生産性の高い会議のやり方

生産性の高い会議とは何だろうか?下記のような問題を感じているなら,それは良い会議ではないでしょう。

  • 時間が長い(時間通りに終わらない)
  • 話が脱線する
  • 決まらない
生産性の高い会議とは?

このエントリでは、議題を短時間かつ解決することができると定義します。定義することで、解決すべき要因が明らかになり手段を講じやすくなりますね。要因を思いつくままに書き出してみましょう。

  • 関係ない参加者がいる
  • 決定権のある人がいない
  • 話好きの人が話しすぎる
  • 議題が多い
  • 記録を残さない
  • 時間を管理しない
  • 要点をクリアにしない

どうでしょうか,思い当たる点があるのではないでしょうか。それでは生産性の高い会議を実践するためのツールとスキルを紹介していきます。

ツール

  1. Google カレンダー
  2. Google ドキュメント

スキル

  1. 準備するスキル
  2. 進行するスキル
  3. ナレッジ共有するスキル

まず準備からです。参加者の空いている時間を探すにはGoogleカレンダーの空き時間検索機能が使えます。またGoogleカレンダーにはメモと添付ファイルを追加することができるため,会議の目的とゴールを予め記入し,参加者に事前に共有します。これにより参加者が参加有無の判断をしやすくなり,更に会議中に迷子になりづらくなります。更には事前にGoogleドキュメントでアジェンダを作成しておくことで,会議中にリアルタイムで議事録を取ることができます。

続いて進行です。まず出席者が議論に加わりやすいように、挨拶などで全員に声を出してもらいましょう。続けて会議の目的とゴールとアジェンダを説明し,参加者の認識を合わせましょう。ゴールを最初にすり合わせることで議論が脱線することを防ぎやすくします。議論を進めながら決まって事項はそのままGoogleドキュメントに残していきます。

最後にナレッジ共有です。会議中を通してGoogleドキュメントで議事録が完了していますので,後から参照することが非常に容易になります。Googleドキュメントはアクセス性が非常に高く,出席者以外であってもブラウザから簡単に検索・参照できるため情報をオープンにしやすく,会議の決定事項を伝えるときも同じドキュメントを見ながら会話することができます。

リアルタイム性・マルチユーザ性・アクセス性が高いツールの利用とファシリテーション力を高めていくことで,生産性の高い会議の仕組みを作っていきましょう。