Changer de syndic: la procédure à suivre ✅
Les raisons pour changer de syndic peuvent être nombreuses (en cas de manquement, par exemple, comme vu dans mon post précédent).
Voici un résumé des étapes à suivre, que je vais vous présenter en détail, une par une.
1) Consultez des candidats syndics
2) Comparez les offres de syndics
3) Préparez l’assemblée générale de copropriété
4) Le vote lors de l’assemblée générale
5) Transition avec le nouveau syndic
Étape 1: Consultez des candidats syndics
Commencez par choisir le modèle de syndic: professionnel ou non-professionnel (voir mon post à ce sujet pour vous aider dans cette décision).
Ensuite, tentez d’obtenir les informations suivantes sur les syndics qui vous intéressent:
📌 Commencez par choisir le modèle de syndic: professionnel ou non-professionnel (voir mon post à ce sujet pour vous aider dans cette décision).
Ensuite, tentez d’obtenir les informations suivantes sur les syndics qui vous intéressent:
📌 La nature des immeubles gérés : le syndic doit s’occuper de copropriétés similaires à la vôtre pour être efficace;
📌Le nombre d’immeubles gérés : c’est un critère important. Assurez-vous que le candidat syndic puisse vous consacrer suffisamment de temps pour mener à bien les tâches afférentes à la gestion administrative, technique et financière ;
📌 Exposez lui les caractéristiques éventuelles de la copropriété ( problèmes, litiges , travaux etc…)
Cette première étape, de recherche et de collecte d’informations, va vous permettre de définir un périmètre de candidats.
Étape 2: Comparez les offres de syndic
Après avoir effectué vos recherches préliminaires et établi une sélection de candidats pour remplacer votre syndic actuel, il est temps de demander des offres et de comparer les paramètres du contrat.
Voici les principaux critères à comparer soigneusement:
📌 Durée du contrat ;
📌 Montant du forfait mensuel pour les prestations ordinaires ;
📌 Durée et tranche horaire de l’AG comprise dans le contrat ;
📌 Nombre de visites incluses ;
📌 Nombre de réunions avec le conseil de copropriété incluses ;
📌 Rémunération liée aux prestations extraordinaires ;
📌 Vérification des données professionnelles du Syndic (agréation IPI, Assurances , etc…).
Selon les besoins et spécificités de votre copropriété, certains critères seront bien entendu plus importants et pertinents que d’autres. Cette liste vous permettra toutefois de comparer les candidats sur une base simple et facilement évaluable !
Étape 3 : Préparez l’assemblée générale de copropriété
Une fois le ou les candidat(s) choisis, placez le sujet à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. Pour ce faire, vous devez envoyer un courrier à votre syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception pour demander de porter, en plus des points habituels , les points suivants à l’ordre du jour :
📌 Nomination du Syndic :
🙋 Voter pour la révocation du syndic actuel;
🙋 Présenter les offres des syndics et voter pour la désignation d’un Syndic qui prendra ses fonctions au plus tard dans un délai d’un mois à dater de la présente AG;
🙋 Désignation de la personne qui reçoit mandat de l’Assemblée pour signer le contrat avec le nouveau Syndic.
Voici trois conseils pour s’assurer que le changement de syndic sera bien abordé à la prochaine assemblée générale :
☑ Évitez l’éparpillement des voix : ne proposez que un ou deux contrats lors de l’AG;
☑ Envoyez le courrier au syndic dès que possible : le courrier doit être envoyé avant la réception des convocations par les copropriétaires, sous peine de ne pas être abordé durant l’AG;
☑ Assurez-vous de la bonne réception du courrier par le syndic: demandez une confirmation par mail à votre syndic.
Cette étape est cruciale: mal ou pas organisée, elle peut vous coûter un temps précieux (et donc, de l’argent) si vous ne parvenez pas à choisir un nouveau syndic.
Étape 4 : Le vote lors de l’assemblée générale 🙋
Lors de l’assemblée générale, procédez au vote:
✅ Si la majorité requise par la Loi est atteinte: le syndic qui remporte le plus de voix est élu;
❌ Si la majorité requise par la Loi n’est pas atteinte: un second tour de vote a lieu à la majorité requise (majorité des copropriétaires présents ou représentés uniquement) en éliminant celui ou ceux ayant obtenu le moins de suffrages au 1er tour.
Nos conseils pour bien organiser ce vote:
📍 Le lieu de la réunion: demandez au syndic de choisir un lieu neutre pour l’AG.
📢 Le secrétaire de séance: si vous nommez le syndic sortant comme secrétaire de séance, assurez-vous d’obtenir très rapidement le PV et la feuille de présence.
Maintenant que vous savez comment organiser ce vote dans les meilleures conditions, il ne vous restera plus qu’à organiser la transition entre votre ancien et votre nouveau syndic.
Voici la dernière étape pour changer de syndic. Après avoir sélectionné vos candidats, récolté des devis, organisé votre assemblée générale et effectué un vote, il est temps d’acter le changement de syndic !
Étape 5: Transition avec le nouveau syndic
L’élection d’un nouveau syndic vaut révocation de l’ancien.
Le mandat de votre syndic cesse donc dès l’élection du nouveau syndic.
Après avoir élu le nouveau syndic, le syndic sortant dispose d’un mois pour transmettre les fonds si c’était un syndic professionnel ainsi que tous les documents et archives. Comptez donc un à deux mois après l’AG pour que le nouveau syndic soit pleinement opérationnel !
✅ Et voilà, votre copropriété peut enfin fonctionner avec son nouveau syndic. En espérant que cette transition se passe du mieux possible grâce à mes explications, je vous invite à relire mes précédents posts, que je posterai en commentaire sous celui-ci. N’hésitez pas à me poser des questions !
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