Aboard — UX Case Study
La herramienta para gestionar los pre-onboarding en tu empresa.
Aboard es mi proyecto final en Ironhack, en el que pude aplicar todo lo aprendido en el Bootcamp durante unos largos e intensos 14 días.
A continuación voy a intentar introduciros en un problema que probablemente muchos de vosotros ya habéis sufrido, pero que es importante entender en números.
Introducción
Tras acabar el Máster en RRHH, trabajé durante un año en Consultoría de RRHH y Negocio antes de entrar en Ironhack. Durante este tiempo, si hay una cosa que me quedó muy clara, es que el campo de los Recursos Humanos lleva años demandando cambios y mejoras que hagan sus procesos más ágiles y efectivos y que, sobre todo, humanicen un sector que actualmente cuenta con una reputación…vamos a decir…no demasiado buena.
Un concepto que se maneja mucho hoy en día es el de la “retención de talento”. A las empresas les cuesta encontrar maneras de conseguir que sus mejores empleados se involucren con la compañía y no se planteen la posibilidad de cambiar de aires. La realidad es que estamos sujetos a un mercado laboral, especialmente en el sector tecnológico, que favorece e incentiva el que los trabajadores estén constantemente buscando nuevos proyectos, tecnologías que aprender y metodologías que aplicar.
La experiencia de cambiar de trabajo
Habiendo experimentado lo que es cambiar de trabajo tanto desde la parte del candidato como la del recruiter, puedo decir con seguridad que no es un proceso fácil: el estrés y la desesperación de navegar por millones de ofertas, los nervios y el sacrificio de acudir a entrevistas y , sobre todo, la inseguridad que nos produce el no saber si estamos tomando la decisión correcta.
Todos estos sentimientos y la experiencia que ofrecemos al candidato desde el primer momento, están directamente ligados con la capacidad que la empresa tendrá posteriormente de lograr que sus empleados no acaben buscando un cambio de aires.
¿Por qué escogí abordar el proceso de pre-onboarding a tu nueva empresa?
Ese sentimiento de inseguridad por no saber si hemos tomado la decisión correcta se da, sobre todo, durante el proceso de pre-onboarding (es decir, el tiempo que pasa desde que aceptamos una oferta de trabajo hasta que nos incorporamos a la empresa). Es, además, la parte que más se suele descuidar en el proceso de incorporación de los nuevos empleados, y por eso decidí que es en la que quería trabajar con este proyecto.
Planificando el proyecto
Empezando en este proyecto partía con bastantes ideas preconcebidas (por mi paso por la consultoría de RRHH) de cuál era el problema, las necesidades de los usuarios y las dificultades de las empresas para hacer frente a las mismas.
Las hipótesis de las que partía eran:
- Que las empresas estaban interesadas y necesitaban mejoras sus procesos de pre-onboarding.
- Que, en la mayoría de los casos, los empleados que se incorporan a una nueva empresa no reciben ningún tipo de formación antes de su primer día.
- Que la experiencia de pre-onboarding afecta directamente tanto al tiempo que tarda un empleado en ser productivo como a las posibilidades de que permanezca en la empresa durante más tiempo.
- Que optimizar los procesos de pre-onboarding suponen un ahorro en tiempo y dinero para las empresas.
Investigando y empatizando
Para la investigación, me basé en las siguientes fuentes:
- Expectations VS Reality, A Talmundo Research
- BambooHR, Onboarding Infographic
- Gallup, State of the Global Workplace
- Encuestas a través de Linkedin.
- Entrevistas a 2 Directores de RRHH y 3 Recruiters.
La primera de las hipótesis que que quise confirmar era si las empresas eran conscientes de que necesitaban mejorar sus procesos de onboarding. Gracias a los estudios de BambooHR y Talmundo y a las entrevistas con los HR Manager, pude ver que la mayoría de la empresas ya son conscientes de la necesidad de dar más importancia a esta etapa.
Aún con las empresas siendo conscientes de que se debe mejorar, la realidad es que a día de hoy la mayoría de los empleados (60% de los encuestados) sigue sin recibir ningún tipo de formación antes de incorporarse a su nueva empresa.
La tercera hipótesis, es decir, que un mal pre-onboarding afecta tanto al tiempo que un empleado tarda en ser productivo como a la posibilidad de que permanezca durante más tiempo en la empresa también se confirmó:
Un 53% de los encuestados afirmaba que le había costado adaptarse a su nuevo puesto, un número muy similar al de personas que no habían recibido ningún tipo de formación antes de su primer día en la compañía (60%).
Los entrevistados también afirmaban que haber tenido algún tipo de formación previa hubiese mejorado su experiencia durante los primeros días en la empresa:
“Tener un día de tutorial, aunque fuese precontrato, para ver cómo trabaja cada uno y en qué (de los relacionados a mi puesto) hubiese ayudado.”
“Me hubiese gustado conocer más en detalle el día a día de la empresa y la organización de los compañeros”
Pude comprobar, además, que la primera impresión que el empleado tiene de su nueva empresa es crucial:
Como podemos ver en el gráfico de la izquierda, un 31% de los empleados abandona la compañía durante los primeros seis meses.
Según Aberdeen Group, además, el 86% de los nuevos empleados deciden si quieren cambiar de trabajo o continuar en la empresa durante los primeros 6 meses.
Pero un mal pre-onboarding no es sólo una mala noticia para los futuros empleados, sino que también lo es para las empresas.
