Como criar um diário de classe utilizando aplicações Google
(Originalmente publicado no blog do prof. Pedro Bittencourt)
Quem leciona há muitos anos provavelmente passou pela experiência de confeccionar seus controles de atividades e desempenho dos estudantes desenhando tabelas de notas no papel, utilizando lápis, borracha, caneta e régua. O professor inseria manualmente os dados da turma, os nomes dos estudantes, os conceitos atingidos, faltas, presenças e calculava as médias finais linha a linha, sempre com uma boa dose de concentração, paciência e resiliência. Erros eram cometidos, grandes quantidades de corretivo líquido eram aplicadas (alguém ainda usa isso?) e, arrisco dizer, nossos professores acabavam por desenvolver de forma natural uma razoável habilidade em efetuar cálculos de forma mental. Provavelmente há muitos remanescentes dessa escola de pensamento ainda em atuação — e tenho certeza de que vários destes são excelentes educadores.
Dentro deste cenário, não é novidade portanto a utilização de planilhas eletrônicas para otimizar o registro da gestão escolar. Quem já teve a oportunidade de aprender alguns princípios básicos deste tipo de ferramenta sabe como ganha-se tempo “instruindo” um computador a efetuar cálculos matemáticos e completar padrões. Dedicamos menos tempo para atividades mecânicas e repetitivas e ganhamos em poder de análise de dados.
Neste artigo, pretendo mostrar como é possível criar um diário de classe/controle de atividades utilizando planilhas e formulários Google. O modelo utilizado para inspiração foi disponibilizado pela professora Heather Bennett em seu site. Essa base inicial me possibilitou concentrar esforços em adaptá-lo às minhas necessidades, projetando novas possibilidades e acrescentando recursos.
As funcionalidades de nosso diário de classe incluirão:
- Controle de atividades realizadas e desempenhos obtidos pelos alunos.
- Registro de presença e conteúdo trabalhado em classe.
- Criação de relatórios individuais para cada estudante da turma.
- Envio de relatórios para estudantes e parentes.
Para tanto, precisaremos criar e estruturar os seguintes arquivos:
- Uma planilha geral.
- Um formulário para controle de presença e registro de trabalho em sala, bem como a planilha que fará o armazenamento destes dados.
- Um modelo de planilha individual.
- Uma planilha para geração dos relatórios individuais e envio destes por e-mail, ambos de forma automatizada.
Você pode copiar os documentos linkados acima para servir de ponto de partida. Pretendo, também, gravar um vídeo tutorial, detalhando melhor algumas etapas de criação de fórmulas, formatação de dados, etc. — assim que isto for feito, atualizo essa publicação!
Feita essa talvez não tão breve introdução, vamos colocar a mão na massa!
Planilha geral
O primeiro e mais importante passo é a criação de sua planilha geral, ou seja, a pasta de trabalho que armazenará todas as informações de seu diário de classe. Sugiro que você gaste um bom tempo nessa etapa, uma vez que nela serão definidos seus critérios de composição do conceito final dos estudantes, quais e quantas atividades estão planejadas, qual o peso de cada uma na nota final, entre outros. Acredito que valha a pena levar alguns dias revisando sua tabela e fazendo alguns testes antes de colocá-la, de fato, para trabalhar, pois uma utilização apressada e sem o devido planejamento gera o desagradável risco de precisar começar o serviço do zero.
Nossa turma fictícia conterá dez estudantes que estão cursando o primeiro bimestre de Equitação Quântica na Escola Intensiva de Treinamento ‘Chapéu Holístico de Alumínio’ (EITCHA). Para facilitar o trabalho, utilizaremos geradores aleatórios de nomes e de endereços de e-mail.
Primeiros ajustes
Crie uma planilha em branco e nomeie-a, por exemplo, de “Diário de Classe — Equitação Quântica (1º bimestre de 2019)”. O título precisa fazer sentido para você e para sua organização pessoal, uma vez que haverá uma planilha geral para cada turma e para cada período.
Renomeie a primeira página de Página 1 para Geral. Deixe a 1ª linha em branco e inicie o preenchimento da 2ª linha com o cabeçalho referente aos dados dos estudantes: Nome completo, nº, E-mail estudantil e E-mail parental. As duas últimas informações serão utilizadas para o envio dos boletins individuais. Isto permite que tanto a família quanto o próprio aluno acompanhe o desempenho deste ao longo do período escolar, tornando a avaliação mais transparente. Feito isto, podemos preencher as linhas seguintes com os dados dos estudantes, como mostra a figura:
Perceba que redimensionei algumas colunas para otimizar a visualização dos dados. E também prefiro utilizar o ajuste de texto “Cortar” nas colunas de nomes e endereços de e-mail, uma vez que não vejo necessidade de exibir as informações completas, apenas o início do texto, diferenciando alunos por seus nomes e inícios dos sobrenomes — evidente que isto é uma escolha pessoal!
Agora devemos especificar quais atividades serão realizadas ao longo deste período escolar, bem como suas pontuações, ou seja, de que forma elas comporão a média final. Vamos considerar que o diário de classe oficial da EITCHA disponibilize três colunas para preenchimento de notas, todas valendo 10 pontos, de forma que a nota final é calculada a partir da média aritmética desses três valores.
