Cómo escribir un correo electrónico profesional
Los profesionales manejan los correos electrónicos todos los días: respondiendo a los clientes, anunciando las noticias de la compañía, pidiendo ayuda a nuestros colegas, contactando a nuevos socios … Algunos correos electrónicos son efectivos, mientras que otros solo crean ruido adicional y terminan en la carpeta Papelera. Crear correos electrónicos claros y profesionales que las personas realmente lean y actúen es una habilidad esencial en el mundo de los negocios.
En este artículo, aprenderá cómo escribir correos electrónicos comerciales, qué es el formato de correo electrónico profesional y qué técnicas avanzadas pueden hacer que el envío de correos electrónicos sea más placentero y productivo.
Cómo prepararse antes de escribir un email profesional.
Antes de redactar su mensaje, tómese un momento para hacerse estas preguntas.
¿Cuál es el objetivo de mi correo electrónico?
Cada correo electrónico que escribas debe tener un propósito. Es posible que desee pedir ayuda, ofrecer una asociación, anunciar las noticias importantes, etc.
A veces puede tener un par de objetivos en mente. Por ejemplo, necesita que la misma persona discuta la estructura de su futuro sitio web y haga una lluvia de ideas sobre algunas ideas de contenido. ¡Hay demasiada información para un solo mensaje! En esta situación, es mejor escribir dos correos electrónicos separados, lo que facilita la respuesta del destinatario. Dedique todos los correos electrónicos a una sola cosa, y es más probable que obtenga una respuesta rápida.
Cuando no esté seguro de por qué está escribiendo un correo electrónico, no lo envíe.
Si una persona piensa “¿Y qué?” Después de leer su correo electrónico, es probable que no tenga un objetivo claro. Acaba de perder el tiempo y el de su destinatario y ha hecho que la bandeja de entrada de alguien sea aún más abarrotada.
¿Quién es mi público?
Una vez que conozca su objetivo, defina a la mejor persona para enviar un correo electrónico. ¿Quién es responsable de lo que estás pidiendo? Encontrar el destinatario adecuado antes de enviar un correo electrónico aumenta considerablemente las posibilidades de obtener una respuesta.
¿Cuál es tu relación con esta persona? Responder a esta pregunta lo ayuda a definir el tono y el contenido de su correo electrónico. Para correos electrónicos fríos, tendrá que contar más sobre usted o su compañía, mientras que esto no es necesario cuando envía un correo electrónico a un colega.
¿Es apropiado enviar un correo electrónico?
El correo electrónico es solo uno de los muchos canales de comunicación, y no es universal. Por ejemplo, los correos electrónicos no implican una respuesta inmediata. Si hay algo urgente, es mejor hacer ping a una persona en un mensajero o simplemente llamarla.
El correo electrónico no es el mejor lugar para transmitir malas noticias o iniciar un conflicto. Siempre es una mala idea enviar correos electrónicos cuando estás molesto o enojado. Si necesita decirle cosas desagradables a alguien, hágalo en persona.
Cómo escribir un correo electrónico profesional: componentes clave
Una vez que tenga una meta y una audiencia en mente, ¡comience a escribir! Es importante atenerse al formato de correo electrónico profesional. Esto es lo que debe incluir en un correo electrónico de negocios.
Línea de asunto
Esto es lo primero que ve una persona en su correo electrónico, y generalmente define si realmente abre su mensaje. Una buena línea de asunto le dice a un destinatario de qué se trata el correo electrónico y por qué debería leerlo.
❌ No: Anuncio
✅ Sí: Conozca al nuevo Director de Operaciones
❌ No: Para revisar
✅ Hacer: Contrato con un diseñador: Revise hasta el viernes
❌ No: invitación a la conferencia
✅ Sí: lo invitamos a hablar en la Conferencia del Apocalipsis Zombie
Saludo
Al comienzo de su correo electrónico, salude a una persona por su nombre y use saludos adecuados como “Hola” o “Hola”. Es mejor omitir “Hey” y “Yo” en un correo electrónico profesional.
Cuerpo del correo electrónico
Mientras crea el cuerpo del correo electrónico, su objetivo es facilitar que una persona lea, comprenda y responda a su correo electrónico.
Valorar el tiempo del lector. No hay necesidad de largos trámites en los que le está preguntando a un destinatario cómo está y qué ha estado haciendo. Los saludos deben ser breves y al mínimo. Esto es especialmente cierto cuando estás enviando correos electrónicos a personas súper ocupadas . Si debe presentarse, sea breve y simple y luego vaya directo al grano.
Escriba lo que espera del destinatario e incluya la información adicional que necesitan saber. Al mismo tiempo, no sobrecargue su correo electrónico con numerosos detalles y manténgalo conciso.
