เทคนิคสร้าง สัปดาห์คุณภาพ (Productivity Week) เพิ่มโอกาส “ทำน้อย แต่ได้มาก”
“หมดยุคของการทำงานหามรุ่งหามค่ำแล้ว”
“ผู้บริหารรุ่นใหม่เค้าดูกันที่ผลงาน แทนชั่วโมงการทำงานแล้ว”
“การทำงานเยอะๆดึกๆ ไม่ได้แปลว่าขยันอีกต่อไป แต่มันแสดงถึงการบริหารเวลาไม่ได้ แถมเปลืองไฟบริษัทอีก”
ประโยคพวกนี้ เราคงคุ้นๆ และเริ่มได้ยินกันบ่อยมากขึ้นเรื่อยๆเลยใช่ไหม
หลายๆคนก็คงอยากทำแหละ แต่อาจจะมีคำถามคาใจ ว่าแล้วมันทำกันยังไงเล่า?
วันนี้ ภามีเทคนิคที่จับต้องได้ มาแนะนำค่ะ เทคนิคนี้จะทำให้เราสามารถทำงานให้มีประสิทธิผลมากขึ้น และแถมอาจจะใช้เวลาที่สั้นลงด้วย ;)
เกริ่นก่อน
เมื่อหลายอาทิตย์ก่อน ภาได้มีโอกาสฟังคลิปเสียงค่ะ และคิดว่าเนื้อหาที่ฟัง มีความสอดคล้องกับวิธีทำงานของสยามชำนาญกิจมาก แถมยังเป็นประโยชน์ จับต้องง่าย ย่อยง่ายด้วย ก็เลยเขียน Blog นี้ขึ้นมาเพื่อแชร์วิธีการและมุมมองต่างๆ รับรองว่าเป็นประโยชน์มากๆ อ่านจบแล้ว สามารถลองนำไปปรับเพื่อลองทำดูได้ค่ะ ได้ผลดีไม่ดียังไง เอามาแชร์กันได้เลย
เนื้อหาหลักๆที่ภาใช้เขียน มาจากเพจ Mission to the moon คลิปเสียง EP ที่ 54 นะคะ โดยสิ่งที่นำมาแชร์ เป็นส่วนหนึ่งในคลิปที่ได้พูดถึงเทคนิคการสร้าง Productivity Week ที่เขียนอยู่ในหนังสือชื่อ the motivation myth และในหนังสือบอกว่า ได้มาอีกต่อหนึ่ง คือจาก Jim Whitehurst ค่ะ ที่ปัจจุบันดำรงตำแหน่ง CEO ของ Red Hat
เฮ้อ หลายต่อจริง มาอ่านกันเลยดีกว่า :)
วิธีสร้าง Productivity Week สไตล์ Jim Whitehurst
1. Every sunday night, map out your week
เริ่มจากทุกวันอาทิตย์ ใช้เวลาซัก 1 ชั่วโมง ให้ทำการเขียนแผนการของสัปดาห์ที่กำลังจะมาถึงไว้เลย
ซึ่งการทำแบบนี้ให้มีประสิทธิผลที่ดียิ่งขึ้น แนะนำว่าควรจะมี objective หรือเป้าหมายของแต่ละเดือน (ซึ่งก็ล้อมากับเป้าหมายของปีนั้นไว้อีกที) จากนั้นจึงนำมาหั่นลงสัปดาห์ว่าจะต้องทำอะไร เพื่อให้ตอบ objective นั้น
ข้อดีของการทำเช่นนี้คือ จะทำให้มั่นใจว่า สิ่งที่ทำยังไม่ได้หลุด track และถ้ามีอะไรมาแทรก เราจะรู้ได้ว่าอันไหนสำคัญหรือไม่สำคัญ และเลือกได้ว่า จะทำ หรือเลื่อน หรือให้คนอื่นทำแทน
และข้อดีที่ภาชอบมากๆเป็นการส่วนตัวคือ มันทำให้เรามีภาพในหัวค่ะ เห็น Momentum ว่าแต่ละวันเราจะทำอะไร และใช้พลังงานเยอะน้อยยังไง จินตนาการในใจได้เลยว่าพลังงานเรา ถ้าตีเป็นกราฟ มันจะขึ้นลงแบบไหน จะได้เห็นว่ามันทำได้จริงๆ (Realistic)ใช่ไหม
2. Actively block out task time
ใส่เวลาให้ชัดเจน ว่าจะทำ task ไหน นานเท่าไหร่
ส่วนตัวภามองว่า ถ้าเราไม่ทำแบบนี้ เราจะวางแผนได้ค่อนข้างยากค่ะ
เพราะถ้าไม่ใส่เวลาลงไปชัดเจน เราจะไม่มี Timebox ที่คอยบอกตัวเองได้ว่ามันใช้เวลามากไปแล้วหรือไม่ และจะไม่รู้เลยว่า ต้องปรับแผนหรือเปล่า และกว่าจะรู้ว่ามันทำไม่ได้ตามแผน ทุกอย่างก็หลุดแผนไปหมดแล้ว
3. Follow a realistic to-do list
ดูว่า to-do list ที่มี มันมีความเป็นไปได้หรือไม่ และจำนวน task เป็นจำนวนที่เหมาะสมอยู่นะ
ซึ่งเรื่องนี้ก็สอดคล้องลงมาจากข้อ 2 นั่นเอง ว่าจะต้องมี task time ก่อน จากนั้นก็ติดตาม/track แผนนั้น