Aqui é importante fazer uma ressalva: nossa proposta é criar um diário de classe particular, utilizado para nosso controle do fluxo de trabalho, que não substituirá o registro oficial da instituição de ensino na qual lecionamos. Em muitas escolas este registro é feito em papel, enquanto que outras utilizam aplicativos próprios para tal fim. Pretendemos, portanto, criar um sistema próprio de registro com a finalidade de otimizar tanto o dia a dia escolar quanto o preenchimento do diário de classe oficial, com notas finais calculadas, presença/ausência e conteúdo trabalhado.
Assim, supondo que, na EITCHA, essas três notas são chamadas simplesmente de N1, N2 e N3, pretendemos, neste primeiro bimestre de Equitação Quântica, compor a média da seguinte maneira:
- N1: Avaliações Somativas: (a) Prova objetiva, valendo 2,0 pontos; (b) Prova dissertativa, valendo 8,0 pontos.
- N2: Avaliações Processuais: (a) Atividades gerais de casa, valendo 3,0 pontos; (b) Atividades gerais de classe, valendo 3,0 pontos; (c) Seminários, valendo 2,0 pontos; (d) Auto avaliação, valendo 1,0 ponto; (e) Produção de texto, valendo 1,0 ponto.
- N3: Avaliações Coletivas: (a) Relatório da excursão, valendo 5,0 pontos; (b) Nota global no “Simuladão”, valendo 5,0 pontos.
Note que, na EITCHA, as duas primeiras notas ficam a critério do professor, enquanto que a terceira é comum a todos os professores, sendo informadas pela coordenação ao final do período letivo. Deste modo, podemos continuar com o preenchimento da página Geral: a partir da coluna E, a linha 2 conterá o título da atividade, enquanto a linha 1 informará o peso de cada item, como pode ser observado na próxima figura:
Formatamos as informações da primeira linha como números, com uma casa decimal apenas, reduzimos a largura das colunas E:M, para ocupar menos espaço e definimos o ajuste de texto das células E2:M2 como “Ajustar”, uma vez que, neste caso, é importante visualizar todo o texto. Aproveitamos para centralizar os textos na horizontal e na vertical.
As próximas quatro colunas (N:Q) conterão alguns cálculos realizados pela planilha: Média, N1, N2 e N3. A apresentação será feita nessa ordem pois a média final é importante para o estudante, enquanto que as notas N1, N2 e N3 são relevantes apenas para o professor, no momento de preenchimento do diário da escola. Por enquanto não preencheremos essas informações, uma vez que ainda é necessário criar outras páginas dentro desta planilha para conter notas específicas para cada tipo de atividade.
Vamos aproveitar este momento para congelar linhas e colunas, facilitando a visualização horizontal e vertical de dados: no canto superior esquerdo da planilha, entre as indicações “coluna A” e “linha 1” há um retângulo cinza com as bordas direita e inferior destacadas. Posicionando o cursor sob tais bordas, aparece um ícone de mão; você pode clicar e arrastar até a(s) linha(s)/coluna(s) que deseja manter congelada(s). Em nosso exemplo, congelaremos duas linhas e quatro colunas:
Página de prova objetiva
Prosseguiremos agora com a criação da página Prova objetiva. Basta clicar no ícone “+” logo à esquerda da página Geral. Na célula A1, digite:
={Geral!A2:B}Isto informa à planilha que ela preencherá as células adjacentes à A1 com uma matriz (simbolizado pelas chaves), que se estende da célula A2 da página Geral até a última célula da coluna B. Deste modo, caso novos alunos sejam matriculados na turma Equitação Quântica, basta acrescentar seus dados na página Geral que automaticamente serão replicados na página Prova objetiva.
A coluna C será utilizada para preencher as notas obtidas pelos estudantes na prova objetiva do bimestre. Pessoalmente, prefiro avaliar todas as atividades de zero a dez pontos, utilizando o peso de cada item para cálculo da média final. Deste modo, posso me tranquilizar ao longo do bimestre caso veja a necessidade de alterar o peso de uma ou de todas as atividades — imagine o que aconteceria se, no início do bimestre, eu corrigisse as provas objetivas valendo dois pontos mas, no fechamento das médias, fosse informado pela coordenação que elas agora valem três pontos! O caos, meu amigo, o caos!
Apenas para testes, preencherei a página com algumas notas que meus fictícios alunos obtiveram nessa atividade:
Uma formatação adequada desta página poderia considerar todos os números com uma casa decimal, congelar uma linha e duas colunas, alternar as cores, remover colunas desnecessárias (D em diante), aplicar formatação condicional (notas “azuis” e “vermelhas”) esconder grades… O céu é o limite! Pessoalmente, acredito que “menos é mais”:
Voltemos agora à página Geral. Informaremos à planilha que a coluna E será preenchida com os dados da página Prova objetiva e aplicando o peso informado na célula E1. Na célula E3, digite:
=('Prova objetiva'!C2 * E$1)/10Essa fórmula pode ser interpretada como: pegue o valor da célula C2 na página Prova objetiva, multiplique-o pelo valor da célula E1 (contendo o peso desta atividade) e divida o resultado por 10. A grafia E$1 será melhor compreendida mais adiante.
Repare que a nota da estudante “Alena Wright”, na página Prova objetiva, é 3,0, ou seja, ela atingiu 30% do total nesta atividade. Como, na composição da média final, tal item tem valor máximo de 2,0 pontos, a estudante ficou com nota 0,6, que corresponde a 30% de 2,0 pontos.
