Yapay Zeka İK Sektörünü Nasıl Şekillendiriyor? Bölüm 1

Bölüm 1: Chatbotlar ve Oryantasyon Süreci

Yapay zeka algoritmalarının yaygınlaşması ve gelişmesiyle birlikte birçok sektör dijital dönüşüm sürecini hızlandırıyor. Günümüzde veri görselleştirmeden bankacılık işlemlerine kadar birbirinden farklı amaçlar için kullanılan yapay zeka algoritmaları, otomasyon ile iş yükünü azaltırken, tahminleriyle karar süreçlerini hızlandırabiliyor.

Yapay zekanın insan kaynakları sektöründe kullanılması ise sadece tek bir sektörü değil tüm şirketlerin yönetim sürecini derinden etkileyecek bir gelişme.

Çalışan aidiyeti ve iş yeri memnuniyeti şirketleri nasıl etkiliyor?

Yapay zeka ile gerçekleşecek olan bu devasa dönüşümden bahsetmeden önce şirketlerin ve insan kaynakları departmanlarının sıkça karşılaştığı problemleri ele almakta fayda var. Bu kapsamda çalışan aidiyeti ve iş yeri memnuniyeti hem şirketlerin hem de insan kaynakları departmanlarının başlıca problemi olarak öne çıkıyor.

O.C. Tanner’ın oryantasyon süreciyle ilgili raporuna göre, her 5 çalışandan biri ilk 45 gün içinde işi bırakıyor. İşi bırakan çalışanların çoğu oryantasyon sürecinde düzgün bir eğitime tabi tutulmadıklarını ya da bu süreçte kurumlar tarafından yetersiz bir eğitim verildiğini dile getiriyor. Bu açıdan şirketlerin belli bir oryantasyon protokolüne sahip olmamasının, çalışanların yanı sıra şirketlere de zarar verdiğini söylemek mümkün.

Kariyer sitesi Career Builder’ın İK Yöneticileriyle yaptığı bir anket de bu sonucu doğrular nitelikte. Ankete göre İK yöneticilerinin yüzde 16'sı oryantasyon protokolünün bulmaması veya yetersiz olması durumunda şirketin verimliliğinin düştüğünü belirtiyor. Ankete katılan yöneticilerin yüzde 14'ü bu durumun büyük bir verimsizliği beraberinde getirdiğini söylerken, yüzde 12'si ise bu durumun çalışanların işten ayrılma oranlarını yükselttiğini belirtiyor.

Oryantasyon sürecinde çalışanların karşılaştığı ilgisizlik ve eğitim yetersizliği çalışan aidiyetine ciddi anlamda zarar veriyor. Çalışanların, işle ilgili özgüveni azalırken, kurum içi iletişimsizlik ve ekip içi güven eksikliği de artış gösteriyor. Kurum içinde yaşanan tüm bu olumsuzluklar nihayetinde verimliliği etkilemenin yanı sıra şirketlerin gelir hedeflerinin tutturmasını zorlaştırıyor.

Zira başarısız bir oryantasyon sürecinin, çalışanların şirket içindeki sürekliliğine de sekte vurduğunu söylemek mümkün. Hatta bu konuda BambooHR’ın CEO’su Ben Peterson, çalışanların yüzde 90'ının bir şirkette çalışmaya devam edip etmeyeceğine ilk altı ay içinde karar verdiğini dile getiriyor.

Buna göre ilk altı aylık süreçte gerçekleştirilen başarılı bir oryantasyon protokolü, işe yeni başlayan kişilerde, iş yeri memnuniyeti ve aidiyet bilinci yaratarak, onları uzun vadeli ve üretken çalışanlara dönüştürebilir. Böylece bu süreç, işe yeni başlayanların verimliliğini arttırırken, ekiplerin potansiyelini de yukarı taşıyacaktır.

Aslına bakarsanız 2007 yılında Wynhurst Group tarafından yapılan bir araştırma da bu görüşü destekliyor. Araştırmaya göre eğer işe yeni alınan çalışanlar, iyi yapılandırmış bir oryantasyon sürecini tamamlamışsa, çalışanların üç yıl sonra şirkette kalmaya devam etme oranı yüzde 58 oranında artıyor.

Oryantasyon sürecindeki eğitim yetersizliği ise sadece çalışan aidiyeti ve iş yeri memnuniyetini değil aynı zamanda şirket içi verimliliği de ciddi anlamda etkiliyor. Çünkü işe yeni başlayan çalışanlar zamanlarının yüzde 40’ın işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri arayarak geçiriyor.

İşe başladıkları ilk haftalarda hem İK departmanlarına hem de çalışma arkadaşlarına sıklıkla şirketle ya da iş ile ilgili temel sorular yönelten yeni çalışanlar, bu süreçte şirketle bağ kurmakta zorlanırken organizasyonel olarak verimliliğin düşmesine de yol açabiliyor.

Bu süreci değiştirmek için kurumlar yapay zekadan nasıl faydalanabilir?

Belli bir süredir sosyal ağlarda ve müşteri yönetimi alanında moderasyon için kullanılan chatbotlar, kurumsal iletişimi ve oryantasyon sürecini düzenlemek için de etkili bir çözüm olarak öne çıkıyor.

