Gençliğinin baharında, dünyanın ikinci cihan harbinden sonra gördüğü en büyük kriz olarak nitelendirilen koronavirüs pandemisi yüzünden evine tıkılmış birisi olarak rahatlıkla söyleyebilirim ki; evden çalışmak, her zaman için tahmin edildiği kadar cazibeli bir iş yapma modeli değil.
Evden çalışma denilince akla ilk olarak ulaşım, trafik, ofis maliyetleri, pijamalar gibi birtakım avantajlar geliyor. Buffer’ın verilerine göre çalışanların %98’i kariyerinin bir noktasında uzaktan çalışma deneyimini yaşamak istiyor. Hatta uzaktan çalışanların %97’si ise bu çalışma yöntemini diğerlerine tavsiye ediyor.
Tabii uygulamada her şey göründüğü kadar toz pembe değil. Kimileri bu tarz çalışma yöntemine çok kolay bir şekilde uyum sağlayabiliyor ve verim alabiliyorken kimileri çeşitli nedenlerden dolayı ofis ortamındaki kadar performanslı çalışamıyor. Bu yazıda evden çalışırken karşılaşabileceğiniz problemleri minimuma indirmek ve verimliliği artırmak adına neler yapılabileceğine bir göz atacağız.
Çalışma planı oluşturun
Evden çalışmak öz disiplin gerektiren bir iş yapma modeli. Hele ki çalıştığınız yer ya da patronunuz ile uzaktan çalışma veriminizi takip edecek çeşitli yazılımlar kullanmıyorsanız öz disiplin son derece önemli. Bu disiplini ise düzenli bir çalışma planı ile oturtabilirsiniz.
Mümkün olduğunca o gün ne yapacağınızı planlayın, hatta bir önceki günden taslağını oluşturun. Sabah uyanacağınız, kahvaltı yapacağınız ve akşam işinizi bitireceğiniz saati belirlemek oldukça önemli. Hangi işlerinize öncellik vereceğinizi belirlemek size bir yol haritası çizeceği için vakit kaybetmeden çalışmaya başlayabilir ve işlerinizi tamamlayabilirsiniz. Böylelikle “iş yetişmedi, eksik oldu, kötü oldu” gibi huzursuzlukları ortadan kaldırarak veriminizi artırmış olursunuz.
Bir çalışma takvimi oluşturmak ya da yapacağınız işleri saatlere bölmek sadece uzaktan çalışanlar değil ofiste çalışanlar için de oldukça faydalı. Tabii eğer evdeyseniz ekstra faydalı oluyor, çünkü dakikalarca duvarı izlediğinizde ofisteki gibi yanınızda sizi uyaracak kimse olmayacak. Dolayısıyla ne yapacağınızı bilmek ve oluşturduğunuz plana uymak sizi motive edecektir. Bu planı oluşturmak için klasik kağıt kalem kullanabileceğiniz gibi Trello gibi proje yönetim araçları da kullanabilirsiniz. Hatta Rescue Time gibi uygulamalarla neye ne kadar vakit harcadığınızı görerek verimliliğinizi yönetebilirsiniz.
Çalışma ortamı hazırlayın
Verimliliğinizi önemli bir şekilde etkileyecek unsurlardan birisi de elbette ki çalıştığınız ortam. Öncellikle şu “yattığınız kıyafetlerle çalışmayın” olayı gerçek, dikkate alın. Kimilerine şov gibi gelebilir ama evden çalışırken en azından bir pantolon giymek sizi “rahatlığın sırası değil, ciddi bir iş yapıyoruz” moduna sokacaktır.
Yaşadığınız yerde çalışmaya özel olarak bir ortam yaratmak evden çalışma verimi üzerinde kritik bir öneme sahip. Televizyon izlenen bir odada ya da yattığınız yerden çalışmak veriminizi düşürecektir. Dolayısıyla dikkat dağıtıcı unsurların olmadığı, sakin ve çalışmak için özel olarak oluşturulmuş bir alan yaratmak şart. Bunun için ayrı bir oda ya da mekan yaratma gibi bir imkanınız yoksa en azından çalışmaya özel, dikkatinizi dağıtmayacak bir köşede masa belirleyip düzenli olarak orada çalışmak bile faydalı olabilir.
Burada temel amaç dikkatinizi dağıtacak unsurları ortadan kaldırıp kendinizi çalışma moduna sokmak. Ofise nasıl çalışmak amacıyla gidiliyorsa, evinizde de çalışmak için gittiğiniz bir alan olmalı.
Dikkatinizi toplayın
Bir çalışma planı oluşturdunuz ve IKEA sponsorluğunda fiyakalı bir ortam yarattınız diyelim. Ne yazık ki her şey bununla bitmiyor. Bu iki unsur her ne kadar çalışmaya odaklanmanızda büyük bir etkiye sahip olsa da sosyal medya ve çevresel faktörler sizi farkında olmadan çalışmanızdan alıkoyabiliyor.
Eğer tek yaşamıyorsanız, evliyseniz ve çocuklarınız varsa evdeki diğer bireylerin sizin çalıştığınızı ve mesai saatleri içinde olduğunuzu anlaması önemli. Bu konuda çevrenizi bilinçlendirirseniz diğerleri tarafından bir nebze daha az rahatsız edilirsiniz. Eğer dışardaki sesler rahatsız edici düzeydeyse ve kendinizi izole etmek istiyorsanız çalışmaya özel oluşturduğunuz bir Spotify listenizi dinleyebilir, müzik rahatsız ediyorsa da odaklanmanızı olumlu etkileyecek sesler dinleyebilirsiniz. A Soft Murmur bu konuda size yardımcı olacaktır.
