Design Sprint Electrolux— Um case onde todos aprenderam, inclusive o facilitador.
Quando terminei de ler o livro Design Sprint, tentei por duas vezes facilitar uma rodada com o pessoal, mas por vários fatores não conseguimos chegar ao fim das atividades. O sentimento que ficou era como se todo o esforço inicial tivesse sido em vão. Este artigo conta a história de como eu obtive sucesso na terceira vez como facilitador de uma Design Sprint, onde destaco 4 grandes fatores que influenciaram para que isso acontecesse.
Antes de tudo, o que é ter sucesso em uma Design Sprint?
Chegar até o fim em uma Design Sprint e conseguir rodar todas as atividades já é uma prova de sucesso. Mas na realidade o sucesso de uma DS (Design Sprint) está diretamente ligado aos aprendizados obtidos nos testes de usabilidade com o usuário. Escutar feedbacks dos consumidores a respeito do protótipo, entender o que eles pensam, o que eles valorizam ou não gostam no produto ou serviço apresentado é de fato o bem mais precioso que podemos gerar em uma DS.
O que é ter sucesso como facilitador?
O facilitador não participa de forma direta, mas é o responsável por conduzir os times através das atividade e garantir que todas elas sejam realizadas da maneira correta e no tempo estipulado. Conseguir fazer essa condução de maneira harmoniosa já é um sucesso. Mas depois de duas tentativas em rodar uma DS, entendi que esta preparado como facilitador era apenas um dos fatores que me ajudariam a ter sucesso.
Ser facilitador de uma DS com a Electrolux, me ensinou que existem alguns outros fatores que podem garantir uma boa sprint.
1º Fator: Prepare-se como facilitador
Esse é o fator mais importante. Se você for a uma reunião com apenas uma pessoa, você precisa saber o que vai falar e como falar. Agora imagina uma semana com um time inteiro de pessoas desconhecidas, esperando você dizer a elas o que fazer. Para esse fator eu destaco alguns pontos:
Leia o livro
Ler o livro Sprint pode ser o primeiro passo para entender em profundidade como surgiram as atividades da DS e a razão delas serem executadas da maneira que são. Tudo é explicado com muito detalhe através de cases e histórias de pessoas e empreendedores que conseguiram resolver ou entender melhor os seus problemas ao final de uma rodada de DS.
Assista aos vídeos
Ver vídeos de pessoas ensinando e compartilhando suas experiências de como elas rodam suas DS é sem dúvidas algo que me ajudou muito a entender de maneira acelerada e mais tangível como seria facilitar cada atividade em seus mínimos detalhes.
O canal de vídeo que eu recomendo é o da AJ&Smart no Youtube. AJ&Smart é uma agência alemã de produtos e serviços digitais. São famosos por terem vários cases de Design Sprint com grandes empresas ao redor do mundo. Eles disponibilizam no seu canal oficial diversos vídeos sobre DS e sobre o mundo de produtos digitais. Vale muito a pena.
Faça um roteiro de atividades
Cada atividade da DS possui um tempo limitado, e isso não é a toa. Tudo precisa acabar no tempo predeterminado, ou as pessoas podem ficar horas discutindo e defendendo os seus pontos de vista, e isso é o que você irá evitar se tiver um roteiro de cada atividade com um tempo mínimo e máximo. No meu caso eu usei o Trello. Dividi os dias em colunas, crie um cartão para cada atividade com o seu tempo, e dentro do cartão escrevi dicas de como conduzir o time durante cada atividade.
Aqui tem o link do Trello caso você queira entender melhor como eu organizei o meu roteiro. Fique a vontade para fazer uma cópia para você :).
Faça apresentações explicando as atividades de cada dia
Nós seres humanos somos imagéticos. Quando estamos estudando algo com exemplos, imagens e vídeos tudo parece ficar mais fácil de absorver. Trazer uma apresentação com exemplos usando fotos ou ilustrações de cada atividade pode te ajudar e ajudar aos realizadores entenderem como funciona as atividades.