Chatbotlar, kurum içi iletişimde kullanılarak hem kurum prosedürlerinin hem de ortak soruların yapay zeka desteğiyle hızlı cevaplanması sağlanabilir. Aynı şekilde işe yeni başlayanların bilgiye hızlı erişmesini sağlayabilecek olan chatbotlar, kurum içindeki zaman kaybının önüne geçerek şirketin performansını ve çalışan verimliliğini bir üst seviyeye taşıyabilir.

İşe başlayan kişilerin soruları, genellikle İK yöneticilerinin ya da ekip arkadaşlarının iş yoğunluğu nedeniyle cevapsız kalabiliyor. Ancak bu iş için hazırlanmış bir chatbot, çalışanların tüm sorularını cevaplamak için her zaman müsait olacaktır.

Doğru cevapları destekleyici kaynaklarla çalışanlara iletebilecek olan chatbot, çalışanların anlık sorularına hızlı cevaplar verirken, onların interaktif bir deneyim yaşamasını da sağlayacaktır. Böylece çalışanlar, iş süreçlerini devam ettirirken sorularının cevaplarını da eksiksiz bir şekilde alabilir. Aynı şekilde bu iletişim süreci çalışanların şirket aidiyetini de perçinleyecek nitelikte.

Chatbotlar’ın çalışma prensipleri

Chatbotlar, ses ve metin kullanarak insanlarla etkileşime girebiliyor. Moderasyondan müşteri desteğine, oyunlaştırmadan reklamcılığa kadar birçok alanda karşımıza çıkan bu teknoloji genellikle kural tabanlı ve akıllı algoritmalar olmak üzere iki farklı temele dayanıyor.

Kural tabanlı botlar

Kural tabanlı botları, sadece belirlenen sorulara cevap veren chatbotlar olarak tanımlayabiliriz. Bilişsel programlamadan faydalanan bu chatbotlar, girdileri tanıyarak uygun cevabı verebilir. Ancak bu chatbotlar, bir yapay zeka algoritması kadar “akıllı” değil.

Öte yandan kural tabanlı botların eğitilmesi oldukça kolaydır. Öyle ki; bazı durumlarda sadece soruları, anahtar kelimeleri ve cevapları yüklemeniz yeterli olur. Ancak bu botların insanlarla kurdukları etkileşimden herhangi bir şey öğrenmeleri mümkün olmadığını belirtelim.

Yine de kural tabanlı bir chatbot ile işe yeni başlayan çalışanların İK departmanına yönelteceği sorular kolayca cevaplanabilir ve departmanın üzerindeki iş yükü bu sayede azaltılmış olur.

Algoritma tabanlı botlar

Algoritma tabanlı Chatbotlar ise kural tabanlılara kıyasla daha “akıllı” olarak tanımlanabilir. Özellikle bu Chatbotlara yapay zeka eklediğinizde çalışanlarınıza daha interaktif bir deneyim sunmuş olursunuz. Akıllı bir Chatbot, çalışanlarınızı doğru cevaba yönlendirmek için onlara sorular sorabilir. Hatta bu botları, kullanıcının konuşmasını ya da duygusal yansımaları olan metinleri tanıması için eğitebilirsiniz. Böylece chatbotunuz, bir çalışanın ne zaman bir insana yönlendirilmesi gerektiğini anlayabilir.

Gelişmiş bir algortimaya sahip chatbotların daha iyi hizmet vermek adına, yaşadıkları deneyimlerden çıkarımlar yaparak öğrenebildiğini de belirtmekte fayda var. Bu da bizi yepyeni bir İnsan Kaynakları Yönetimi deneyimine götürüyor.

Önümüzdeki dönemde kurumlar, gelişmiş yapay zeka algoritmaları sayesinde her çalışanın performansını ayrı ayrı değerlendirerek ihtiyaç duyulan eğitimleri kolayca kişiselleştirme imkanına kavuşabilir. Böylece her çalışanın eksik olduğu konu ayrı ayrı saptanarak verilecek eğitimin de çalışana göre şekillendirilmesi sağlanacak. Üstelik tüm bunlar İK departmanı tarafından değil, yapay zekaya sahip chatbotlar tarafından kurgulanabilecek.

Bunu bir adım ileriye taşıyarak yapay zeka tabanlı chatbotların, çalışanlarınızın eğitim sürecinde bireyin kariyer gelişim planına dayanarak önerilerde bulunabileceğini ya da yeni bir öğrenim yolu için önerilerde bulmak üzere eğitilebileceğini de ekleyelim.

Yapay zekanın ve chatbotların aktif rol oynadığı oryantasyon ve eğitim süreci sonunda ise geri bildirim anketleri düzenlenerek kurum içi iletişim süreçlerinin kusursuz hale getirilmesine katkıda bulunulabilir.

İK sektöründe küresel ölçekte gerçekleşmeye başlayan tüm bu dijital dönüşüm sürecini OGOO Digital olarak yakından takip ediyoruz. Uzun vadede ise HR Big Data odağında yapay zeka algoritmaları üretmeyi hedefliyoruz.

Bu konuda gerçekleşecek olan araştırma çalışmalarımızın adımlarını yakın zamanda atmaya başladık. İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü Teknopark’taki ofisimizin ve İstanbul Galata’da bulunan OGOO ArGe Merkezi’nin kapısı bu alanda araştırma ve üretim yapmak isteyen tüm geliştiricilere açık. Bizimle iletişime geçmek için info@ogoodigital.com’a mail atabilir ya da gelişmelerden haberdar olmak için sosyal medya hesaplarımızdan bizi takip edebilirsiniz.