Son olarak “ailenizi bilinçlendirin, kendinizi izole edin” diye tavsiye verebilirim ama kızım Vera (1 yaşında) faktörü ile bunu tam olarak başarabildiğimi söyleyemem.(Bu arada başarmakta istemiyor olabilirim, onunla harika vakit geçiriyorum :) )
Sosyal medya konusuna gelecek olursak, ne yazık ki bu konuda birçoğumuz kendimize hâkim olmayı bilmiyoruz. Twitter, Instagram vs. derken zamanın nasıl akıp geçtiğini anlamıyoruz. Bazen işle alakalı bir şey aramak için açtığımız Google bile bizi aradığımız şeyden uzaklaştırıp bambaşka diyarlara götürebiliyor. Hatta işinizin tam ortasında suratınıza çarpan bir mail odağınızı yitirmenize sebep olabiliyor. Dolayısıyla bu da verimi ciddi manada düşürüyor.
Bununla kendi kendinize baş edebiliyorsanız ne mutlu size, edemiyorsanız da size bu konuda yardımcı olabilecek birtakım araçlar var. Freedom, Self-Control, Hocus-Focus gibi yazılımlar dikkatinizin dağılmasını önleyebilir. Bunlarla birlikte mobil cihazınızdan Twitter, Facebook, Instagram vs. bildirimlerini kapatmanız yine odağınızı kaybetmenizi önleyecektir.
Küçük molalar verin
Hiçbirimiz sabah 9’dan akşam 6’ya kadar aralıksız çalışacak bir bünyeye sahip değil. İnsan doğası bunu kabul etmiyor. Dolayısıyla tıpkı ofiste çalışırken verdiğimiz küçük molalar gibi evden çalışırken de mola vermek önemli. Bu molaları, oluşturduğunuz çalışma planına ekleyebileceğiniz gibi tamamladığınız her iş sonrası küçük aralar şeklinde bir rutin de yaratabilirsiniz. Önemli olan bu molaların sizi işinizden çok fazla alıkoyup uzaklaştırmaması.
Bunun için molalı çalışma tekniklerinden en popüleri olan Pomodoro’yu da uygulayabilirsiniz. “25 dakika çalışma, 5 dakika mola” şeklinde bir rutine sahip olan bu yöntemde 25 dakikalık her 4 çalışma seansından sonra 15–30 dakikalık molalar verebiliyorsunuz.
Çalışmaya oturup 3–4 saat başından kalmadan işleri halletme yöntemi kimileri için çekici gelebilir ama genel olarak bu yöntem sağlıksız olduğu gibi verimi de düşürüyor. Arada bir ayaklanmak, çayın altını yakmak, çalıştığın ortamı havalandırmak, çalışma arkadaşlarınızla sohbet etmek iyi gelecektir.
İletişimde kalın
Buffer’ın 2020 yılında uzaktan çalışanlara yönelik yaptığı araştırmaya göre uzaktan çalışanların en büyük iki problemi iletişim ve yalnızlık.
Ekiple iletişim eksiliği ve yalnızlık performansı doğrudan etkiliyor. Evden çalışırken bir şekilde çalışma arkadaşlarınızla iletişimde kalmak önemli. Ancak bunu WhatsApp gibi günlük hayatta sohbet amacıyla kullandığınız uygulamalar aracılığıyla değil de sadece iş iletişimi için kullandığınız farklı bir uygulamayla yapmanız daha iyi olacaktır. Slack bu konuda en sık kullanılan iletişim kanallarından biri.
Ayrıca evden çalışıyorsunuz diye rutin toplantılara katılamayacak değilsiniz. Skype, Hangouts ve Zoom gibi birçok program sayesinde ekibinizle toplantılar gerçekleştirebilir ve neler üzerinde çalıştığınızın raporunu sunabilirsiniz.
Biz de Pars Design olarak evlere çekildiğimiz bu dönemde ekiple olan iletişimi Discord aracılığıyla sağlıyoruz. Discord her ne kadar başlarda oyunculara yönelik bir uygulama olarak öne çıksa da sunduğu özellikler, işleri yürütme açısından da son derece uygun. Oluşturduğunuz sunucuda gerekirse her projeye ya da amaca yönelik farklı odalar açabilir, ekip üyelerini bu odalara atayabilir ve farklı şekillerde kişiselleştirebilirsiniz. Dilerseniz bu odalarda ekran paylaşımı yaparak ya da görüntülü konuşarak toplantılar gerçekleştirmek de mümkün. Discord kesinlikle bir iletişim kanalının sunması gereken özelliklerden fazlasını sunuyor. Bir şans vermenizde fayda var.
Discord’u işleri yürütme amacının dışında farklı topluluklara katılmak ve eğlenmek için de kullanabilirsiniz ama bu başka bir yazının konusu.
Gözden ırak olan gönülden de ırak olmasın. İş arkadaşlarınızla çalışma saatleri boyunca sürekli iletişimde kalmanız yalnız hissetmenizi ve motivasyonunuzu kaybetmemizi önleyecektir
Herkesin kendine has bir üretkenlik dürtüsü var. Dolayısıyla evden çalışmanın bazılarına verimli bazılarına ise verimsiz gelmesi normal olarak karşılanabilir. Bahsettiğimiz öneriler ise genel olarak, evden çalışırken odağınızı kaybetmemenizi sağlayacak ve bir düzen oluşturmanıza imkân tanıyacak şeyler. Hepsini uygulamak zorundasınız diye bir kaide yok elbette. Verimliliğinizi artırmak adına çok farklı yöntemler keşfetmiş ve onları uyguluyor da olabilirsiniz.