Com a célula E3 ainda selecionada, observe seu canto inferior direito. Há um pequeno quadrado azul em destaque. Posicionando o cursor sob o mesmo, aparece um ícone de cruz, que pode ser entendido como “vamos copiar essa fórmula/padrão”. Clique, segure e arraste para a célula de baixo, observando o que ocorre:
O aluno “Aron Schwartz” fez 50% da prova objetiva, ficando com conceito 1,0. Mas isto não é o detalhe importante. Repare a alteração que houve na barra de funções:
=('Prova objetiva'!C3 * E$1)/10Ao copiar a fórmula uma célula para baixo, C2 modificou-se para C3, afinal, continuamos na coluna C, mas descemos uma linha. Enquanto isso, o valor E$1 não sofreu alteração. Ou seja, o símbolo $ pode ser interpretado como “por favor, planilha, fixe este valor para mim, tudo bem?”. Podemos, assim, proceder com o preenchimento das notas até o último estudante. Aproveite para fazer as formatações necessárias, da forma que bem entender:
Prova dissertativa: incorporando notas
Acredito que neste ponto você tenha compreendido a ideia geral. Para o controle da “Prova dissertativa”, podemos:
- criar uma página nova;
- duplicar a página Prova objetiva, uma vez que ambas contém o mesmo número de informações;
- acrescentar uma coluna na página Prova objetiva e renomeá-la para Provas, simplesmente.
Utilizarei a última opção, para você perceber como nossa planilha é inteligente e acompanha as alterações feitas. Renomeie a página Prova objetiva para Provas, acrescente uma coluna à direita de C, mude os cabeçalhos da primeira linha para Objetiva e Dissertativa, insira alguns valores para teste e observe o que aconteceu com a fórmula na célula E3 da página Geral:
Ou seja: não se preocupe se, no meio do caminho, quiser mexer em algumas nomenclaturas. Apenas recomendo que não se empolgue muito, pois corre-se o risco de mudar coisas que não são automaticamente alteradas pela planilha.
A vantagem de colocar ambas as notas em uma mesma planilha é facilitar também a cópia da fórmula. Com a célula E3 ainda selecionada, clique e arraste o quadrado azul para a direita, observando a barra de fórmulas em F3:
Na imagem imediatamente anterior a esta última, lembremos que o valor da célula C2 de Provas era multiplicado pelo valor de E1 da página Geral. O símbolo $ à frente do número 1 indicava que, na cópia da fórmula, o valor 1 seria mantido constante. Entretanto, não há $ à frente de E, de tal modo que, avançando lateralmente, o valor da coluna será alterado. Mágica acontecendo diante de nossos olhos! Você pode, agora, selecionar F3 e copiar sua fórmula para baixo, até o último aluno:
Páginas de auto avaliação, produção de texto, excursão e simuladão
De um modo geral, podemos considerar, neste artigo, que as páginas Auto avaliação, Produção de texto, Excursão e Simuladão conterão as mesmas características: apenas três colunas (nome, número e nota), todas valendo de zero a dez pontos. Para avançar nosso tutorial, apenas duplicarei a página Provas, removerei a coluna D, alterarei o valor em C1 para Nota e criarei mais três cópias, renomeando-as para os valores acima mencionados:
Para verificar se tudo está em ordem, você pode preencher as páginas recém criadas com notas aleatórias. Na página Geral, completaremos as células J3, K3, L3 e M3, respectivamente, com as seguintes fórmulas:
=IF( ISBLANK('Auto avaliação'!C2); "--"; ('Auto avaliação'!C2 * J$1)/10 )=IF( ISBLANK('Produção de texto'!C2); "--"; ('Produção de texto'!C2 * K$1)/10 )=IF( ISBLANK('Excursão'!C2); "--"; ('Excursão'!C2 * L$1)/10 )=IF( ISBLANK('Simuladão'!C2); "--"; ('Simuladão'!C2 * M$1)/10 )
Com essas quatro células selecionadas, clique no quadradinho azul e arraste-o para baixo, até o último aluno, preenchendo as notas restantes.
Para compreender o que tais fórmulas representam, utilizemos a primeira como exemplo. A função IF representa um teste condicional: se uma condição é verdadeira, então faça uma coisa, senão faça outra coisa. Neste caso, o teste pode ser traduzido como: “se a célula C2 da página Auto avaliação estiver vazia, exiba dois traços, caso contrário calcule a nota”. Isto evita que apareça uma nota zero para alunos que ainda não fizeram uma determinada atividade, verificado com ISBLANK.
Aproveitemos este momento, então, para modificar um pouco duas fórmulas anteriormente definidas. nas células E3 e F3, digite:
=IF( ISBLANK(Provas!C2); "--"; (Provas!C2 * E$1)/10 )=IF( ISBLANK(Provas!D2); "--"; (Provas!D2 * F$1)/10 )
Acredito que isto seja necessário pois, enquanto o estudante não tiver feito uma prova, a célula que deveria conter sua nota está vazia. Utilizando a fórmula anterior, a página Geral exibiria o valor 0,0. Imagine o susto que aluno e família levariam ao receber um relatório com nota zero! Pretendemos evitar esse cenário sempre que possível.
Atividades de classe
Configuremos agora as páginas Classe, Casa e Seminários. O que as difere das anteriores é a necessidade de registrar datas, uma vez que tanto os alunos quanto suas famílias precisam ter controle de quando cada atividade foi solicitada, entregue e/ou realizada.
Comecemos criando a página Classe. Para facilitar o processo, podemos duplicar, por exemplo, a página Auto avaliação, renomeando-a em seguida. Por uma questão de ordem e coerência, prefiro movê-la para a esquerda: basta clicar, com o botão direito, sobre o nome da página e selecionar a opção “mover para a esquerda”. Ou, simplesmente, segurar e arrastar para o local desejado.
