EDI-Anbindung an Edeka und co.

Ein Platz im Regal bei Edeka, Rewe und co. Das ist ein großes Ziel, welches von vielen Unternehmen aus dem Foodbereich verfolgt wird. Sie alle wissen um die Herausforderung, einen hart umkämpften Platz im Sortiment eines großen Lebensmittelherstellers zu erhalten.

Doch wenn eine Listung bei einer der Deutschlandweit 11000 Edeka Filialen in greifbare Nähe rückt, wird eine Anbindung an das Edeka-eigene Lieferantenportal nötig. Diese Anbindung ist heutzutage nur durch EDI möglich und Edeka erwartet eine reibungslose Verbindung.

Was ist EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange und es wird dafür verwendet, Daten direkt zwischen den ERP-Systemen verschiedener Handelspartner auszutauschen. Ein typischer Anwendungsfall ist die strukturierte Übermittlung von Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen. In Sekundenschnelle lassen sich Daten aus dem Warenwirtschaftssystem von Kunden ins eigene System bringen und direkt verarbeiten. Damit entfallen die manuelle Eingabe und aufwendige Weiterverarbeitung dieser Dokumente. Durch die digitale Übertragung wird außerdem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, beispielsweise von falsch eingegebenen Beträgen und Rechnungsnummern, minimiert.

Ganz neu ist das Thema EDI übrigens nicht: Das erste EDI-Format ASC-X12 wurde bereits 1979 in Nordamerika eingeführt. Der Begriff EDI fungiert als Oberbegriff für mehrere nationale und internationale Formate.

Verbindung zu Edeka

Die Edeka-Gruppe macht Gebrauch vom EDI-Format EDIFACT, welches zu den bekanntesten Formaten gehört und von den United Nations ins Leben gerufen wurde. Damit wickelt die Edeka Gruppe Bestellungen im Wert von ca. 61 Mrd. € Umsatz pro Jahr ab.

Der traditionelle Weg: Komplexe EDI-Mappings

Die naheliegendste Lösung ist die Anbindung durch klassische EDI Dienstleister. Diese nehmen die vorliegenden Datenformate der ERP-Systeme auf beiden Seiten auf und fertigen ein sogenanntes “Mapping” an. Beim Mapping wird eine 1:1 Zuordnung zwischen den Datenfeldern der ERP-Systemen beider Handelspartner angelegt. In der Regel wird für Edeka ein Mapping für drei spezifischen Bestelldokumente eingerichtet: Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise.

Eine erfolgreich eingerichtete EDI-Schnittstelle inklusive Mapping ermöglicht dann folgende digitale Prozesskette:

  • ORDER — Edeka schickt eine Bestellung im eigenen EDI-Format und diese Bestellung wird dann für das ERP-System des Lieferanten umgewandelt und weitergeleitet
  • SHIPPING NOTICE — Versanddaten werden aus dem ERP-System des Lieferanten in ein EDI-Format gebracht und daraufhin an Edeka übertragen
  • INVOICE — Der Lieferant erstellt eine Rechnung im eigenen ERP-System. Durch den EDI-Dienstleister wird diese Rechnung als EDI-Format verpackt und an Edeka übertragen

Dies klingt im ersten Moment nicht besonders kompliziert. Allerdings erfordert eine erfolgreiche EDI-Anbindung mehrere komplexe Arbeitsschritte, die einen signifikanten Kosten- und Zeitaufwand mit sich bringen:

Mapping: Ein arbeitsintensiver und manueller Prozess, in dem jedes einzelne Datenfeld innerhalb eines Bestelldokuments in ein neues Datenformat übersetzt werden müssen, z.B. Artikelnummer, Stückzahl, Preis.

Testing: Nach erfolgreichem Mapping muss ein Testdurchlauf absolviert werden, bei dem jede Dokumentenart einzeln durch die Systeme übermittelt wird. Auf Kunden- und Lieferantenseite müssen die Daten auf Korrektheit überprüft und eventuelle Fehler behoben werden.

IT Projektmanagement: Die Erstellung einer EDI-Anbindung greift auf eines der wichtigsten IT-Systeme der Unternehmen zu — das ERP-System. Dadurch bedarf es einer engen Abstimmung zwischen den jeweiligen IT-Abteilungen auf Kunden- und Lieferantenseite.

Der Weg hin zu einem reibungslosen Austausch der Dokumente ist folglich weitaus komplexer als im ersten Moment ersichtlich. Dies ist auch der Grund für die oftmals hohen Kosten, welche sich für einzelne Anbindungen auf mehrere Tausend Euro pro Handelspartner belaufen können.

In Anbetracht dieser Kosten ist es für viele Unternehmen besonders frustrierend, dass dieser Prozess für jede weitere Anbindung an z.B. Rewe, Alnatura und andere LEH-Kunden wiederholt werden muss.

Eine Anbindung für alle Handelspartner: Der Procuros Integration Hub

Eine alternative Lösung ist der Procuros Integration Hub. Genau wie bei einer klassischen EDI-Anbindung, können über den Hub alle Bestelldokumente digital ausgetauscht werden. Der Vorteil ist allerdings, dass statt nur ein einzelner Handelspartners, direkt alle Handelspartner auf dem Hub angebunden werden können. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile:

  • Schnelligkeit: Procuros lässt sich innerhalb weniger Tage an sämtliche gängige ERP-Systeme wie WeClapp, Xentral, Navision, etc. anbinden
  • Skalierbarkeit: Ist der Procuros Hub einmal angebunden, wird der direkte Datenaustausch zu Edeka sowie allen weiteren Handelspartnern sofort möglich
  • Keine Anfangsinvestition nötig: Durch das transaktionsbasierte Preismodell zahlen Unternehmen nur für die tatsächliche Nutzung des Procuros Integration Hub

Der Procuros Integration Hub basiert auf einer Netzwerk-Architektur, auf der eine Vielzahl der großen LEH-Unternehmen bereits per EDI angebunden sind. Für das Einrichten einer neuen Anbindung entfallen dadurch die oben beschrieben Arbeitsschritte Mapping und Testing. Die Anbindung neuer Handelspartner per EDI kann so mit nur wenigen Klicks und ohne aufwändiges IT-Projektmanagement umgesetzt werden.

Ihre EDI-Anbindungen jetzt vereinfachen

Der Platz im Regal sollte nicht an einer fehlenden digitalen Anbindung oder zu hohen Kosten scheitern. Eine EDI-Anbindung zu Edeka und co. ist technisch nicht ganz einfach — mit dem richtigen Partner an der Seite jedoch kein Problem.

Möchten Sie mehr erfahren? Schreiben Sie uns gerne und vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin mit einem unserer erfahrenen Digitalisierungsexperten unter contact@procuros.io oder besuchen Sie procuros.io/grocery !

Co-Founder & CEO @ Procuros