pagamentos perpassam em muito os custos com ele. A empresa deve estar, entretanto, sempre atenta às taxas bancárias incidentes nessas operações e negociar sempre que possível com seu banco.

(b) Muitas empresas ainda recorrem a cheques para processar seus pagamentos. Algumas emitem diariamente um cheque no valor acumulado das suas contas a pagar do dia, enviando ao banco para, uma vez lá, o cheque seja compensado na “boca do caixa” e então individualizado para os pagamentos.

Beleza, beleza. Dois meses de vai pra lá e vem pra cá — ma ôe — de muita argumentação com colaboradores, de orientações a seu tio, de convencimento de fornecedores (esses querendo sempre recorrer a práticas antigas) e as coisas pareciam estar finalmente se arrumando no Contas a Pagar.

A complexidade do dia-a-dia estava baixando. Genésio processava a maioria dos seus pagamentos de forma eletrônica. Fornecedores recebiam em sua majoritariamente via boleto bancário, restando alguns via transferência. Tudo era pré-cadastrado e pré-agendado por Genésio diretamente no internet banking da empresa, Roberval apenas checava o cadastrado com a documentação suporte apresentada por Genésio (faturas, notas fiscais / faturas comerciais, folha de pagamento) e finalmente liberava o pagamento com sua senha própria.

A cobranças surpresas de fornecedores começavam a ficar mais raras, pois Genésio conseguiu acordar que os pagamentos seriam feitos em regra 30 dias ou em 15 dias depois do recebimento das mercadorias. E como mantinha um registro dessas entradas, era muito fácil fazer uma previsão dos pagamentos a vir. O uso de dinheiro passou a ser desencorajado devido aos seus riscos e no final viu-se que ceder a essas exigências de alguns fornecedores não economizavam lá esses grandes valores. Funcionários já recebiam quase que completamente na data apropriada (mas não pense que foi fácil convencê-los) e através das suas contas-salário.

Fora alguma recaída aqui e outra alí (isso também é de praxe), as coisas pareciam mais calmas quando o assunto era “pagar o povo”.

Genésio via que a coisa tinha melhorado, mas sentia ainda que o processo não estava automatizado o suficiente. Ainda era necessário utilizar uma planilha de Excel para registrar os pagamentos, depois fazer processo bem análogo cadastrando os boletos e transferências necessárias no internet banking. Mas Genésio resolveu deixar isso processando na sua mente e partiu logo para a ponta diametralmente oposta do processo: o recebimento de recursos. O famoso Contas a Receber.

Contas a Receber

Genésio percebeu que a empresa recaia em erros muito análogos aos observados na outra ponta do processo. A Xilitaum mantinha exageradas modalidades de recebimento dos seus clientes. Muitos ainda pagavam, pasmem, emitindo Notas Promissórias.

A Xilitaum também aceitava cheques de terceiros e por vezes os repassava adiante para saldar suas próprias dívidas. Algumas vezes, um já esquecido cheque de terceiro repassado voltava e aí começava a dor de cabeça de achar quem tinha repassado aquilo para a Xilitaum e a que título.

O fato de Roberval ter abdicado dos recebimentos via conta pessoal já ajudava bastante a manter o mínimo de controle no Contas a Receber, mas ainda era medida insuficiente para trazer a paz desejada para Genésio.

Recebimentos eram por vezes divididos em três ou mais modalidades: um terço via cheque de terceiros, um terço em espécie e um terço em cartão de crédito. Os clientes da Xilitaum sabiam dessa sua maleabilidade e propunham as mais inventivas formas de pagar. Essa maleabilidade era tanta que Genésio já sabia que quando via muita gente comendo queijo na empresa, era sinal de que o Sr. Aristides estava pagando alguma dívida em atraso.

O prazo de recebimento das dívidas dos clientes também era um grande gargalo, cada cliente ia propondo o seu e esses iam modificando de compra em compra. Sem uma sistematização desses prazos e sem uma ferramenta para acompanhar todas essas negociações ad-hoc, o prazo de recebimento de uma venda era um verdadeiro mistério.

Sabendo que Genésio tentava agora colocar ordem na casa, os clientes já davam o “bypass” nele, indo falar direto com o Seu Roberval, pois esse aceitava desde queijo até carta de crédito de consórcio como contraprestação.

A falta de uma política de crédito, fazia com que os atrasos nos pagamentos fossem constantes. Clientes sempre usavam a sua proximidade pessoal com Roberval como saída pela sua falta de pontualidade nos pagamentos. A ausência de um limite de endividamento de clientes também gerava grandes riscos. Alguns clientes faziam enormes pedidos sem que a Xilitaum fizesse qualquer consideração sobre suas capacidades de pagamento.

A Xilitaum raramente emitia boletos bancários para sustentar suas vendas. Genésio, por vezes via no internet banking transferências que não fazia ideia a que se referiam. Só depois é que algum cliente dizia que aquela transferência realizada via conta de um amigo, era referente ao pagamento parcial de uma fatura em atraso.

A cobrança de devedores era sempre complicada, pois por muitas vezes o único título para embasar aquela transação era a Nota Fiscal e o no máximo o relatório do sistema (desenvolvido por um amigo do Sr. Roberval) que era onde as faturas comerciais eram emitidas. Alguns calotes já tinham se materializado, sem que tivesse havido qualquer movimentação administrativa ou judicial em busca da recuperação desses ativos.

Roberval também, pressionado por clientes, caía no erro de não emitir documento fiscal nas suas vendas. O que gerava riscos tributários muito além de qualquer benefício econômico que estivesse usufruindo momentaneamente.

Enfim, Genésio tinha a ingrata tarefa de monitorar todas essas modalidades de pagamento, prazos, titulares para chegar a conclusão de que alguém tinha saldado a sua dívida com a Xilitaum. Genésio por vezes se achava um verdadeiro John Nash quando conseguia recolher dados de diversas fontes para conciliar seu contas a receber.

Bem, Genésio diante desses novos desafios não esmoreceu. Mais uma vez arregaçou as mangas e partiu para combater cada um desses vícios e é isso que veremos no nosso próximo artigo.


Se você anda incomodado com a maneira como o seu negócio é estruturado, anda procurando formas de engajar pessoas, de ser mais responsivo ao dinamismo desse mundo complexo; mas sente que algo maior está te travando, vamos tomar um café (ou talvez algo mais gelado). A gente sente o mesmo e estamos na mesma busca.

Victor Batalha