Com a célula C1 selecionada vá em Inserir > Linha acima. A nova linha será utilizada para armazenar as datas em que tais atividades foram realizadas. Vamos inserir, por exemplo, o valor “2/4” nesta nova célula C1 e ver o que acontece:
Algo interessante parece ter ocorrido. Na barra de fórmulas, verificamos que a planilha entende o valor digitado como uma data. Entretanto, ele continua sendo exibido como um texto comum. No menu Formatar > Número, você pode optar por um dos diversos formatos de data ali disponíveis, ou mesmo personalizar de acordo com seus interesses:
Neste momento, cabe a você avaliar quantas Atividades de Classe poderão ser realizadas no período letivo em análise — em nosso caso, um bimestre. É sempre recomendável colocar atividades a mais; não há problemas em sobrar colunas vazias, mas é mais difícil remediar a situação de colunas em falta. Renomeie a célula C2 para “Atividade #1”, selecione as células C1:C2 e copie-as para a direta, até a penúltima coluna, observando o que ocorre:
Obviamente, esses títulos e datas são apenas um exemplo; apenas aproveitei o momento para lhe mostrar como é poderoso o reconhecimento de padrões de nossa planilha!
Na última coluna, serão calculadas as médias de cada aluno nas atividades. Na célula I3, digite a seguinte fórmula:
=AVERAGE(C3:H3)
O erro ocorrido é, na verdade, bastante simples de se entender. Não há, até o presente momento, valor algum entre as células C3 e H3. Ao solicitar que seja calculada a média destes valores, surge uma divisão por zero, algo matematicamente impossível. A princípio, isto não é um problema, uma vez que temos consciência de que, conforme valores sejam inseridos na planilha, o erro desaparece. Entretanto, levando-se em consideração que pretendemos compartilhar notas com nossos alunos e suas famílias, deixar deste jeito pode causar confusão e problema. Podemos, então, substituir a fórmula em I3 por:
=IF( ISBLANK(C3); "--"; AVERAGE(C3:H3) )Essa função condicional pode ser lida como: “se a célula C3 estiver em branco, então exiba dois traços, caso contrário calcule a média dos valores entre C3 e H3”. Pronto! Enquanto a primeira atividade estiver em branco, entende-se que nada foi realizado, de modo que exibiremos dois traços, dando a entender que aquele item está “em aguardo”. Assim, podemos copiar a fórmula em I3 para os alunos restantes e nossa página de controle de Atividades de Classe está pronta:
Repare que os estudantes Alena e Aron possuem nota 5,0 na primeira atividade. Na segunda atividade, Alena está sem nota, indicando talvez que foi dispensada de realizar tal atividade, enquanto que Aron está com nota zero, indicando talvez que, mesmo tendo sido solicitado que realizasse a atividade, não o fez. A média de Alena é 5,0, enquanto que a de Aron é 2,5. Ou seja, a função AVERAGE calcula a média dos valores presentes no intervalo C3:H3, ignorando células em branco.
Páginas dos seminários e das atividades de casa
A página Seminários segue a mesma estrutura, de modo que apenas duplicaremos a página Classe, renomeando-a e alterando alguns dados relevantes:
Resta criar apenas o controle de Atividades de Casa. Duplicaremos a página Classe, renomearemos para Casa e adicionaremos duas linhas acima da primeira. A linha 1 conterá as datas em que foram solicitadas as atividades, a linha 2 conterá as datas em que tais atividades foram entregues e a linha 3 tratará de combinar essas informações. Para verificar o que pretendemos dizer, insira datas em C1 e C2, formate a terceira linha como “Texto simples” e, em C3, digite:
=IF (ISBLANK(C4); ""; JOIN(" > "; C1; C2) )Interpretando essa fórmula: primeiro testaremos se a célula C4, referente ao título da atividade, está vazia. Em caso positivo, tal atividade ainda não foi solicitada, de modo que nada será exibido. Caso contrário, combinaremos, através da função JOIN, os valores de C1 e C2, espaçados por “ > “:
Voltemos, finalmente, à página Geral. Nas células G3, H3 e I3, digite:
=IF( ISTEXT(Casa!I5); "--"; (Casa!I5 * G$1)/10 )=IF( ISTEXT(Classe!I3); "--"; (Classe!I3 * H$1)/10 )=IF( ISTEXT('Seminários'!F3); "--"; ('Seminários'!F3 * I$1)/10 )
Neste caso, precisamos verificar se as células contendo notas finais são do tipo texto, uma vez que, enquanto não solicitarmos nenhuma atividade daquele tipo, a nota final conterá dois traços. Experimente deletar, por exemplo, todas as notas de seminários e trocar a função em I3por:
('Seminários'!F3 * I$1)/10O erro surgido indica que a planilha está tentando multiplicar um número por um texto. Para evitar confusões, tal verificação, utilizando a função ISTEXT, é bem intencionada! Retorne o valor de I3 à função anterior, selecione as células G3:I3 e copie as fórmulas para todos os alunos.
Calculando as notas finais
Nos encaminhando para o encerramento desta primeira parte, calcularemos as notas N1, N2, N3 e média final. Na célula O3, insira:
=IF( OR( ISTEXT(E3); ISTEXT(F3) ); "--"; SUM(E3:F3) )Traduzindo: se as células E3 ou F3 contiverem texto (isto é, não há notas para as provas), nada será calculado, apenas exibiremos dois traços; caso contrário, somaremos os valores em E3 e F3, ou seja, somaremos as notas das provas.
