Die wichtigsten 2 Minuten am Arbeitstag

…sind die ersten 2 Minuten.

Viele von uns starten den Rechner, öffnen ein paar Programme und werden innert Sekunden von aufploppenden Terminen und neuen Mails in den alltäglichen Arbeitsstrom eingesogen. Irgendwann am Feierabend versuchen wir dann wieder auszusteigen. Das Problem: Wir sind auf diese Art und Weise in aller Regel ineffizient.

Stattdessen lohnt es sich, die ersten 2 Minuten den Tag zu planen, persönliche Ziele zu stecken und Prioritäten festzulegen. Dazu hier ein Vorschlag für diese Mini-Planung.

Bereits etabliert: Das Eisenhower-Prinzip

Bestens bekannt ist natürlich das Prinzip von Eisenhower. Es wird überliefert, aber nirgends bestätigt, dass der namensgebende US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower sie selbst praktiziert hat.

Das Prinzip funktioniert so: Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten eingeteilt. Dringend und wichtige Arbeiten werden sofort erledigt. Wichtige/nicht dringende Aufgaben müssen verbindlich geplant werden. Dringende/nicht wichtige wenn möglich delegieren oder so organisieren, dass sie schnell erledigt werden können. Nicht dringende/nicht wichtige Arbeiten gehören in den Papierkorb, sie müssen nicht erledigt, jedoch entsorgt werden.

Ich persönlich habe gute Erfahrungen damit gemacht, auf ein Blatt Papier in diese vier Quadranten geteilt, die Aufgaben der Woche zu notieren und nach Erledigung zu streichen oder zu ergänzen.

Bin ich effizient oder effektiv?

Da gibt es einen entscheidenden Unterschied:

  • Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun.

Effizienz ist ohne Frage sehr wichtig. Werden aber die falschen Dinge effizient getan, ist dies Verschwendung von Ressourcen und Geld. Dementsprechend hat die Effektivität einen höheren Stellenwert. Strategie geht vor Effizienz.

Hilfstools

Im App-Store werden diverse Apps für das Organisieren von Tasks und Aufgaben angeboten. Es lohnt sich, verschiedene Methoden auszuprobieren und gegebenenfalls für sich selbst anzupassen, oder ganz einfach eine eigene Vorgehensweise zu entwicklen.

Wichtig beim Umgang mit digitalen ToDos ist die Disziplin die Tasks zu terminieren und zu aktualisieren. Sonst bleibt das ganze eine Spielerei, die uns vorgaukelt, gut organisiert zu sein.

Eine einfache und hübsche Variante bietet Momentum (für Chrome und Safari). Visuell attraktiv fragt uns diese Startseite jeden Tag nach dem wichtigsten Ziel für den Tag.

Screenshot Momentum

Entscheidend: 2 Minuten Zeit nehmen und sich einen Plan für den Tag zurechtlegen.

Nebenwirkung: Die gewonnene Effektivität könnte dazu genutzt werden, abends früher Schluss zu machen und anderen Aktivitäten nachzugehen.