Votre todolist, garante de l’efficacité de votre cerveau (03/12)

Je l’ai dit plusieurs fois dans mes articles : votre cerveau est important pour créer, pour être productif. David Allen, le créateur de la méthode GTD, répète souvent que le cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les conserver. Donc, nous allons parler aujourd’hui de votre liste de tâches par l’intermédiaire d’une application : Nozbe.


Nozbe sur iOS

Avant tout, si je parle spécifiquement de Nozbe ici, vous pouvez parfaitement appliquer les grandes lignes de ce que je vous dis à d’autres apps dont vous avez peut être plus l’habitude, qu’elles s’appellent Todoist, Wunderlist, Things ou OmniFocus. Par ailleurs, je ne fais pas un test d’application ici.

Je me suis longtemps posé la question de savoir comment organiser ma todolist pour qu’elle soit efficace. C’est un processus en perpétuelle évolution : votre situation actuelle est amenée à changer et vous devez donc utiliser une solution et un processus qui soit modulable.

Le but de votre todolist est donc, on le répète, de vider votre cerveau. Vous recevez des mails toutes les heures, on vous demande des choses oralement, vous avez des réunions où vous convenez des choses que vous devez accomplir… bref, des choses à faire, y en a toujours plein. Plutôt que de vous les rappeler toutes, il est plus efficace de les noter. Votre cerveau vous dira merci et, surtout, il sera disponible à 100% pour d’autres choses.

J’ai donc créé dans Nozbe des projets avec des intitulés clairs :

  • Finances personnelles pour mes échéances financières du mois (payer les factures à telle date, réviser mon budget à telle autre, telle facture à payer à telle date)
  • Fleet Management EX pour mon projet de révision de processus pour la gestion des factures de leasing dont je vous parlais hier.
  • Lecture de la Bible en 365 jours dont le titre est assez clair
  • Réorganisation de OneDrive parce que mon espace de stockage est devenu un gros bazar et que j’ai prévu de le ranger.
  • Etc
Etre occupé signifie faire des choses ; être productif signifie terminer des choses.

Chaque projet reçoit une couleur qui me permettra de savoir s’il s’agit d’une projet personnel (vert), d’un projet pro (bleue), d’une routine à accomplir chaque jour (violet) ou d’un sujet sur lequel je dois avoir une concentration très importante (rouge).

Quand une nouvelle tâche se présente à moi, je l’envoie dans mon inbox dans Nozbe.

  • Si je me souviens d’une chose que je dois faire sur le chemin du travail, je demande à Siri de l’ajouter à Nozbe.
  • Si je reçois un mail qui me demande de faire quelque chose, je l’envoie à l’adresse mail attribuée par Nozbe. Idem si j’envoie un mail qui nécessite un suivi.

Ainsi, ma boite de réception va se remplir et mon cerveau va se vider.

Une fois par jour, je regarde ma boîte de réception et, chaque tâche qui s’y trouve est traitée de façon similaire.

  • Elle est affectée à un projet (ou j’en crée un nouveau si besoin)
  • Je lui donne une échéance si nécessaire. Rappelons que toutes vos tâches n’ont pas obligatoirement besoin d’une échéance. Je reviendrai juste après.
  • Je lui attribue aussi un contexte. Le contexte est emprunté à la méthode GTD et peut être défini comme suit : ce peut être un moyen dont vous avez besoin pour accomplir votre tâche (par exemple un PC ou un iPad ou votre téléphone ou votre agenda), un endroit auquel vous devez vous trouver pour l’accomplir (Au travail, à la maison, à l’extérieur).

La notion de contexte est importante justement pour éviter d’attribuer à vos tâches une échéance systématique : les échéances, çà fait peur et vous ne voulez pas avoir peur. Sinon vous allez perdre en productivité et en efficacité.

Ce contexte donc va vous aider à accomplir vos tâches à l’instant où vous devez les accomplir. Illustrons.

Vous commencez votre journée de travail. Vous finissez votre routine d’arrivée au travail (commander votre sandwich, arriver à l’inbox zero pour votre mail, classer votre courrier). Vous avez des tâches prioritaires à effectuer, celles qui ont vraiment besoin d’une deadline. Vous vous en occupez donc. Mais ensuite ? Vous n’allez pas rester sans rien faire, si ?

Non parce que vous êtes un employé modèle et productif. Vous allez donc ouvrir Nozbe (qui est dispo aussi sur le web – coucou Things et OmniFocus). Vous allez cliquer sur le contexte Travail et ainsi vous allez voir toutes les choses qu’il vous reste à faire sur le lieu de votre travail. Si vous avez un PC dispo, filtrez sur le contexte PC. Si vous avez des rendez-vous à prendre cliquez sur Agenda. Si vous avez des coups de fil à passer, cliquez sur le contexte Téléphone. Vous passez ainsi en revu toutes les choses à faire en fonction de votre situation actuelle.

Évidemment, vous n’allez pas faire tout à la chaîne : vous allez prioriser en fonction de l’importance de la tâche ou du niveau de concentration qu’elle nécessite.

Finalement, vous allez vous rendre compte que noter vos choses à faire, leur appliquer un projet, un contexte et, si nécessaire, une date d’échéance est encore un moyen de se conditionner pour être plus organisé et, donc, plus productif. Au début, çà demande un peu de temps pour penser les projets, les contexte, etc. Mais mettre un processus à long terme en place n’est jamais une perte de productivité !

C’est une notion qu’on a du mal à accepter en Europe : perdre un peu de temps pour en gagner énormément ensuite n’est pas une perte de temps. C’est de l’organisation et l’organisation est la base de la productivité.

Voici donc. En ce dimanche 3 décembre, je vous ai donné ma méthode d’organisation avec Nozbe. Les quatre prochains dimanche du mois, nous parlerons de quatre autres applications que vous aiderons à devenir plus productifs pour le plus grand plaisir de votre boss ! :)

En attendant, n’hésitez pas à me dire comment vous vous organisez personnellement et à poser des questions si les choses ne sont pas suffisamment explicites dans l’article.