Chúng ta đang lãng phí thời gian vào những việc gì?

Nguồn: TechElite Inc dịch và tổng hợp từ inc.com

Rất ít nhân viên dám khẳng định rằng họ tập trung từng phút một trong một ngày làm việc. Ai cũng cần một thời gian nghỉ ngắn giữa giờ, uống chút cà phê, cập nhật tin tức, hay kiểm tra facebook sau giờ ăn trưa. Một số người coi những lần nghỉ ngắn như vậy có tác dụng “nạp lại pin” và chống “kiệt sức” cho trí não.

Nhưng ngày nay, nhân viên bị rất nhiều nguồn cám dỗ gây xao lãng sự tập trung. Thay vì thích nghi với thế giới công nghệ, chúng ta đang bị những công nghệ này điều khiển. Trong bản điều tra về thời gian lãng phí tại công sở, salary.com thu được kết quả đáng kinh ngạc có tới 89% số người trả lời thừa nhận lãng phí thời gian ở công sở mỗi ngày. Thậm chí một số lượng nhỏ thừa nhận lãng phí từ một nửa thời gian làm việc (8 tiếng mỗi ngày) trở lên vào những nhiệm vụ không liên quan đến công việc.

Tuy với 61% số người đã thừa nhận lãng phí 30 phút đến 1 tiếng mỗi ngày thì hiệu suất làm việc mất đi có vẻ không đáng kể, nhưng với các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ cần 30 phút mỗi ngày sẽ đồng nghĩa với 2.5 tiếng mỗi tuần và 130 tiếng mỗi năm. Vậy chúng ta đang lãng phí thời gian vào những đâu?

1. Google

Các hoạt động trên công cụ tìm kiếm tất nhiên là đi với các mục đích sử dụng Internet nói chung, bởi hầu hết mọi người thường dùng Google để tìm kiếm thông tin mình cần. Nếu như trong giờ làm việc, các tìm kiếm trên google “có thể” liên quan đến công việc, nhưng trong rất nhiều trường hợp, nhân viên của bạn đang tìm kiếm các deals du lịch hoặc tập mới của series phim truyền hình mà họ thích.

Nhiều công ty coi việc online quá nhiều là “ăn gian” thời gian của công ty, nhưng đặt ra luật giới hạn thời gian online thì không phải là một ý tưởng hay. Công ty không thể khóa hẳn kết nối Internet vì nhân viên vẫn cần dùng để làm việc. Và kể cả khi nhân viên không cần dùng tới kết nối Internet để làm việc thì việc khóa kết nối vẫn là vô ích vì nhân viên vẫn có thể sử dụng smartphone.

Thay vì giới hạn thời gian online của nhân viên, công ty nhân tập trung vào kết quả công việc của từng cá nhân. Nếu như các nhân viên có thể hoàn thành đúng hạn mọi công việc mà có tới một nửa ngày làm việc để lãng phí, công ty có thể phân thêm nhiệm vụ cho họ. Hoặc nếu như hiệu suất làm việc của nhân viên còn thấp, thì người quản lý nên tập trung vào kỷ luật chung thay vì giám sát hoạt động từng phút một những hoạt động khiến giảm hiệu suất làm việc.

2. Mạng xã hội

Mạng xã hội ngày càng càng trở thành một điểm đến lý tưởng cho việc “đốt thời gian”. Hiện tượng nghiện sử dụng mạng xã hội đã trở nên quá phổ biến và thậm chí còn ảnh hưởng tới sức khỏe của con người. Mạng xã hội, đặc biệt là Facebook​, đang chiếm rất nhiều thời gian của nhân viên và khiến nhân viên xao lãng trong giờ làm việc.

Văn hóa doanh nghiệp là một mối quan tâm lớn cho những lãnh đạo muốn đảm bảo một môi trường cởi mở và làm việc ít phức tạp hơn cho các nhân viên thời hiện đại. Vì thế, văn hóa doanh nghiệp thời hiện đại cũng có mặt trên các mạng xã hội và blog, đặt ra tiêu chuẩn riêng của từng công ty. Bộ mặt của công ty trên mạng xã hội cung cấp cơ hội tốt để tiếp cận với khách hàng và nhân viên công ty, tạo ra những sự kết nối chặt chẽ mới.

Thay vì cấm đoán nhu cầu dùng Facebook của nhân viên, một số công ty nhận thấy rằng chấp nhận nó sẽ là một lựa chọn tốt hơn. Những nhân viên trung thành sẽ ủng hộ cho thương hiệu mà họ đại diện, và theo dõi những thông tin trên mạng có liên quan đến thương hiệu công ty mình và trả lời những bình luận đó. Doanh nghiệp cũng có thể giao cho những nhân viên trung thành này theo dõi xem những đối thủ khác đang làm gì hoặc cập nhật thông tin cho trang mạng xã hội của doanh nghiệp.

3. Họp hành

Các cuộc họp là một trong những công việc luôn được coi là tốn thời gian nhất của các tổ chức. Điều này đặc biệt đúng khi các nhân viên bị yêu cầu tham gia những cuộc họp mà không thật sự liên quan đến họ. Một nghiên cứu của báo Harvard Business Review cho thấy ở một công ty lớn, chỉ cần một cuộc họp hàng tuần sẽ tiêu tốn tổng cộng 300,000 giờ trong một năm cho doanh nghiệp. Con số này bao gồm cả các cuộc họp với quản lý của nhóm để chuẩn bị và cả cuộc họp của quản lý với nhân viên.

Trong rất nhiều trường hợp, những điều được thảo luận trong các cuộc họp có thể được tổng kết ngắn gọn lại trong một email hay một cuộc gọi ngắn. Và báo cáo hàng tuần của mỗi phòng ban có thể cung cấp đủ thông tin cho các giám đốc của công ty thay vì phải lãng phí hàng ngàn giờ làm việc mỗi năm.

4. Email

Một nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên phải dành ra hơn ¼ ngày làm việc để đọc và trả lời email. Thêm vào nữa là khi có các thiết bị di động, nhân viên càng bị cám dỗ “phải kết nối”, và cũng từ đó, các đồng nghiệp và khách hàng luôn trông chờ được trả lời ngay lập tức, kể cả khi nhân viên đang nghỉ hay công tác. Rất nhiều người nhận thấy rằng nếu như họ không phải trả lời mọi email ngay khi nhận được thì họ có thể tập trung và hoàn thành được rất nhiều công việc khác trong ngày.

Để tăng hiệu quả làm việc và tránh lãng phí thời gian, hãy tìm một công cụ làm việc hiệu quả mà không yêu cầu bạn phụ thuộc vào email. Theo kết quả của những người dùng đầu tiên của WorkTime, việc tập trung thảo luận về công việc và sắp xếp thông tin một cách khoa học đã giúp nhân viên không phải băn khoăn mỗi khi cập nhật hay giao tiếp với đồng nghiệp qua email, loại bỏ đi những câu hỏi như: email này gửi cho những ai, thông tin này tìm ở thread nào, hỏi thông tin từ người nào, v.v…

Bên cạnh đó, nếu như bạn không thể tránh khỏi việc liên lạc qua email với các đối tác, khách hàng, bạn có thể đặt ra những khoảng thời gian “không email” trong ngày và chỉ kiểm tra khi đã hoàn thành xong các công việc khác. Bạn cũng có thể dùng các công cụ để không bị các thông báo email làm xao nhãng.