Comment s’organiser pour être plus efficace ? (2/2)
Dans la première partie de l’article, on parlait de la façon d’utiliser votre logiciel de messagerie pour gagner du temps ! Continuons la tournée des outils qui peuvent aider à mieux travailler !
1 — Créez des modèles de documents :
Plutôt que de perdre du temps à échanger par email ou par téléphone sur certaines demandes, déléguer la gestion de certains documents (avenants de renouvellement, accords de confidentialité, documents unilatéraux…) aux opérationnels permet de gagner pas mal de temps en ne traitant plus certaines demandes récurrentes, et de faire gagner du temps puisque la personne à l’origine de la demande n’a pas à attendre qu’on lui envoie le bon document complété : elle a déjà toutes les informations à sa disposition !
Cette étape nécessite donc une phase de préparation de modèles de document. Il est ainsi possible de créer de véritables formulaires personnalisables avec des champs à remplir, des menus déroulant, etc. L’intérêt est de disposer de documents couvrant le plus de cas possibles et de les rendre le plus facilement utilisable pour les opérationnels. Pour limiter les risques que le document soit mal saisi, faites un petit guide pour expliquer les champs à saisir / modifier / compléter avec des exemples à chaque fois (ça n’empêche pas les erreurs, mais ça les limites !).
Une fois les modèles finalisés, il est possible de les verrouiller en ne laissant que quelques champs modifiables, ce qui permet d’être certain que certaines clauses ne soient pas modifiées sans validation.
2 — Personnalisez votre navigateur Internet :
Je suis toujours halluciné qu’en 2018 des gens utilisent Internet Explorer. Ou Edge. Enfin bon, le truc de Microsoft (voilà, c’est dit, j’ai craché mon fiel). C’est lourd au démarrage, la personnalisation est limitée, et le catalogue des extensions (les plugins) est toujours en retard sur ces concurrents.
Bref, pour ma part, j’utilise soit Chrome soit Firefox. Et je les customise en ajoutant toutes les fonctionnalités dont j’ai besoin pour gagner du temps.
- Ajoutez des raccourcis :
Récemment, j’ai fait le tour des ordinateurs de mes collègues et je me suis aperçu qu’aucune d’entre elles n’utilisait de barre de favoris. Fou. J’insiste mais raccourci = gain de temps. Il y en a pléthore : un raccourci vers un fichier ou un dossier sur le bureau Windows, dans la barre d’affichage de l’explorateur Windows, dans la barre des tâches, ou bien même épingler des fichiers Word, Excel, PDF, etc dans le menu déroulant des applications de votre barre des tâches directement.
Ce geste sauve des vies.
Enfin, j’exagère un peu, mais franchement quel gain de temps !
Il faut faire la même chose sous Chrome ou Firefox et avoir une barre de favoris dans la fenêtre principale : moins on a de clics à faire pour générer une action, mieux on se porte ! Identifiez les sites que vous consultez plusieurs fois par jour, et créez-vous vos favoris !
- Ajoutez des extensions / plugins :
Si on veut utiliser un navigateur à son maximum, il faut installer des extensions pour personnaliser son usage et optimiser certaines actions. Voilà quelques extensions que j’utilise quotidiennement :
Comme tout le monde, je fais quelques pauses pendant la journée pour voir ce qu’il se passe dans le monde pendant que je travaille. Mais souvent, l’article est trop long et bien qu’intéressant, je n’ai pas trop le temps de le lire. Pocket existe sous chrome et sous firefox, et permet d’enregistrer des articles complets. Il reste à installer l’application sur votre mobile pour pouvoir les consulter plus tard, par exemple sur le chemin du retour quand vous êtes dans le métro.