Utilizando a mesma linha de raciocínio, insira, nas células P3, Q3, e N3:
=IF ( OR( ISTEXT(G3); ISTEXT(H3); ISTEXT(I3); ISTEXT(J3); ISTEXT(K3) ); "--"; SUM(G3:K3) )=IF( OR( ISTEXT(L3); ISTEXT(M3) ); "--"; SUM(L3:M3) )=IF( OR( ISTEXT(O3); ISTEXT(P3); ISTEXT(Q3) ); "--"; AVERAGE(O3;P3;Q3) )
Por fim, selecione N3:Q3 e copie as fórmulas para todos os alunos. Seu controle de notas está pronto! Recomendo que faça testes, alterando notas, deletando todos os valores, buscando refinamentos que façam sentido à sua prática e de acordo com suas necessidades. Também peço que, caso tenha localizado problemas nesta primeira parte ou tiver encontrado uma solução melhor para as alternativas apresentadas, comente neste post para que mais professores possam aprender!
Controle de presença e conteúdos trabalhados
Primeiro passo: o formulário
Trabalharemos agora no controle de presença e conteúdos trabalhados. Crie um formulário em branco, nomeando-o “Controle de presença — EQ”. Não vejo necessidade em especificar períodos (bimestre, trimestre, semestre), pois faremos alguns tratamentos com os dados após a submissão do formulário.
Neste artigo, prevejo a possibilidade de ministrar duas aulas no mesmo dia — o que é popularmente conhecido como “dobradinha”. Sendo assim, digite os seguintes campos:
- Data, do tipo data, campo obrigatório.
- Dobradinha?, do tipo caixa de seleção, com opção “Sim”, apenas.
- Conteúdo, do tipo resposta curta.
- Estudante, do tipo grade de múltipla escolha, sendo que: (a) nas linhas, serão inseridos os nomes dos estudantes; (b) nas colunas serão inseridas as opções: (i) Ausência; (ii) Atraso; (iii) 2ª aula
Mais uma vez, são apenas sugestões que devem levar em consideração as necessidades de sua prática docente. Repare que não há a opção “Presença” nas colunas, pois parte-se do pressuposto que, caso não houver qualquer seleção para um determinado aluno, ele esteve presente à aula. O que é bastante coerente, tendo em vista que, geralmente, há mais presenças do que faltas a serem registradas — a não ser nos casos em que a turma combina boicotar uma aula, mas esperamos que sejam episódios isolados! O mesmo pode ser dito a respeito da pergunta “Dobradinha?”: há apenas uma caixa de seleção com a opção “sim” que, caso tenha sido erroneamente selecionada, pode ser facilmente desmarcada.
Nosso formulário, portanto, possui a seguinte interface:
Recomendo que você o adicione à tela inicial de seu smartphone, para acessá-lo com mais rapidez.
Na aba “Respostas”, clique sobre o ícone de planilha, à direita. A janela de diálogo que se abre pede para selecionarmos o destino da resposta. Este é outro momento de escolha; poderíamos selecionar uma planilha já existente, no caso a planilha mestra recém criada. Entretanto, isto nos obrigaria a desvincular o formulário da planilha mestra a cada bimestre, vinculando-o então à nova planilha geral do bimestre vigente, o que me parece um trabalho excessivo. Pediremos, então, para que uma nova planilha seja criada.
Para configurar a planilha recém-criada, podemos retornar ao formulário, clicar sob o ícone de visualização, localizado próximo ao botão “Enviar”, e inserir alguns valores quaisquer. Para este artigo, selecionei de forma aleatória atrasos, ausências e entradas em 2ª aula para alguns alunos, tomando o cuidado de deixar também algumas linhas vazias, indicando alunos presentes. Fiz o registro de cinco dias diferentes, dois deles contendo “dobradinha”.
Repare que foi criado, pelo formulário, o campo “Carimbo de data/hora”. Em tese, ele poderia ser utilizado para gravar a data da aula, supondo que o registro fosse feito no mesmo dia. Entretanto, acredito ser interessante possuir o campo Data para que possamos fazer registros em outros dias, tendo em vistas cenários do tipo: não possuía conectividade no momento, estava sem bateria, dentre outras intempéries do mundo moderno.
Tratamento de dados: a mágica da transposição de matrizes
Iniciaremos agora o tratamento desses dados. Crie uma nova página dentro desta planilha, nomeando-a Transposta. Na célula A1, digite:
=TRANSPOSE('Respostas ao formulário 1'!B1:Z)A função TRANSPOSE transforma linhas em colunas, e vice-versa. Deste modo, podemos visualizar, na primeira coluna, a relação de nomes dos estudantes e, nas colunas que se seguem à direita, os registros feitos a cada dia de trabalho. É importante observar o intervalo de dados: inicia-se na primeira linha da coluna B (ignorando, portanto, a primeira coluna, que contém o “Carimbo de data/hora”) e finaliza na última linha existente da coluna Z. Você precisa observar, neste momento, o número de alunos em sua turma. Em nossa turma fictícia, o último estudante ocupa a coluna N; ou seja, ainda temos espaço para mais 12 alunos ingressarem na turma sem nos preocuparmos com o código.
