每日思考練習013/辦講座?(1)

在辦完兩場講座之後其實感覺蠻空虛的。或許是忘了辦講座的初衷吧?

加入學生會之前,老實說對於各部門的業務都還不是很清楚。一開始是在活動部跟學術部之間做選擇,但我對於活動部的了解還停留在辦辦校園演唱會這種比較娛樂性質的活動,也許是因為高中時期,類似的活動都是由班聯會來舉辦,而我自己對班聯會的印象其實沒有很好?!所以後來選擇加入學術部。

當初是想了解辦一個講座的背後需要付出的時間和心力是甚麼?對於怎麼寫企劃這點也蠻感興趣的,加上那一陣子喜歡看TED演講,所以最後決定加入學術部。

大一時,主要的工作就是「打雜」。雖然聽起來很廢,那個時候也不知道自己到底在幹嘛,就貼貼海報、轉轉文章、當講座的工作人員、借個場地等等。但是到了大二當次長的時候才發現,其實有些東西都要自己親自去試過了,你才會知道處理事情時會碰到的問題。這些事務都是一場講座的基礎,而身為一個講座的主辦人,親自去處理過每一件事情應該是必須的。

第一次寫企劃書是在大一的寒假。其實沒有很難。不是說寫企劃書是一件很簡單的事,但是因為學生會內已經存在一個模版了,而且上面都很貼心的附上各個項目的說明,只要按照那些說明,沒有看過或寫過任何企畫書的人,其實不用花太多的時間就可以完成一份看起來還可以的企畫書。再加上,大多數辦在學校的講座都不會像是TED或是外面其他論壇那樣,真的是一個很大型的活動,需要注意的細節很多,像是外面的場地租借、燈光音響等設備的租借、講師的邀請、售票報名系統或是網路宣傳等等,需要思考的問題及企畫書的內容,一定比學校的小型講座還要複雜許多。而在學術部,除了下學期會舉辦的三十大講堂外,其實平常講座的企畫書真的都大同小異。

在下學期我也成為講座的負責人,對於辦一場講座需要注意的事項有更為全面的了解。因為擔任負責人基本上就是一個發號司令的角色,要做的事情主要就是督促好各個組別的業務進度,並跟講者有良好的溝通。下學期比較特別的是學生會有跟職涯中心合作,辦了幾場職涯相關的講座,但因為我那場講座並沒有合作,所以基本上也沒有機會訓練到跟其他單位溝通技巧。另外一個比較特別的是 「政大三十大講堂」,之前有請過柯文哲、姚明、彭佳慧、李開復、尹衍樑、林奕華等知名人物來政大演講。而我參與的那場是請來林奕華導演,在這場講座中我是負責跟金馬行處理TRUSS的問題,因為圖片檔案出了一點小問題,所以有花了一點時間跟金馬行溝通。這也才算是一次實際的跟外面的廠商溝通的經驗,而非只是對校內。

到了大二接了次長後,在暑假寫了三份企劃書。一場是放眼東協新未來,一場是自學力,還有一場是期末大演講。其實還是覺得,如果是以小型講座來說,辦講座好像就是一直在做重複的事情。只是邀請到的講者不同、講題不同、設計師不同而已。目前事前遇到比較麻煩的事情就是我負責兩場講座的時間只差一個禮拜。等於說很多宣傳期、行政、或是跟講者的溝通都必須同時進行,再加上這次學生會招新的時辰比較晚,新部員進來可能還沒有很了解部內的狀況,所以也沒辦法把太多的前置作業交給他們處理,因此大部分的事前業務都是我在處理。但老實說,如果要在學校辦一場小型的演講,一個人處理這些事情其實也夠了。除了宣傳需要設計師、講座當天需要工作人員,以及需要比較多人幫忙貼海報。

如果只是想單純沿襲之前辦講座的所有程序,一個人就夠了。

下集待續ㄎㄎ…..

Show your support

Clapping shows how much you appreciated 張育禎’s story.