2º Fator: Agendas travadas
Sabemos que não é fácil conseguir travar cinco dias da sua semana para facilitar uma Design Sprint, imagine travar a agenda de um time inteiro. Agendas travadas é provavelmente o segundo fator decisivo para o sucesso de uma DS.
Garanta que todos priorizaram o seu tempo integral para a sprint, ou nem comece.
Na primeira vez que facilitei uma DS, estava tão empolgado que fui particularmente na mesa dos meus colegas de trabalho para convidá-los.
Alguns não entenderam muito bem o que seria, mas aceitaram em me ajudar com a realização. Marquei para a semana seguinte.
Começamos bem, fizemos entrevistas com os especialistas, definimos um objetivo e traçamos um mapa. Tudo estava indo bem, até que algumas coisas começaram a acontecer. As pessoas estavam na DS mas não deixaram de trabalhar, checar seus e-mail, ou atender um chamado de uma demanda urgente. Dias após dia, a quantidade de participantes diminuiu, a empolgação também e não chegamos ao fim.
Para que esse tipo de história não se repita, garanta que os realizadores da sua DS estejam com as agendas completamente reservadas para os dias das atividades. Na minha facilitação com o time da Electrolux, era fácil notar a diferença em ter todos os realizadores todos os dias. E eles não estavam apenas realizando as atividades, eles pareciam abraçados pela causa. A pontualidade e o comprometimento do time foi um fator decisivo para o sucesso da sprint da Electrolux.
IMPORTANTE!
Caso o Definidor não possa está presente todos os dias, garanta que pelo menos esteja nos dois primeiros dias. Os dias iniciais são utilizados para tomar grandes decisões. Se ele não puder ficar por tempo integral, peça para ele eleger outra pessoa para tomar as decisões em sua ausência.
3º Fator: Comida.
Pode parece exagerado comida ser o terceiro fator para ter sucesso em uma DS, mas somos seres humanos, precisamos comer, beber e abastecer nossa energia com um café ou um suco natural.
Na primeira e na segunda vez que facilitei uma DS eu não imaginava que isso seria um fator que iria atrapalhar muito as atividades. As pessoas saiam para comprar comida, fazer café e beber água. Isso desfocava demais o time e atrasava o ritmo da sprint, fazendo com que os dias terminassem mais tarde. Isso deixou todo mundo exausto, e novamente não conseguimos chegar ao final.
Garanta refeições leves pela manhã e pela tarde.
Não estou dizendo que você precisa contratar um restaurante para a sua sprint, mas se você providenciar uma mesa de canto com suco, pãezinhos com queijo ou presunto, água e uma garrafa de café, tenho certeza que isso irá reduzir drasticamente as saídas, e deixará o time junto mais tempo, alimentado e mais feliz :).
4º Fator: Realize os testes com os usuários para aprender.
Concluir uma sprint com feedbacks dos usuários reais é algo incrível. Todos do time irão ficar surpresos depois de ver os usuários interagindo com o protótipo, e isso será a mensagem que a sua DS foi um sucesso.
Nada é mais importante do que aprender
O time da Electrolux começou com um desafio, encontrou dois, dividiu o time e apresentou duas soluções em formato de protótipo em 4 dias. As duas foram testadas com os seus respectivos usuários, o operador e o conferente do centro de distribuição da empresa.
As duas soluções tinham como objetivo reduzir os esforços físicos e cognitivos dos profissionais no seu dia a dia de trabalho. Além de aprender, os times conseguiram mensurar por exemplo, ganhos em milhares de produtos a mais sendo distribuídos com o uso das novas soluções.
Conclusão
Aprender com os erros é uma arte que você pode usar a seu favor como designer e como ser humano. Nunca é tarde para acertar os ponto e tentar novamente. Obrigado pela leitura e espero ter contribuindo na sua caminhada.
Se você gostou e quer tirar alguma dúvida ou fazer alguma sugestão, vou deixar o meu contato de e-mail: paulo@onovolab.com