Je ne suis pas super fan des applications qui me bloquent l’accès à certains sites internet. Il y a un côté punitif qui me gonfle un peu. Quand j’ai besoin d’être concentré sur une tâche, je lance “Forest”, un plugin qui permet de fixer une durée et une liste de sites définis. Je lance le chrono, et hop il y a un petit arbre qui se met à pousser pendant que je travaille. Cet arbre atteindra sa taille adulte à l’issue du décompte que j’ai programmé, sauf si j’ai consulté un des sites blacklistés pendant le laps de temps défini, auquel cas il mourra (la vie est brutale). Ici, tout est basé sur la récompense, et non sur le côté punitif. Très utile quand vous voulez écrire un article en paix :)
Dans le même esprit, vous avez tomato timer (https://tomato-timer.com/) qui vous permet de calibrer la durée d’une tâche et vous envoie une notification à la fin pour vous inciter à faire une pause.
Si vous ne connaissez pas encore Adblock, votre vie va changer. Adblock est une extension vitale qui bloque les publicités et les lancements de vidéos qui se déclenchent automatiquement.
Fini d’avoir des images qui clignotent dans tous les sens !
3 — Savoir se servir des services en ligne :
- Ecouter de la musique en ligne :
Je n’ai pas de compte Deezer ou Spotify. Au boulot, je mise sur Youtube où je me suis fait pas mal de playlists. Avant, j’utilisais Stereomood, malheureusement ils ont changé leur format avec accès par identifiant, et je ne m’y retrouve plus. Du coup, je me suis rabattu sur leur chaîne Soundcloud ! J’ai récemment découvert Noisli, un site qui propose des bruits de la nature qu’on peut combiner pour se créer une ambiance un peu détendue quand on est vraiment sous pression.
- Répondre à ses messages en ligne :
Peu le savent, mais Whatsapp propose une version en ligne, qui permet de répondre à ses messages autrement qu’avec son téléphone ! Bon ensuite, reste à savoir si vous êtes suffisamment disciplinés pour ne pas transformer vos journées de travail en session de chat géante ;)
- Utiliser la suite d’applications Google :
Si vous avez un compte Gmail, vous avez automatiquement accès à un certain nombre d’outils à commencer par le Google Drive, l’espace de stockage en ligne. L’intérêt ? Combien de fois je me suis retrouvé à chercher un document qui était sur mon ordinateur personnel quand j’étais au boulot, ou bien que je n’étais pas chez moi. Là je stocke les documents, photos, fichiers qui m’intéressent et ils sont accessibles depuis n’importe où. 15 Gigas, rien que pour moi ! Ensuite, naturellement, je ne mets pas sur cet espace de documents professionnels pour des raisons de confidentialité (Google is evil). Reste qu’en complément de cet espace de stockage, Google propose un tas d’outils associés qui remplacent la suite Office : Google doc, Google sheet, Agenda, Google Forms, Google slides… C’est l’équivalent du pack Office de Microsoft mais en ligne et en gratuit !
4 — Utiliser les logiciels et les bonnes applications :
- Un gestionnaire de tâches efficace :
J’ai utilisé plusieurs outils pour m’aider à organiser prioriser. Mais parmi tous ceux qui existent, mon préféré reste Todoist ! J’ai différentes catégories d’actions (“home”, “office”, “à acheter”, “à lire”, “à voir”, etc.) que je remplis au fur et à mesure. Chaque tâche peut se voir associer une date à laquelle elle doit être remplie, ce qui permet chaque jour de connaître les objectifs de la journée. Gros plus : je l’ai installée sur mon ordinateur, mon téléphone et mon ordinateur pro. Résultat, tout étant interfacé, quand je valide une tâche, elle disparaît de toutes mes listes.
- Une application pour la prise de notes :
Souvent, j’ai envie de noter une idée, ou une recommandation qu’on me fait. Pour éviter de tout noter à plusieurs endroits, je centralise tout dans l’application “Notes” de mon téléphone. Etant sous Android, je trouve l’application native simple et efficace.
Et vous quelles sont vos méthodes de travail ? Qu’est-ce que vous avez mis en place pour gagner en efficacité au quotidien ? Est-ce que vous utilisez des outils pour gagner du temps ?
Pour nous retrouver : http://www.ekipio.com/
