Trello.com: превращаем письмо в задачу за один клик и другие фичи

«Проблема синхронизации почты и таск-менеджеров, это проблема всего цивилизованного мира». В. Черчилль

Проблема всех приложений со списками задач — добавление задач в список. Этот процесс занимает время. Дальше добавление в календарь — еще время. Лично моя проблема: копирование информации из почты в списки, архивация неактуальных писем и синхронизация процесса.

В трелло синхронизация почты, календаря и задач решается весьма элегантно.

Превращаем письма в задачи одним кликом

Первый способ: для работы через Chrome

Плагин Gmail to Trello — ссылка

После установки плагина в почте появляется кнопка «Add card».

Теперь письмо можно превратить в карточку и добавить в Trello.

Board — выбор борда
List — выбор списка
Title — название карточки
Description — тело карточки
Link back to Gmail — добавляет ссылку в тело задачи, по которой можно обратно перейти в письмо
Assign me to this card — делает вас исполнителем.

После добавления карточка появляется в нужном списке. Вся информация из письма окажется внутри карточки

N.B.:Существенный минус — нельзя добавить карточке лейбл сразу.

Второй способ: для работы через почту

Trello умеет добавлять карточки по e-mail.

Заголовок становится названием карточки, а текст письма добавляется в тело карточки. Удобно, если вы работаете с телефона или нет возможности зайти в приложение.

Для каждой доски есть уникальный e-mail для форварда задач.

Заходим в меню доски: Show menu в правом верхнем углу → More → Email-to-board Settings

→ Trello сгенирирует адрес доски. Добавьте его в список контактов почты.

Для удобства имя я писал на английском Trello, а фамилию на русском Трелло — экономит время на переключении раскладки при выборе контактов.

List — список куда задача попадает по умолчанию.

У меня все падает в общий список, который я потом разбираю.

Теперь любое письмо достаточно форварднуть на адрес доски и оно появится в списке задач.

Заголовок письма — название карточки.
Тело письма — тело карточки.
Лейбл: карточке можно присвоитьь лейбл -> в заголовке пишем #название_лейбла.
Прикрепленные файлы до 10мб сохраняются в теле карточки.

Календарь

В Trello есть функция календаря. Помогает при планировании.

Включаем: Show menu -→ Power-Ups → Calendar

N.B.: отображаться будут только те задачи, у которых есть Due date

Все задачи с датами отобразятся в календаре. Теперь их можно перетаскивать как захочется

Синхронизация с календарем Google

Trello прекрасно дружит с календарем Google.

Все карточки, у которых есть due date можно загрузить к себе в календарь.

Заходим в Show menu → Power-ups → Настройки.

Нажимаем «Enable» и копируем ссылку.

Заходим в свой календарь Google и раскрываем вкладку «Other calendars» → «Add by URL». Копируем туда ссылку из Trello.

Все события со временем импортируются в календарь. Можете потом переименовать его в настройках для красоты.

Тайм-трекинг: Trello + Toggl

Плагин для Chrome — ссылка

После установки в карточке появляется кнопка с таймером и затраченным временем. Информация сихнронизируется с бордами в Toggl.

Быстрые клавиши

Вдруг кому-то будет полезно

B — открыть меню со всеми бордами
С — отправить карточку в архив
D — поставить карточке Due Date
Навести курсор + ENTER — открыть карточку
F — открыть меню филтров
L — открыть меню ярлыков у карточки
M — поменять соисполнителей
SPACE — поставить себя исполнителем по карточке
T — изменить название карточки
X — снять все фильтры
Show your support

Clapping shows how much you appreciated Pavel Yasko’s story.