Tres formas sencillas de anticiparte hacia donde va el negocio
Predicción de ventas con Excel. Caso práctico
Cualquier empresa, grande o pequeña, puede utilizar alguno de estos métodos
Sin duda, una inquietud recurrente entre los dueños, emprendedores y diretores de negocio es saber cuanto venderán al final del mes o en el semestre.
Conocer con suficiente anticipación las ventas totales en un periodo específico permite tomar acciones correctivas para incrementar las ventas si la tendencia es negativa.
Por suerte no se requiere mucho para obtener una estimación, un tanto confiable, sobre las ventas futuras o de cualquier indicador que medimos: clientes, pagos, transacciones… Etc.
1.- Estimar la relación del indicador con el tiempo
La manera más fácil de obtener un número es calculando el promedio en un periodo determinado: ¿cual es el volumen de ventas promedio por hora en las últimas 12 horas de operación?
Supongamos que en las últimas 12 horas se han vendido en promedio $250 por hora.
El día tiene 24 horas entonces multiplicamos 250 por 24 y obtenemos 6,000.
Eso quiere decir que si se mantiene el ritmo de ventas (250 por hora) entonces al final del día se obtendrán $6,000 de ventas.
Nota 1: Este método puede funcionar para calcular las ventas por semana, por mes o por cualquier periodo de tiempo.
Nota 2: La precisión aumenta en la medida que haya menos tiempo que predecir. Al estimar las ventas de un mes el resulado tenderá a ser más preciso al calcular con 20 días transcurridos que con 7.
2.- Obtener el rango de las ventas
A diferencia de otros métodos este brinda un rango, es decir: un volúmen de ventas mínimas y máximas que se pueden lograr.
Personalmente prefiero este pues brinda un límite inferior que puede servir como alerta: si las ventas van por debajo de ese límite entonces algo anda mal.
El siguiente método consiste de dos pasos: el primero es visualizar la información y el segundo en estimar el intérvalo de confianza.
Ahora si, manos a la obra…
Distribución de las ventas
El primer paso es visualizar la distribución de las ventas por día en un histograma.
Para ello en Excel seleccionamos la columna de ventas.
Después, en la sección de gráficos elegimos la opción de “Histograma”.
Ahora podemos ver como se distribuyen las ventas por día. En la siguiente gráfica se observa que la mayoría de los días las ventas oscilan entre 2,765 y 3,705 (las dos columnas más altas).
Ahora sabemos que la mayoría de las ventas diarias están dentro de estos dos rangos.
Estimar el intérvalo de confianza
Una vez que hemos visto la distribución de las ventas diarias ahora continuamos con la estimación del intérvalo de confianza.
¿Qué es el intérvalo de confianza?
En estadística se llama intérvalo de confianza (IC) a un par de número entre los cuales se encuentra un valor desconocido.
En este caso el valor desconocido es el monto total de ventas por día y calcularemos el par de números que delimitan el rango mínimo y máximo entre los cuales se cuentra ese valor desconocido.
Para calcular el IC necesitamos…
Paso 1: Obtener el promedio de ventas por día
Primero nos colocamos en cualquier celda de Excel y calculamos el promedio de las ventas con la función =PROMEDIO()
Paso 2: Obtener la desviación estándar (SD)
Al igual que en el paso anterior mandamos llamar la funcion SD =DESVEST()
Paso 3: Calcular el IC
Por última usamos la función del IC INTERVALO.CONFIANZA(alpha,SD,tamaño) donde:
alpha = Nivel de confianza: .05 equivale a 95% de confianza.
SD = desviación estándar.
tamaño = tamaño del conjunto de datos.
Paso 4: calcular el rango del IC
Después de obtener el promedio, la desviación y el IC podemos calcular el límite inferior y máximo de las ventas por día.
Con los datos proporcionados en las imágenes de los pasos anteriores obtenemos un IC de 104.
Para obtener el límite inferior únicamente restamos el IC al promedio.
Límite inferior
Promedio - IC = Límite inferior
3,069 - 104 = 2,965Por otro lado para calcular el límite superior sumamos el IC y el promedio
Límite superior
Promedio + IC = límite superior
3,069 + 104 = 3,173Ahora con el IC podemos concluir con un 95% de confianza que las ventas del día estarán entre 2,965 y 3,173.
3.- Usando la función PRONOSTICO() de Excel
Existe otra forma de predecir el volumen de ventas. Este método devuelve un número que suele estar por debajo del promedio, de esa manera se reduce el riesgo de fallar al predecir un mal día.
En este caso se necesitan dos variables, en una columna las fechas y en otra las ventas de ese día.
Nos colocamos en la ultima celda y añadimos la fecha que queremos predecir, en este caso 17 de enero y en la celda contigua insertamos la función PRONOSTICO(x,conocido_y, conocido_x) donde:
x = fecha que queremos predecir
conocido_y = ventas
conocido_x = fechasCon estos pasos, las ventas del 17 de enero serán de 2,190.
Como dije anteriormente este cálculo arroja un resultado menor al promedio, sin embargo si ofrece una aproximación al monto final de ventas al igual que los otros métodos que vimos anteriormente.
Nota final
Aún cuando hagamos nuestras predicciones podemos encontrarnos que lo realmente vendido difiere mucho de lo estimado.
En estos casos puede deberse a un error en los cálculos, un cambio en el proceso de ventas, errores en la información que estamos analizando o simplemente al azar.