Crie outra página nesta planilha e renomeie-a para 1o bimestre. Na célula B1, digite:
={Transposta!B1:P1}Com isto, estamos importando os primeiros 15 registros de nosso controle de presença. Em outras palavras, assumo que, neste primeiro bimestre, serão ministradas quinze aulas. No bimestre seguinte, poderei, então, duplicar a página 1o bimestre, renomeá-la para 2o bimestre e, assumindo que serão ministradas 18 aulas, alterar o código em B1 para:
={Transposta!Q1:AH1}E assim por diante.
Na célula B2, insira:
={Transposta!B3:P3}O critério de seleção do intervalo B:P segue a explicação fornecida anteriormente. Na célula A3, digite:
=MID( Transposta!A4; 12; LEN(Transposta!A4)-12 )Isto nos serve para extrair o nome do estudante do meio da célula A4 em Transposta, excluindo os 12 primeiros caracteres (“Estudante [“). A função LEN retorna o número de caracteres em um texto. Tendo funcionado, copie a fórmula para baixo, até o último estudante da lista.
Neste momento, lidaremos com informações referentes à “situação” de cada estudante nas aulas. Na célula B3, insira:
=IF( LEN(B$1)>1; IF( Transposta!B$2="Sim"; SWITCH(Transposta!B4; "Ausência"; "FF"; "2ª aula"; "FP"; "Atraso"; "PP-"; "PP"); SWITCH(Transposta!B4; "Ausência"; "F"; "Atraso"; "P-"; "P")); "")Concordo com você, colega leitor, essa fórmula não parece muito elegante! Porém, acredito que esse é o verdadeiro barato de nosso tutorial: aprender novas funções e quebrar a cabeça com resolução de problemas. Para facilitar o entendimento, veja o fluxograma abaixo:
A nova função que introduzimos, SWITCH, testa uma condição — neste caso, o conteúdo de B$1 — e retorna diferentes valores para diferentes casos. Recomendo que você “brinque” com essa função e adapte-a às necessidades de sua instituição.
Copie a fórmula em B3 para baixo, até o último estudante. Feito isto, selecione o intervalo B3:B12 e copie lateralmente até a coluna P, que conterá o último registro deste bimestre.
Importando presenças e conteúdos para a planilha geral
Voltemos à planilha geral. Crie uma página nova, Presença, ou duplique a página Simuladão para otimizar o processo, renomeando-a em seguida. Insira uma linha acima da primeira (deslocando, assim, o cabeçalho contendo nome, número e nota para a segunda linha), formate as células como data e delete o conteúdo da célula C2.
Insira, em C1, o código
=IMPORTRANGE("url_controle"; "1o bimestre!B1:Z")no qual “url_controle” deve ser copiado da barra de endereços de sua planilha de controle de presenças e conteúdos. No meu caso, o url da planilha é:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1D5fGs2uxpBduhPFJoUD6ff8w442KMicy_EsHIjgcH7Q/edit#gid=800159746Basta copiar os caracteres localizados entre “/d/” e “/edit”. Neste caso, temos
1D5fGs2uxpBduhPFJoUD6ff8w442KMicy_EsHIjgcH7Qe nossa função fica:
=IMPORTRANGE("1D5fGs2uxpBduhPFJoUD6ff8w442KMicy_EsHIjgcH7Q";"1o bimestre!B1:Z")A função IMPORTRANGE importa um intervalo de uma planilha para outra. Junto de TRANSPOSE é uma de nossas maiores aliadas na criação deste Diário de Classe. Após inserir a função, aparecerá um aviso solicitando que você conceda acesso entre as planilhas. Acesso concedido, as células adjacentes serão preenchidas com valores da planilha de controle de presença. Repare que, caso tente-se digitar algo em alguma destas células, toda a informação restante “desaparece”, uma vez que, para o devido funcionamento da função IMPORTRANGE, o tamanho da matriz disponível precisa ser igual ou superior ao tamanho da matriz origem.
Preencha as células R2, S2, T2 e U2, respectivamente, com os textos Presenças, Atrasos, Ausências e Nº de aulas. Insira, nas células R3, S3, T3 e U3 com as linhas a seguir:
=COUNTIF(C3:Q3;"P") + 2*COUNTIF(C3:Q3;"PP") + COUNTIF(C3:Q3;"FP") + COUNTIF(C3:Q3; "PP-")=COUNTIF(C3:Q3;"F") + 2*COUNTIF(C3:Q3;"FF") + COUNTIF(C3:Q3;"FP")=COUNTIF(C3:Q3;"P-") + COUNTIF(C3:Q3;"PP-")=SUM(R3:T3)
A função COUNTIF retorna uma contagem condicional em um intervalo. Na primeira coluna (R3), verificamos a ocorrência de presenças, levando em consideração que P, FP e PP- indicam 1 presença, enquanto PP representa duas aulas. Na segunda coluna (S3), verificamos a quantidade de ausências: F e FP representam uma ausência, enquanto que FF indica duas. A terceira coluna (T3) retorna a quantidade de atrasos: P- ou PP- indicam um atraso. Por fim, a quarta coluna (U3) retorna a soma dos valores anteriores. Selecione essas quatro fórmulas e copie-a para o restante dos alunos.
Seu diário de classe está pronto! Você tem, agora, um rico controle de atividades, notas, presenças e conteúdos lecionados em suas turmas, altamente personalizável e, espera-se, útil para otimizar a gestão de seu trabalho.
