Frontend Teknolojileri Konferansı’na Hazırlık Sürecimiz ve İzlenimlerim

4 min readJul 5, 2018

#ftkistanbul olarak isimlendirdiğimiz Frontend Teknolojileri Konferansı, bilmeyenler için anlatacak olursam, 30 Haziran 2018 tarihinde Boğaziçi Üniversitesi Ayhan Şahenk salonunda, gönüllü bir organizasyon grubu tarafından düzenlenen 400'e yakın katılımcının olduğu bir teknoloji etkinliğidir.

Serüven Nasıl Başladı?

Serüven olarak nitelendirmek belki biraz abartı kaçacak farkındayım. Size garip gelebilir ama bana pek öyle gelmiyor. Çünkü 11 saat boyunca sürecek olan bir konferansın hazırlığı, yaklaşık 5 ay öncesinden başlıyor.

Konferansın organizatörü, hem de panel konuşmacısı olarak yer aldığım bu süreç benim için oldukça yoğun ve stresli geçti diyebilirim.

Frontend İstanbul ekibi olarak 1 yıl boyunca 15'e yakın ücretsiz meetup düzenledik. Bu süre zarfınca topluluk yönetme, iletişim, sosyal medya, pazarlama gibi bir çok konuda tecrübe edindim. #ftkistanbul benim açımdan bu kazandığım tecrübelerin bir meyvesi oldu.

Etkinlik ve Görev Paylaşımı

Her şeyin doğru bir şekilde yürümesi imkansız gibi görünse bile, elimizden gelenin en iyisi yapmaya çalıştık. Bunun için 21 kişilik bir etkinlik ekibi oluşturduk. Ve bu arkadaşların her birine farklı sorumluluklar vererek ekiplere ayrıldık.

Kayıt Masası
Giriş Kat ve Sponsor Firma Sorumlusu
Üst Kat Catering Sorumlusu
Ses-Işık Sorumlusu
Kulis-Konuşmacı Sorumluları
Salon ve Sahne Sorumluları

Her birine ayrı ayrı teşekkür etmek gerekiyor, çünkü Cumartesi günü en büyük emeği bu gönüllü ekip gerçekleştirdi.

Etkinlikten 1 gün önce hep beraber salonda buluşup gece yarısına kadar hep beraber çalıştık. Matbaa malzemelerinin kurulumu, ses ışık testleri derken zaman çok hızlı geçti. Konferansın olduğu güne, yorgun ve uykusuz girdik doğal olarak.

İletişimin Önemi!

Eğer bir topluluk yönetiyorsanız, iletişim gücünüz oldukça kuvvetli olmalı. Konuşmacılar, sponsorlar, salon yetkilileri, catering firmaları, baskı firmaları vs. derken, bir süre sonra gün içerisinde onlarca farklı insan ile iletişime geçtiğinizi farkediyorsunuz.

İletişimi etkin kullanabilenler, kendilerinin dünya deneyimleri ve dünyanın onlar üzerindeki deneyimlerini değiştirebilir.

Burada öğrendiğim en önemli şey, telefon ve yüz yüze konuşmanın gücü oldu. Eğer karşı taraftan bir şeyler talep veya rica ediyorsanız, bunu telefonla konuşarak veya yüz yüze bir toplantı ayarlayarak çözmeniz %100 daha etkili oluyor.

Sanırım daha önce hiç bu kadar e-posta ve telefon trafiği yaptığımı hatırlamıyorum. Bir sonraki etkinliğimizde, bu kadar trafiği kaldırabilir miyiz emin değilim 😊

Konuşmacıları Nasıl Seçtik?

Organizasyon yapan insanların dışarıdan aldıkları en büyük eleştirilerden bir tanesi bu konuda adil olmadıklarıdır. Daha önceleri katılımcı olarak yer aldığım etkinliklerde genel olarak ben de bu tarz bir yanılgıya düşerdim 😀

İlk olarak, Konferans Konuşmacı Çağrısı başlatarak gelen başvuruları değerlendirdik.

Değerlendirme kriterlerimiz ise sırasıyla konu ve konuşmacı üzerineydi. Konunun ve konuşmacının ne kadar ilgi çekeceği, konuşmacının daha önce büyük bir salonda konuşma yapıp yapmadığını göze alarak değerlendirme yaptık. Kimi zaman konuşmacılara direkt biz teklif götürdük.

Sunumların şirket reklamına dönüşüp, katılımcıları rahatsız etmemesine özen gösterdik. Bu konuda çok anlayışlı olan Ana Sponsorumuza (Ana Sponsor’un konuşmacı gönderme hakkı bulunuyor) teşekkür ederim. (Ayrıca şu an çalıştığım şirket olur kendileri 🙃)

Frontend İstanbul topluluğu olarak hedefimiz en başından beri, ismini etkinliklerde, sosyal medya kanallarında hiç duymadığınız tecrübeli insanları bir şekilde yanımıza çekerek onları insanlara tanıtmaktı. Bu güne kadar bunu ne kadar başardık tartışılır fakat, daha önce bu tarz bir konferansta, sunum yapmamış çok tecrübeli arkadaşlarımız da konuşmacı olarak aramızdaydı.

Sunumlar

Sunumlar hakkında ne yazsam emin olamadım. Çünkü programın büyük çoğunluğunu kaçırdım. Ben de sizler gibi video kayıtlarını bekliyorum.

Sunumlar gerçekleşirken, arka planda sizin görmediğiniz bir çok problem ile uğraşmaktaydım. Damacana suların ve karton bardakların konferansın en yoğun anında tükenmesi derken hepimiz el ele vererek, katılımcılara yansıtmadan bu sorunları çözmeye çalışıyorduk.

Sunumları kaçırdığıma üzülmem gereksizmiş. Konferansı 1 saniye bile kaçırmadan takip eden bir katılımcı, çok güzel notlar derlemiş. Sizlerle paylaşmak istiyorum.

Sunumlar ve videolar ne zaman gelecek diye soranlar olduğu için buradan cevaplamak istiyorum. Sunumları bu hafta içerisinde paylaşacağız. Videolar ise önümüzdeki ay yayınlanmaya başlayacak.
(biraz dinlenmeye ihtiyacımız var 😇)

Sponsorluk

Matbaa, Otel, Uçak, Catering, Pazarlama, Vergi gibi bir çok masrafı karşılamak için ne yazık ki ücretli bilet yeterli olmuyor. Hatta vergi, aracı komisyonu derken paranın elde edilen gelirin çoğunluğu eriyor.
Sponsor firmaların destekleri olmasa bu tarz organizasyonların düzenlenmesi oldukça zor olurdu.

Mükemmel bir ekibin yanı sıra, sponsor firmaların da bu etkinlikte çok büyük bir payı var. Onlara destek oldukları için teşekkür ediyoruz!