สำหรับภาการติดตามแผนเป็นคุณสมบัติ/ทักษะพื้นฐานหนึ่ง ที่ควรจะต้องทำได้ค่ะ โดยเฉพาะในชีวิตทำงาน ยิ่งสมัยนี้แล้ว มันหมดยุคที่เราจะต้องให้ใครมาคอยตามงานแล้วค่ะ สิ่งที่ควรจะเป็นคือ ตามงานตัวเอง ก่อนที่ใครจะมาตาม
เทคนิคหนึ่งที่ถูกพูดถึง คือ kanban board ค่ะ ซึ่งใช้ได้ดีกับการบริหารจัดการ task และตอบโจทย์วิธีการคิดของมนุษย์และก็ visual ออกมาด้วย ซึ่งจะช่วยเห็นเราได้ง่ายขึ้นว่า to-do list ของเรามัน “realistic” หรือไม่
4. Default to 30-minute meetings
หัวข้อเค้าแนะนำให้เราควรลดเวลา default ของการประชุมลงให้เหลือเพียง 30 นาที (จากเดิมที่เราชอบตั้งที่ 1 ชั่วโมง)
ในคลิปเสียงบอกว่า การลดเวลาในการประชุมแต่ละครั้ง สามารถทำได้ง่ายกว่าลดจำนวนการประชุมเสียอีก แต่ถ้าทำได้ทั้งคู่ ก็จะดีมาก
คิดดูว่า ถ้าเราประหยัดเวลาตรงนี้ลงได้ มันคงประหยัดเวลาต่อสัปดาห์ได้หลายชั่วโมงเลยค่ะ
ข้อนี้ภาเดาว่ามันช่วยทำให้เราโฟกัสมากขึ้น และจะลดความยืดเยื้อลงได้เยอะเลย เพราะจากประสบการณ์คือ การประชุม 1 ชั่วโมงเนี่ย กว่าจะรวมตัว กว่าจะเริ่มได้ เสียบจอ ต่อโปรเจคเตอร์ กว่าจะเข้าเรื่อง นู้นนี่ ก็กินเวลาไปเกือบ 30 นาทีละค่ะ
หากคิดว่าจะทำไม่ได้เพราะทุกคนจะจมลงไป ภาแนะนำให้หาคนรันกิจกรรมซักคน จะประจำหรือวนกันขึ้นมาทำหน้าที่ก็ได้ค่ะ แล้วผนวกกับการใช้บอร์ด ใช้ agenda ที่ชัดเจน และบวกเข้าไปด้วยเทคนิค parking lot ก็จะช่วยให้ทำข้อนี้ได้ง่ายมากขึ้นค่ะ
(parking lot คือ ชื่อเทคนิคที่ใช้ในการรันประชุม โดยการให้ “ทด” สิ่งเป็นประเด็นเพิ่มเติม นอกเหนือจาก agenda ไว้ก่อน เพื่อให้เราโฟกัสคุยสิ่งที่ควรจะต้องคุย และหากเวลาเหลือ ค่อยกลับมาคุยต่อ หรือแตกประชุมออกไปคราวหน้า หรือออกไปหาข้อมูล ฯลฯ)
5. Stop multitasking
ข้อจำกัดหนึ่งของมนุษย์ (ที่เราชอบท้าทาย) คือ การทำงานหลายอย่างพร้อมๆกัน
ซึ่งความเป็นจริงแล้ว ณ ช่วงเวลาหนึ่ง เราควรจะต้องทำงานแค่อย่างเดียวค่ะ
การพูดว่า ทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้น
ความเป็นจริงแล้ว เราแค่ “สลับงาน” ที่ทำไปมาเท่านั้นแหละ
เช่น เราบอกว่า เราทำงานพร้อมกัน 3 project ความเป็นจริงคือ เราจะแบ่งเวลาไปทำ project ละนิดละหน่อย สลับไปมา
และการสลับงานไปมา เป็น personal productivity killer ตัวฉกาจเลย เพราะจะต้องวอร์มสมองเพื่อเข้างานใหม่บ่อยมาก ซึ่งเปลืองเวลาสุดๆค่ะ
เวลาที่เราบอกว่า เราทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มันคือการยืดเวลาให้งานมันเสร็จช้ากว่าปกติค่ะ คือแทนที่จะได้เสร็จเป็นอย่างๆ กลายเป็นเสร็จทุกอย่างได้ช้า หรือ ไม่เสร็จซักอย่างตามที่ตั้งใจ :)
ดังนั้น สิ่งที่แนะนำคือ เราควรจะโฟกัสงานให้เสร็จทีละอย่างนะคะ ที่เหลือก็จัดคิวไว้ แล้วเรียงเข้ามาค่ะ
โอเค Blog นี้ เอาซัก 5 ข้อก่อนนะคะ เริ่มยาว
Blog หน้าจะมาเล่าอีก 5 ข้อ และปิดท้ายด้วย Case study ในการคิดและใช้จัดการระดับผู้บริหาร สไตล์ Elon Musk ค่ะ
ขอบคุณค่ะ
ภา
Credit : https://soundcloud.com/missiontothemoon/ep-54-extreme-productivity-day
ไปอ่านที่เหลือต่อได้เลย
เทคนิคสร้าง สัปดาห์คุณภาพ (Productivity Week) เพิ่มโอกาส “ทำน้อย แต่ได้มาก” (ตอนจบ)