Modelo de relatório individual
Matriz transposta em sua planilha geral
Começaremos, agora, a criação de planilhas individuais para os estudantes de nossa turma. À princípio, acredito que você tenha uma ideia geral de como isto pode ser feito: basta criar um arquivo de planilha para cada estudante da turma e aplicar um IMPORTRANGE que aponte para o intervalo de dados referente a cada um deles. Entretanto, do jeito aqui exposto, podemos detectar dois problemas:
- Não queremos criar manualmente tais documentos. Imagine ter que fazê-lo para diferentes turmas, em diferentes períodos, para dezenas ou centenas de alunos! Seria um trabalho inglório e contraproducente.
- As notas de cada estudante estão espalhadas em várias páginas de nossa planilha, dispostas horizontalmente. Isto dificultaria o entendimento das informações por parte do aluno e de sua família.
Para contornar essa situação, crie uma nova página na planilha mestra, dando-lhe o nome Transposta. Na célula B1, insira:
=TRANSPOSE(Geral!A2:D)Isto transporá as informações de nossos alunos para a horizontal. A ideia geral é inserir, abaixo de cada estudante, as notas por ele atingidas em todas as atividades realizadas no período registrado. Iniciamos o preenchimento a partir da coluna B pois pretendemos utilizar a coluna A para poder fornecer maiores detalhes a respeito de algumas das atividades.
Na célula A5, digite o texto “Composição da média bimestral”. Preencha as células A7 e B7, respectivamente, com “Valor do item” e “Relação de itens”. Em A8, insira:
=TRANSPOSE(Geral!E1:N2)Na célula C7, digite:
=TRANSPOSE(Geral!E3:N)Vejamos o que foi feito aqui. As duas primeiras colunas foram preenchidas com a relação de itens que compõem a média bimestral, bem como suas pontuações. Explicitamos o início (E2) e o fim (N2) do intervalo pois tal relação não será alterada ao longo do bimestre. Para as colunas seguintes, pedimos que fosse transposta da terceira linha (E3) até a última disponível (N_), uma vez que mais alunos podem ingressar na turma. A cada estudante novo, a tabela cresce horizontalmente para a direita, não comprometendo nossa formatação dos dados.
Em A17, escreva “Presença”. Na célula A18, insira:
=TRANSPOSE('Presença'!C1:U)Repare que foram preenchidas células até a linha 36, uma vez que o intervalo transposto possui 19 colunas. Essa é a estratégia que devemos adotar para a confecção de nosso diário de classe: somente iniciar um novo intervalo após o fim de outro. Por isso julgo tão importante planejar, no início do período letivo, quantas atividades de cada tipo pretendemos realizar, reservando um número maior para eventuais mudanças. Não há problemas, por exemplo, em realizar somente quatro das seis atividades de classe planejadas. As duas restantes serão apenas duas linhas em branco na planilha do aluno, em nada interferindo no cálculo de sua nota ou na visualização das informações. Em contrapartida, inserir novos itens, apesar de possível, pode dar um pouco de dor de cabeça.
Em A37, escreva “Provas”. Insira, em B38:
=TRANSPOSE(Provas!C1:D)Neste caso, estamos preenchendo a partir da coluna B porque, na página Provas, há apenas uma linha de cabeçalhos (Objetiva | Dissertativa). A primeira coluna pode ser deixada vazia ou ser utilizada para descrever o item, explicando, por exemplo, o que cada tipo de prova pretende avaliar.
Em A40, escreva “Atividades de casa”. Na célula A41, digite:
=TRANSPOSE(Casa!C3:I)Repare que, agora, o cabeçalho da página possui duas linhas (Data e Título), de modo que iniciamos a transposição na primeira coluna. Escreva “Atividades de classe” na célula A48, inserindo, em A49:
=TRANSPOSE(Classe!C1:I)Em A56, escreva “Seminários”, inserindo, em A57:
=TRANSPOSE('Seminários'!C1:F)Preencha, respectivamente, A61, A63, A65 e A67 com “Auto avaliação”, “Produção de texto”, “Excursão” e “Simuladão”. Nas células C62, C64, C66 e C68 insira, respectivamente:
=TRANSPOSE('Auto avaliação'!C2:C)=TRANSPOSE('Produção de texto'!C2:C)=TRANSPOSE('Excursão'!C2:C)=TRANSPOSE('Simuladão'!C2:C)
As duas primeiras colunas, A e B, não possuem informações relevantes, neste caso. Podem ser utilizadas para explicitar o que cada tipo de atividade pretende avaliar.
A página Transposta já possui todos os dados necessários. Não é necessário aplicar formatações neste caso, uma vez que as informações serão exportadas para o relatório do aluno. Chegou o momento de criar este documento!
Modelo individual de notas
Crie uma nova planilha e chame-a de “Modelo individual de notas”. Preencha as células A1:B6 com dados a seguir:
Nas células A7 e A9, respectivamente, escreva “RELATÓRIO INDIVIDUAL” e “EQUITAÇÃO QUÂNTICA, 1º BIMESTRE DE 2019”. Nas células A8 e A10, respectivamente, insira:
=IMPORTRANGE(B1;B3)=IMPORTRANGE(B1; "Transposta!A5:B")
Por fim, copie a url da planilha mestra e cole-a na célula B1. Após conceder acesso à planilha, veja a mágica acontecer:
Para entender o que pretendemos fazer, mude o valor de B2 para “F” e veja o que acontece:
O que foi feito aqui? Repare que B1 contém a url da planilha mestra e B2 contém a coluna referente às informações do estudante: os dados do primeiro aluno estão na coluna C, os dados do segundo localizam-se na coluna D e assim por diante. Em B3 concatenamos os termos “Transposta!”, B2 (referente à coluna do estudante) e “1”, ou seja, geramos o valor “Transposta!F1”. Se verificarmos na planilha mestra, a célula F1 contém o nome do estudante Finnegan Ramos, F3 contém seu endereço de e-mail e F4 contém o e-mail de seu responsável. Na célula B6 do modelo, temos escrito “Transposta!F5:F”. Isto significa que copiaremos toda a coluna F, da 5ª linha para baixo.
