Creating the IODC18 Programme — our conference design process

A continuación, podés leer la versión en español

Diversity is one of the main pillars of the 2018 International Open Data Conference. If the future is open, than open also means plenty of opportunities to learn and hear from new voices with different perspectives. Over the last couple of months, we have worked hard to create a conference programme that would be not only interesting and thought provoking, but also gender balanced and representative of different regions globally. We want to share our selection process with you, so that everyone will understand how we put it together.

As a reminder, the programme will include three tracks:

1. The Big Picture — Panels and debates that allow for the exploration of emerging trends and issues, ongoing challenges, and cross-cutting themes facing the broader open data community;
2. Action Track — Sessions that allow for interactive discussions, brainstorming sessions, case studies, etc. that align with 6 key areas of international collaboration;
3. Impact Track — Shorter, dynamic “Ignite“ sessions that will showcase concrete examples of open data in action.

This year, we also have a track, entitled ConDatos, that will focus on regional high impact sessions about the state of open data in Latin America.

By April 1st, when we concluded our call for proposals, we had received almost 600 proposals. You can observe both the gender distribution and a breakdown of regional representation across all the proposals received in the two images below:

Gender Distribution of Proposals Received

Regional Distribution of Proposals Received

Trying to optimize diversity and representation is challenging for a couple of reasons. Firstly, we want to ensure gender balance among panelists and moderators across all of our sessions. 44% of the proposals received were from women which is traditionally quite a high percentage, but still not ideal. Secondly, we want to include perspectives on open data from all over the world. Having a high percentage of applications for Latin America makes sense since the conference will take place in the region; however, we received a relatively low volume of proposals from some regions like South East Asia, the Middle East and North Africa, and Sub-Saharan Africa.

With this in mind, we started to distill almost 600 proposals into our final programme. We took the following steps:

1. Each proposal was reviewed by two members of the IODC Programme Committee. We tried to distribute the proposals based on members expertise and their language (so Spanish proposals were reviewed by Spanish speaking people). The Committee members used the following metrics to assess each proposal:
   * Meaningfulness — We are looking for proposals that are meaningful to the IODC 2018 agenda? Is it topical, innovative, creative, important, offers a critical perspective, inspiring, or offers lessons learned?
   * Quality — We are looking for proposals that have a clear purpose, reflect expertise in the relevant area, are well structured, and indicate knowledge of both the topic and the open data space.
   * Relevance — We are looking for proposals that sufficiently demonstrate real impact (e.g. the proposal includes clear and relevant evidence of impact, or metrics for measurement).
   Each proposal was given a score against each of these metrics between 1 to 5, and based on this scoring, reviewers determined whether each proposal was recommended, recommended with revisions, or not recommended.
2. Next, the Organizing Committee met to review the recommendations made by the Programme Committee, and taking into consideration gender balance and regional diversity, made its final selection for the IODC 2018 Programme. We also tried to make sure that we are not picking the same speakers again and again, and where necessary when a speaker was already selected for another session, we asked them to propose someone to replace them.
3. For sessions where there was a lack of gender or regional diversity, we often tracked back to the wider pool of sessions to find sessions to combine in order to ensure balance.

The draft schedule was sent back to the Programme Committee for a final review, and now it’s our pleasure to present it to you this week!

We believe that creating a diverse conference will make IODC18 more exciting, intriguing, and a experience for all. We would love to hear your comments about our process and any ideas you may have on how we can do better.

La diversidad es uno de los principales pilares de la Conferencia Internacional de Datos Abiertos 2018. Si el futuro es abierto, entonces “abrir” también significa generar oportunidades para aprender y escuchar nuevas voces con diferentes perspectivas. En los últimos meses, trabajamos para crear un programa que no sólo sea interesante y estimulante, sino también equilibrado en cuanto al género y representativo de las diferentes regiones a nivel mundial. Queremos compartir el proceso con ustedes, para que comprendan cómo lo armamos.

A modo de recordatorio, repasamos que el programa incluirá tres ejes:

• The Big Picture: paneles y debates que permitan explorar las tendencias y problemas emergentes, los desafíos actuales y los temas transversales que enfrenta la comunidad más amplia de datos abiertos.
• Action Track: sesiones que permiten debates interactivos, lluvia de ideas, estudios de casos, etc. que se alinean con 6 áreas clave de la colaboración internacional.
• Impact Track: sesiones más cortas y dinámicas, que mostrarán ejemplos concretos de datos abiertos en acción.

Este año también tenemos un eje, “ConDatos”, que se enfocará en sesiones regionales de alto impacto sobre el estado de los datos abiertos en América Latina.

El 1 de abril, cuando concluimos nuestra convocatoria de propuestas, recibimos casi 600 iniciativas. Acá podés ver tanto la distribución de género como un desglose de la representación regional:

Optimizar la diversidad y la representación es un desafío que buscamos cumplir. En primer lugar, queremos garantizar el equilibrio de género entre los panelistas y moderadores en todas nuestras sesiones: aunque el 44% de las propuestas recibidas provinieron de mujeres, y pese a ser un alto porcentaje, aún no es ideal. En segundo lugar, queremos incluir perspectivas sobre datos abiertos de todo el mundo: el alto porcentaje de ideas provenientes de América Latina tiene sentido, ya que la conferencia será en la región; pero, sin embargo, recibimos poca cantidad de propuestas de regiones como el Sudeste Asiático, el Medio Oriente y el Norte de África, y el África Subsahariana.

Con esto en mente, comenzamos a destilar casi 600 propuestas para dar forma al programa final. Para eso, seguimos estos pasos:

1. Cada propuesta fue revisada por dos miembros del Programa de IODC. Tratamos de distribuir las propuestas en función de la experiencia de cada uno y su idioma nativo. Al momento de evaluar, se guiaron por las siguientes métricas:

• Significación — El tema propuesto, ¿es innovador, creativo, importante, ofrece una perspectiva crítica, inspira u ofrece lecciones aprendidas?
• Calidad — Buscamos iniciativas que tengan un propósito claro, reflejen experiencias, estén bien estructuradas e indiquen conocimiento tanto del tema como del espacio de datos abiertos.
• Relevancia — Estamos buscando propuestas que demuestren suficientemente el impacto real (por ejemplo, la propuesta incluye evidencia clara y relevante de impacto, o métricas para la medición).

A cada propuesta se le dio un puntaje, según las métricas elegidas, de entre 1 y 5 puntos; y, en base a esta calificación, los revisores determinaron si eran recomendadas, recomendadas con revisiones o no recomendadas para sumarlas a la agenda final.

2. Luego, el Comité Organizador se reunió para revisar las recomendaciones formuladas por el Comité del Programa y, teniendo en cuenta el equilibrio de género y la diversidad regional, realizó su selección final para el programa IODC 2018. También tratamos de asegurarnos de no elegir a los mismos oradores una y otra vez; entonces, si un orador ya había sido propuesto para una sesión, pedimos que sugirieran a otro para reemplazarlo.

3. Para las sesiones en las que había falta de diversidad de género o regional, procuramos buscar otras sesiones con las cuales garantizar equilibrio al combinarlas.

El borrador del cronograma fue enviado nuevamente al Comité de Programa para una revisión final, y finalmente es un placer presentarlo esta semana.

Creemos que la creación de una conferencia diversa hará que IODC18 sea más emocionante, y una experiencia única para todos. Nos encantaría leer tus comentarios sobre nuestro proceso, ¡y cualquier idea que tengas sobre cómo podemos hacerlo mejor!