Las empresas pierden dinero, y mucho, a causa de la mala gestión de sus procesos de onboarding:
- Pierden dinero en malas contrataciones (1 de cada 3 empleados abandona la empresa durante los primeros seis meses).
- Pierden dinero por el tiempo extra que sus nuevos empleados necesitan para ser productivos.
- Pierden dinero en procesos de onboarding poco optimizados y en información que no es relevante para los nuevos empleados, por lo que no generan engagement.
Todo esto está fenomenal, pero, ¿de cuánto dinero estamos hablando? El siguiente gráfico lo refleja bastante bien:
El 45% de los Directores de RRHH cree que más de 10.000€ al año, y el 70% cree que mínimo 5.000€.
Los dos Directores de RRHH que entrevisté, además, afirmaron que destinaban una parte importante del presupuesto del departamento en onboarding sin la seguridad de saber que realmente les estaba ayudando.
¿Cómo solucionamos el problema?
Ya sabemos por qué nos interesa optimizar este proceso y cómo afecta a cada parte, ¿pero cómo alineamos las necesidades de los empleados con los intereses de la empresa?
Lo primero y más importante, era entender cuál es la información que el nuevo empleado realmente necesita y cuál es el mejor medio para ofrecérsela.
A través de las encuestas, obtuve que la información más relevante que se les podía ofrecer antes de su primer día era la referente al nuevo equipo con el que iban a trabajar (80%) y a las tareas que debían desempeñar (75%).
De las entrevistas obtuve también que conocer la política de empresa y su implicación en tareas sociales era también importante:
“Para mí es imprescindible saber que trabajo en una empresa que se esfuerza por intentar ayudar a los demás, más allá de que se dedique a una cosa u otra”
“La verdad que me hubiese gustado saber cosas básicas como la manera de vestir, donde se suele comer, etc”
Me basaría, por tanto, en mis user persona
Además, tanto empresas como empleados creían que un medio digital era la mejor manera de transmitir toda esa información:
Creando Aboard
Ahora que ya sabía lo que necesitaba, era momento de dar forma al producto final.
Este es el Moodboard del que salieron colores, formas e iconografía, y donde intenté dejar reflejados la cercanía, humanidad, profesionalidad y compromiso que debía representar la marca.
¿Qué es entonces Aboard?
Aboard es una herramienta digital que te permite gestionar el proceso de pre-onboarding de tus futuros empleados, dándoles acceso a toda la información que necesitan antes de incorporarse a su nueva empresa y teniendo en cuenta las siguientes limitaciones técnicas:
- Aún no tienes acceso a tu nuevo equipo de trabajo.
- Aún no tienes acceso a la intranet de tu nueva empresa.
- Aún no tienes acceso a los canales de comunicación interna de la empresa.
¿Qué información ofrece Aboard?
Aboard cuenta con cuatro principales categorías:
En la sección Compañía, los empleados encontraran todo lo referente a su nueva empresa: información sobre cultura empresarial, sobre quién forma la empresa y sobre el lugar donde van a comenzar a trabajar.
En la sección Mi Equipo, no sólo podrás conocer a tus nuevos compañeros, sino que podrás interaccionar con ellos y conocer más sobre tus nuevas funciones directamente a través de tu manager.
En la sección Formación encontrarás toda la información referente a tu día a día en la compañía (código de vestimenta, zonas comunes, etc) y sobre las nuevas herramientas con las que vas a trabajar.
Además, por si te pierdes en algún momento del proceso, cuentas con la ayuda de Jack, un buddy virtual que te acompañará a través de la navegación
Este es un resumen del aspecto final de la plataforma y los contenidos:
Además, con el objetivo de darle un toque divertido a la plataforma, decidí añadir un “Manual de instrucciones” de cada empleado para que puedas conocer algunos detalles de utilidad e informales sobre tus nuevos compañeros:
Next Steps
Aboard es una herramienta que, de momento, pretende centrarse en el preonboarding, aunque la idea es que a posteriori pueda hacerse cargo también del proceso de onboarding una vez el empleado ya se haya incorporado.
Como next steps sería interesante poder hacer un seguimiento de la experiencia de onboarding del empleado, con un sistema de valoración que no sólo sirva para iterar sobre el proceso, sino también para implicar a los empleados que ya pertenezcan a la empresa (creando, por ejemplo, un sistema de competición interna entre departamentos a través de las valoraciones).
Este es el aspecto que podría tener la herramienta de valoración:
Conclusión y Aprendizajes
Aboard trata de optimizar el proceso de adaptación de tus nuevos empleados a la empresa. De esta manera generamos engagement con el nuevo empleado y reducimos los costes derivados de malas contrataciones y onboarding inefectivos.
Fue un verdadero reto entender que tipo de contenidos y en qué cantidad debía ofrecer en la plataforma, pues el proceso de pre-onboarding no suele durar más de 15 días (el preaviso legal que debes dar a una empresa cuando decides cambiar de aires) y tampoco se trata de poner una carga excesiva de trabajo al nuevo empleado.
Además de poder repasar todas las técnicas de UX/UI que he ido aprendiendo, ha sido una buena manera de forzarme a adaptar las necesidades de los usuarios a los intereses del negocio. No siempre es fácil encontrar el equilibrio entre ambas, y sin duda es lo que más me costó.
Gracias de antemano por tu tiempo, ¡y nos leemos pronto!
