5 errores a la hora de organizar un evento corporativo de fin de año

  1. El evento se organizará solo.
    Muchas empresas menosprecian la organización de un evento. Creen que el éxito radica en encontrar rápido un lugar que te brinde lo indispensable y listo el pollo.
    ERROR.
    Pongamos como ejemplo la fiesta de fin de año de una empresa tipo. Son 50 a 80 empleados, es verano, a los hombres les gusta jugar a la pelota y a las mujeres charlar y tomar sol. Entonces, el siguiente diálogo:
    - Y si alquilemos una de esas quintas que te hacen el asado y tienen pile?
    - Me encantó. ¿Te parece que les demos algo de alcohol durante el almuerzo?
    - Sin vino no hay asado, además se lo merecen. La van a pasar genial y vamos a quedar como re copados!
    ERROR.
    15.45hs. más de la mitad de los hombres están tirados literalmente en el pasto, borrachos, diciendo pavadas o tiroteando a “la nueva” de RRHH. Las chicas, por su parte, con ganas de irse, lejos de casa y sin auto. Y los directivos pensando que el problema es el bajo nivel de empleados que tiene la empresa.
  2. El tiempo
    Siempre es tarde.
    Tal como con la organización de cualquier otro asunto, si no dedicamos tiempo y cabeza la cosa se pondrá difícil. Es común que las empresas piensen en la fiesta de fin de año como si fuera al año siguiente y no éste y por eso, en la desesperación de la cuenta regresiva designan una persona al azar, le atribuyen condiciones especiales para hacerlo y, como dicen en teatro “al toro”.
    ERROR.
    La presión del resultado recae en un emplead@ que luego deberá lidiar con sus compañer@s todos los días. La presión le hace compartir el “problema” en el que está metida y trata de conseguir ayuda. Cada quien propone una idea completamente diferente y sin el peso de la responsabilidad final. La persona asignada hace lo que puede, filtra, averigua, le agrega un “plus” y todo termina en un grupo de 15 personas haciendo el aguante durante la noche par que el evento no parezca lo aburrido y desastrozo que verdaderamente es.
  3. La fecha
    Lamentablemente todos quieren organizar la fiesta de fin de año en Diciembre.
    Si les das a elegir, preferentemente viernes o sábado (así la gente no deja de ir a trabajar al día siguiente).
    Veamos:
    5 o 6 de diciembre: justo coincide con el feriado del lunes 8, último fin de semana largo del año, prefiero irme con la familia a algún lado… NO DA.
    12 o 13: OK
    19 o 20: OK
    26 o 27: entre navidad y año nuevo, OLVIDATE, NO TE VA NADIE…
    Definitivamente no alcanzan todos los salones, hoteles, barcos y quinchos suficientes en toda la argentina para que todas las empresas puedan festejar el fin del año en tan sólo 4 días.
    IMPOSIBLE.
    La planificación de la fecha, ideas de fechas y horarios alternativos y otros puntos a tener en cuenta ayudan muchísimo a que la propuesta final resulte ser buena, atractiva, inclusive hasta puede resultar más económica y no el famoso: “es lo único que conseguimos”.
  4. El presu.
    Ayer fui a cenar con 3 amigos por Palermo. Cenamos tranqui: No hubo entrada, 2 entrañas cocidas, 1 a punto y 1 vacío. 2 fritas provenzal y 2 ensaladas. 1 agua sin gas, 2 cocas, 2 levité de naranja y 1 vino de AR$75. 2 cafés y la cuenta. Con propina gastamos AR$280 cada uno.
    Evento para 100 invitados, mas o menos bien atendidos, con algo para tomar y romper el hielo, una entrada simple, un platito lindo, postre, café, música y si querés un mago y un Dj. CUANTO QUERÉS QUE TE SALGA RATÓN!?
  5. El organizador
    Nada de lo que escribí arriba es mentira, cualquiera que haya ido a un evento de fin de año de una empresa tipo sabe que no miento.
    Ahora, necesito hablar en serio.
    En estos últimos años se puso de moda el organizador de eventos. Básicamente es un persona que festejaba sus cumples y sus amigos le decían que eran los cumples más divertidos del mundo, que era muy original y que era un gran anfitrión.
    Muchos organizadores cometen los 4 primeros puntos por no ser OPE (Organizadores Profesionales de Eventos).
    Organizar un evento es un trabajo sumamente complejo y de muchísima responsabilidad.
    Un OPE está profesionalmente preparado para realizarlo de la mejor manera. Cuenta con las herramientas necesarias para cubrir cualquier imprevisto. Sabe de marketing, administración, relaciones públicas, ceremonial, protocolo y manejo de equipo de trabajo en situaciones de estrés.
    Un OPE, se reune con el cliente y lo ayuda a briefear el evento. En base a eso, define un camino, genera un concepto, lo plasma en una propuesta, lo discute con su EQUIPO sus proveedores de confianza -vale aclarar que son de confianza porque cumplen entre otras cosas con las normas de seguridad necesarias para que no ocurra una desgracia-, lo ajusta y lo presenta al cliente. Luego de ajustar algunos detalles, prepara el plan de acción.
    Durante el evento, hay un timing, cada proveedor sabe exactamente qué hacer y cómo para que todo fluya según lo planificado y se minimicen los riesgos.
    Un OPE sabe que los problemas están en los conectores del evento y se enfoca en ello.
    Es por todo lo antedicho que, cuando uno va como invitado a un evento organizado por un OPE, sale feliz, contento, satisfecho, lleno de viviencias y recuerdos maravillosos y piensa exactamente en el punto 1.
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