Haz que el correo electrónico sea fácil de leer. Un muro de texto sin formato desalienta a todos a leerlo. Divida su correo electrónico en párrafos, incluya encabezados y aproveche las listas numeradas y con viñetas. Afortunadamente, los clientes de correo electrónico modernos ofrecen muchas opciones de formato de texto . Solo asegúrese de que las fuentes y los colores que elija sean legibles y no distraiga a una persona del correo electrónico en sí.
Llamado a la acción.
Al final de su correo electrónico, deje en claro qué desea que haga el lector. No esperes que lo adivinen. Cuanto más específico sea tu llamado a la acción, mejor.
❌ No: Por favor, eche un vistazo.
✅ Hacer: Por favor revise el contrato hasta el viernes 14 de junio.
❌ No: ¡Déjame saber lo que piensas!
✅ Sí : si desea asistir a nuestra conferencia, complete este formulario [enlace] hasta el próximo lunes.
Cierre y cierre de sesión.
Dependiendo del nivel de formalidad, finalice el correo electrónico con frases corteses como “Atentamente”, “Saludos cordiales” o “Mejor” y firme con su nombre e información de contacto. Obtenga más información sobre cómo crear una firma de correo electrónico hermosa y profesional.
Ejemplos de correo electrónico profesional
Ejemplo # 1
Este correo electrónico a un colega es corto y dulce. Va directo al punto y tiene un claro llamado a la acción con una fecha límite. ¡Juli puede leerlo y comprenderlo en solo unos segundos!
Ejemplo # 2
Aunque este es un correo electrónico frío, no hay un saludo o una introducción prolongados; La información más importante contiene en la primera oración. Luego, Sarah le explica a Tom por qué está invitado a la conferencia, de qué trata el evento y cómo se beneficiaría como orador. El formato y la estructura del correo electrónico facilitan la tarea de hojear un mensaje y encontrar rápidamente los detalles necesarios.
Qué comprobar antes de enviar un correo electrónico
Cuando haya terminado de componer, no se apresure a presionar “Enviar”. Revise cuidadosamente su correo electrónico para asegurarse de que no haya olvidado nada importante.
Vuelva a comprobar el nombre del destinatario . Pueden perdonarte un error tipográfico en algún lugar del cuerpo del correo electrónico, ¡pero definitivamente no en su nombre!
Compruebe la dirección de correo electrónico . Asegúrese de que está escribiendo a la persona adecuada. Si tiene varias cuentas de correo electrónico, también verifique si está enviando un correo electrónico desde la dirección necesaria.
Asegúrese de que tiene la línea de asunto . Debe indicar al destinatario qué esperar de su correo electrónico.
Ponte en los zapatos del lector . Vuelva a leer su correo electrónico como si fuera enviado a usted. Es fácil de leer? ¿Puedes entender quién te está contactando, de qué se trata y qué esperan de ti? ¿Hay frases que suenen groseras o ambiguas?
Revisar gramática y ortografía . No dejes que los errores tipográficos y los errores arruinen toda la impresión.
No olvides adjuntar archivos. Si le está enviando un documento a alguien, asegúrese de que el destinatario realmente lo reciba.
Consejos avanzados de correo electrónico de negocios
Ha aprendido cómo escribir un correo electrónico formal, pero hay un par de trucos que lo harán sentir más cómodo al enviar correos electrónicos, le ahorrarán tiempo y, a veces, incluso reputación.
Deshacer el envío
¿Te has dado cuenta de un terrible error que has cometido después de presionar “Enviar”? Todavía se puede prevenir el desastre. En iOS o Android, toque Deshacer en la parte inferior de la pantalla. La función de deshacer funciona con correos electrónicos de todos los proveedores principales: Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange y otros.
Programación de correo electrónico
El tiempo es crucial para los correos electrónicos comerciales, especialmente cuando te estás comunicando con personas de diferentes zonas horarias. Hora Gmail te permite programar los correos de. modo que pueda redactar un mensaje cuando lo desee y asegurarse de que el destinatario lo reciba cuando sea más probable que responda.
Recordatorios de seguimiento.
El correo electrónico no requiere una respuesta inmediata, y un destinatario generalmente tiene un par de días hábiles para responderle. De todos modos, no quieres que tu mensaje termine en el limbo. Establezca un recordatorio de seguimiento en Spark, y la aplicación le notificará si no ha recibido una respuesta después de la fecha de vencimiento. De esta manera, no tiene que realizar un seguimiento de todos los correos electrónicos enviados.
Escribir correos electrónicos de negocios no es tan complicado como parece. Solo tenga en mente su objetivo, valore el tiempo del lector, siga el formato de correo electrónico profesional y entregue su mensaje de la manera más concisa. Esperamos que nuestros consejos sobre cómo escribir un correo electrónico profesional lo ayuden a comunicarse de manera efectiva y a lograr sus objetivos comerciales.
