Aprendizado através do Quadro de Celebrações

É comum em times que trabalham com práticas ágeis terem o momento da Retrospectiva para avaliar os resultados positivos/negativos e de que forma conseguem corrigir o que não foi tão bom assim no período avaliado. Sim… comum quando se está com um propósito único, um projeto, por exemplo.

Quando conheci o Quadro de Celebrações percebi que a ferramenta poderia ser utilizado junto a times que trabalhassem em conjunto, independente de estarem atuando em um mesmo projeto, para que se pudesse dar uma melhor visibilidade a toda equipe independentemente de estar fazendo uma Retrospectiva.

"Não se trata da vantagem em começar primeiro, mas da vantagem do aprendizado rápido. O único caminho para vencer é aprender mais rápido que os demais.”
- Eric Ries, The Lean Startup

No Manifesto Ágil um dos 12 princípios escrito a qual as práticas ágeis, ou melhor, os times ágeis devem percorrer é:

"Em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.”
- Manifesto Ágil

Há alguns anos tenho repetido as pessoas que fazem parte do meu dia a dia que uma das cerimônias mais importantes das práticas ágeis são as que o time precisa parar para poder refletir e aprender sobre pontos positivos e pontos negativos. Eu te pergunto… o que aprendemos com evidências de coisas que deram certo? Se for na mesma equipe é muito provável que sua resposta seja… nada! Pois apenas as repetiremos! E eu concordo, porém quando estamos em uma empresa onde temos outros times dispersados pode ser uma prática que talvez eles desconheçam e que se apresentado e que possa servir a eles, não concorda? Agora me responda… e os erros? O que aprendemos com eles? Nestes mais de 20 anos trabalhando em equipes vejo que muito pouco tiramos de aprendizado deles. O que mais vejo são formas de omiti-los, pois ainda temos muito a cabeça voltada para se souberem sofreremos uma retalhação! Reflita então… Faz sentido toda esta cerimônia com foco no princípio ágil, citado acima, se não buscarmos aprender algo com ela para ajustarmos nosso processo e estarmos sempre em busca de uma melhor efetividade?

Com esta provocação gostaria de trazer para você como uso o Quadro de Celebrações para adquirirmos aprendizados para a equipe e também para outros times da empresa. O primeiro passo é ter um quadro estampado em alguma área bem visível para o time, o modelo para personalizarem com a cara de sua empresa pode ser obtido em: https://management30.com/practice/celebration-grids/

Com o quadro criado eu apresento a sua essência e suas três áreas: PRÁTICAS / EXPERIMENTOS / ERROS , logo em seguida explico que a parte superior de cada área são referentes as atividades/processos/etc que deram certo e a área abaixo, porém não menos importante, são as que deram errado. Aqui é que se encontra sua maior utilidade, pois é nesta área que teremos nosso maior aprendizado. Pensa aí pra me responder: como iremos evoluir se seguirmos repetindo estes erros? A chance de ficarmos na mesma é praticamente de 100%!!!

Bom… em uma primeira utilização facilito o seu uso junto ao time. Esta dinâmica dura por cerca de 1 hora, dependendo do tamanho da equipe. Ao final temos o quadro preenchido e o que é mais importante: planos de ação sobre os aprendizados e reflexões que tiramos os quais precisarão serem acompanhados para tentarmos solucionarmos até o novo ciclo. Ahhh… de nome aos responsáveis pela execução de cada um e combinem um prazo para sua execução. Caso não tenham nenhum board de acompanhamento de projetos, crie uma área próxima ao Quadro de Celebrações com este backlog que surgiu durante a dinâmica, porém a única coisa que não podem fazer é deixar para depois.

A partir deste primeiro contato, deixo o quadro fixado para que o próximo ciclo seja algo mais dinâmico e faça parte do dia a dia, pois a medida que vão identificando acertos/erros o time não precisa de um momento formal para tentar lembrar de algo, pois já podem irem fixando nas áreas específicas. Você pode estar se perguntando… ok, porém quando nos reunimos? Eu oriento que quando alguém identificar que o quadro já possui uma quantidade de insumos suficientes é o momento de organizar com o time um dia para "aprenderem" através dele e novamente buscarem ações para estarem sempre evoluindo.

Ahhh ia esquecendo de comentar… como aplico esta prática com diversos times tenho o costume de realizar, o que chamo, o Encontro dos Quadros. Neste encontro só chamo os responsáveis pelas equipes, o qual geralmente estão mais atrelado a utilização do mesmo para levarem seus quadros para discutem com as outras equipes. Durante este encontro é discutido os Acertos de Boas Práticas ou Experimentos que deram Certos em alguns times para serem avaliados pelos outros times e assim eles utilizarem como EXPERIMENTOS e poderem avaliar seu resultado. Vale lembrar que é uma excelente prática aplicar experimentos em equipes, porém os mesmos precisam serem em ambientes seguros tendo em vista que temos 50% de chances de dar certo e 50% de dar errado!!! Não esqueça que neste encontro também é válido discutir os erros obtidos pelos times para que outros já saibam o que pode falhar!

Crie um ambiente seguro para falhar!

"Os três passos essenciais são: experimentar coisas novas, na expectativa de que algumas falharão; tornar o fracasso passível de sobrevivência, porque será comum; e garantir que você saiba quando falhou."

- Tim Harford, Adapt

Eu sou muito suspeito para opinar, pois enxergo o quão importante esta ferramenta se torna no dia a dia das equipes que estou envolvido em busca de construção de equipes de alta performance. E você, já conhecia? É assim que utiliza a mesma ou tem alguma coisa diferente? Compartilhe nos comentários para aprendermos juntos e fazer nosso próximo experimento.

Abraço e até a próxima!

Leia também a versão em Inglês