توثيق السناب
عادة ما يتم مشاهدة موفري خدمات تخزين المستندات في الوقت الحالي في جميع أنحاء المملكة المتحدة. لجأت العديد من المنظمات إلى استخدام مرافق تخزين التسجيلات الخارجية والمريحة لإيواء ملفاتها المؤرشفة في مكان آمن. مع التقدم في العصر على مدى السنوات القليلة الماضية ، أصبح من السهل جدًا الآن على الوكالات تخزين الملفات واستردادها بشكل صحيح.
عندما تبدأ المؤسسات في استخدام مرافق تخزين المستندات ، ولا سيما تخزين كميات هائلة من الصناديق ، فمن السهل جدًا العيش مع المزود المتساوي ولم تعد تواجه مشكلة الاضطرار إلى نقل جميع المستندات إلى مستودع مرآب آخر. في حالات قليلة ، لا يكون هذا صعبًا لأنه يبدو — على الرغم من أنه قد يستغرق وقتًا.
يمكن التعرف على بعض شركات تخزين السجلات لجعل الوجود توثيق السناب محرجًا لعملائه من حيث نقل الخدمات إلى مزود آخر. لا ينبغي أن يكون هذا هو الحال ويجب عليك طلب المشورة من مزود الخدمة الجديد الخاص بك إذا كان بإمكانه المساعدة في معالجة أو إدارة أي نزاعات مع مزود الخدمة السابق.
عند البحث عن تكلفة البائعين الآخرين ، من المهم أن تضع في اعتبارك أن السعر الرخيص لا يعني باستمرار أن مستويات المزود على قدم المساواة مع إجابتك الحديثة. تأكد دائمًا من التحقق من المسائل التي تسترجع مرات أو في حالات قليلة الرسوم المتعلقة بالوصول إلى المستندات الخاصة بك.
قد يستأجر بعض البائعين باستخدام إنشاء المسح الضوئي لمساعدتك في الحصول على حق الدخول إلى مستنداتك عبر الإنترنت ، على الرغم من حقيقة أن هذا عادةً ما يتم تحصيله مقابل رسوم إضافية لتخزين المستندات الخاصة بك ، فإنه يمكن أن يكون أسلوبًا رائعًا لتوفير الوقت الحصول على الدخول إلى مؤسستك.
أنت أيضًا تريد التأكد من أن ملفاتك قد أصبحت الحماية الكاملة التي تستحقها من حيث ضرر الفيضانات والموقد. حتى الأشياء التي تتكون من الهواء الناعم داخل منطقة التخزين يجب أن تؤخذ في الاعتبار لتوفير مستنداتك التي تتقادم بسرعة كبيرة!
الأمان هو أي مكون آخر يجب عليك مراعاته أثناء تغيير شركات خدمة مرآب الملفات. عادةً ما توفر شركة النقل من الدرجة الأولى مراكز تشمل CCTV وفرق أمان في موقع الويب للحفاظ على المبنى ومستنداتك آمنة في جميع الأوقات.
باختصار ، من الأهمية بمكان أن تضع في اعتبارك أن توفير النقود لخدمات تخزين الملفات الخاصة بك لا يقترح دائمًا الحصول على خدمة أعلى أو خدمة استثنائية مماثلة. في حين أن أي مؤسسة تجارية ستقتنص عرضًا لتخزين الأموال ، عندما يتعلق الأمر بأرشفة مستندات المؤسسة المهمة ، فإن جودة المزود ليست حقًا شيئًا يجب المساومة عليه.