Utilizando suas preferências estéticas, formate este documento, considerando que ele deve se parecer mais com um relatório e menos com uma grande tabela de notas. Uma sugestão, que você pode conferir na versão final da planilha:
Após concluir a formatação dos dados de acordo com seus interesses, altere os valores em B1 e B2, respectivamente, para <<url>> e <<coluna>>. Nosso modelo ficará cheio de referências incompletas, mas isso não é um problema. Selecione as linhas 1 a 6 e oculte-as, já que elas não contém dados que devam ser exibidos — podem ser encaradas como “variáveis úteis”.
Gerando planilhas individuais e enviando por e-mail
Crie uma nova planilha e dê-lhe o nome “Gerar planilhas individuais”. Na primeira linha, insira, em cada célula, os seguintes valores:
- turma
- estudante
- numero
- email_estudante
- email_parente
- coluna
- url
Na célula A2, digite “Equitação Quântica”. Em B2, insira:
=IMPORTRANGE(url_planilha_geral; "Geral!A3:D")Altere “url_planilha_geral” para o endereço de sua planilha mestra, como já explicado neste artigo. Após importar os dados dos estudantes, copie o nome da turma para todos os registros, preencha a coluna F com valores “C” em diante e insira a url da planilha geral na coluna G, para todos os alunos:
À princípio, levando em consideração que as colunas A e G possuem o mesmo valor para todos os registros, elas não seriam necessárias. Entretanto, podemos assumir a possibilidade de utilizar o mesmo documento para gerar planilhas individuais de diferentes turmas.
Entra em ação, agora, um complemento chave para nossa empreitada: autoCrat. Ele será o responsável por gerar, de forma automatizada, as planilhas individuais e enviá-las por e-mail para alunos e seus responsáveis. Vá em Complementos > Instalar complementos, procure por autocrat e instale-o, concedendo as permissões necessárias. Feito isto, vá em Complementos > autoCrat > Launch. Selecione “new job”, dê um nome para o trabalho e siga para a próxima tela:
Em “Choose template”, selecione “From drive” e procure pelo documento “Modelo individual de notas”. Siga adiante!
Em “Map source data to template”, selecione a “Página 1” em “Merge tab” e verifique se “maps to column” correspondem:
Em “File settings”, insira os nomes que você deseja para os documentos. Podem ser utilizadas tags correspondendo às colunas de sua planilha. Mantenha o tipo de arquivo como “Google sheets”:
Em “Choose destination folder(s)”, escolha uma pasta para destino dos formulários. Os passos 6 e 7 podem ser avançados sem alterações. Em “Share docs & send emails”, selecione “Yes” para “Share doc?” e altere “Share doc as” para “anyone with the link can VIEW”.
Agora, escreva o e-mail que deseja ser encaminhado a alunos e parentes. Tags e marcações html podem ser utilizadas:
Na última tela, mantenha ambas as opções em “No”, já que o serviço não será disparado após o preenchimento de um formulário ou num horário específico. Clique em “save” para finalizar.
Feito isso, nosso “job” do autoCrat está pronto! Surgem assim quatro opções de ação a serem tomadas: executar, editar, prever e excluir. Recomendo que você faça um teste, selecionando a 3ª opção, “prever”, e verifique tanto o e-mail enviado quanto o documento gerado.
Até onde pude verificar, existe uma limitação de 50 e-mails diários — não fui capaz de determinar qual serviço de mail merge o autoCrat utiliza, ficaria muito feliz se você pudesse me auxiliar nessa! De todo o modo, após executar o trabalho, são criadas 4 novas colunas na planilha:
- Merged Doc ID
- Merged Doc URL
- Link to merged Doc
- Document Merge Status
Na última, você pode acompanhar o status do trabalho. Caso verificar registros nos quais o e-mail não foi enviado, recomendo tentar o serviço após 24 horas, tomando o cuidado de selecionar apenas linhas correspondendo aos estudantes cujos e-mails não foram enviados.
É apenas isso! Após pouco mais de 6500 palavras, chegamos ao fim de nosso artigo e, acredito, possuímos recursos necessários para controlar nosso fluxo de trabalho, informar nossos estudantes e operar com total transparência.
Últimas palavras
Busquei neste artigo compartilhar minha experiência na criação de diários de classe das minhas turmas de ensinos fundamental e médio. Muitos detalhes podem diferenciar nosso modelo criado de suas necessidades reais, mas acredito que, neste processo, você pode ter aprendido coisas novas e vislumbrado possibilidades de aplicação em sua prática cotidiana.
Bastante coisa pode ser aprimorada. Algumas funções são pouco elegantes, há repetição de fórmulas apenas para adequação estética, o envio de e-mails possui limitações, nem sempre as planilhas geradas são visualizadas pelos alunos, etc. É um processo em constante evolução. Caso encontrar soluções para os problemas encontrados, deixe seu comentário no post e compartilhe com mais professores. Precisamos ser capazes de aprender se desejamos ensinar, não é mesmo?
