UI/UX Case Study — Krealogi : Simple CRM(Customer Relationship Management)

⚠️Disclaimer :

Proyek ini merupakan bagian dari Skilvul Virtual Internship yang diadakan oleh Kampus Merdeka Kemdikbudristek RI dengan Skilvul dan Krealogi sebagai Challenge Partner. Saya tidak bekerja atau diikat dalam kontrak professional oleh Krealogi.

Latar Belakang

Saya berkesempatan mengikuti UI/UX Designer Internship yang diselenggarakan oleh Kampus Merdeka Kemdikbudristek RI. Program ini dinamakan Skilvul Virtual Internship yang bekerjasama dengan platform Skilvul.com. Dalam SVI ini kami diperbolehkan memilih satu dari beragam challenge partner yang telah disediakan. Saya memilih Krealogi karena challange partner ini berkecimbung di dunia UMKM dan UMKM merupakan pilar membangun ekonomi bangsa. Sejak pandemi covid19 melanda tanah air, perekonomian Indonesia terpuruk. Namun di keadaan yang sulit ini, UMKM lah yang menjadi pilar yang dapat meningkatkan perekonomian negara.

Krealogi merupakan aplikasi bergerak di bidang UMKM sebagai pencatatan laporannya. Oleh karena itu saya tertarik untuk mengeksplor aplikasi Krealogi dan dengan harapan dapat memberikan perubahan pada aplikasi ini agar bertambah baik lagi dan membantu banyak usaha UMKM untuk maju dan bangkit dan keluar dari masa krisis ini menuju perekonomian Indonesia yang maju.

Problem

Aplikasi Krealogi saat ini belum tersedia fitur seperti :

• Simple CRM
• Cash Flow Feature
• Integration with Logistic and Marketplace

Oleh karena itulah fitur tersebut menjadi challange dari Krealogi untuk kami pilih dan selesaikan. Dalam hal ini kelompok kami memilih fitur simple CRM karena dari kondisi dan kebutuhannya itu CRM simpel untuk diselesaikan masalahnya dan berdampak besar untuk user dalam mengelola pelanggannya.

Objektif

• Menyediakan fitur Simple CRM yang mempermudah user dalam mengelola dan manajemen pelanggan dengan mudah agar lebih efektif dan efisien.
• Mempermudah user untuk membuat beberapa keputusan strategis dalam mengoperasikan usaha mereka.

Peran Dalam Tim

Dalam berlangsungnya kegiatan SVI ini saya sebagai UI/UX Designer berkolaborasi dengan Rifda Annisa Aisy Nur dan Inzi Pangestu untuk mengerjakan challange ini. Tanggung jawab yang kami lakukan antara lain :

1. Melakukan Design Thinking untuk mencari tahu kondisi dan kebutuhan untuk fitur CRM.
2. Memvisualisasikan ide dengan Crazy’s 8
3. Membuat User Flow, wireframe dan prototyping
4. Menyusun dokumen stimulus research
5. Melakukan usability testing kepada user

Timeline

Adapun timeline selama pengerjaan design thinking ialah selama 5 minggu dengan rincian jenis kegiatan sebagai berikut :

Tools

Tools yang digunakan selama pengerjaan design thinking antara lain :

Design Process

Dalam hal ini, kami memilih untuk menggunakan Design Thinking sebagai pendekatan proses desain kami.

Design Thinking merupakan proses memecahkan masalah menggunakan pendekatan solusi praktis dan kreatif yakni dengan menekankan pendekatan dari sisi user.

Menurut kami pendekatan design thinking adalah keputusan yang tepat, karena tampilan yang akan dibuat nantinya berdasarkan permasalahan yang didapat dari sisi pengguna. Berikut tahapan-tahapan yang kami jalankan dengan penerapan design thinking.

1 — Empathize

Di proses ini kita mendapatkan permasalahan / pain ponts yang dialami oleh user baik itu Krealogi maupun aplikasi serupa ataupun mereka belum pernah menggunakan aplikasi serupa namun ingin mengetahui teknologi yang dapat membantu dalam proses penjualan mereka. Adapun kriteria mereka yakni antara lain :

1. Semua gender.
2. Berusia 20–30 tahun.
3. Pekerjaan sebagai wirausahawan/wirausahawati.
4. Usaha yang dimiliki masih berskala mikro ataupun usaha kecil (sampingan).
5. Berdomisili di Indonesia dan memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik.
6. Memiliki pemahaman yang baik dan mendalam ketika berkomunikasi dan berdiskusi.
7. Memiliki motivasi tinggi untuk belajar teknologi baik sendiri maupun dengan bantuan.
8. Memiliki minat untuk meningkatkan usaha dengan adaptasi teknologi.

Berdasarkan aplikasi yang sudah ada terdapat conditions untuk fitur CRM yang antara lain ialah :

• User tidak memiliki database pelanggan.
• Catatan manual dan simpan kontak whatsapp.
• User menemui kendala untuk melakukan dua aktivitas sekaligus: mengecek catatan penjualan dan menghubungi konsumen.
• Penyimpanan data konsumen pada aplikasi diharapkan dapat membantu user dalam mengetahui siapa saja konsumennya untuk melakukan penjualan berdasarkan data penjualan yang sudah tercatat.

2 — Define

Untuk mendefinisikan permasalahan user dari hasil Empathize, masing anggota harus ikut menambahkan pain point, berikut adalah hasil Pain Point yang kami dapatkan :

Barulah setelah didapatkan Pain Point, kami membuat How-Might We dengan menggunakan sticky notes di FigmaJam. Dan setelah semua selesai membuat, voting pun dilakukan dengan memanfaatkan fitur stamp yang ada di Figma Jam

Didapatlah How Might We nya yaitu “Mempermudah user dalam pengecekan penjualan sekaligus menghubungi pelanggannya.”

Setelah didapat HMW nya maka kita brainstorming ide apa saja yang mendukung HMW nya yaitu antara lain dapat dilihat di solution idea dibawah ini.

Setelah solution idea dibuat maka kita kelompokkan masing-masing ide tersebut menjadi 4 kelompok yaitu Integration, Sales, Tech dan Security. Pengelompokan berdasarkan tingkat kesesuaian, kemiripan serta ide yang sejalan. Pengelompokan ini menjadi diagram yang disebut juga sebagai Affinity Diagram.

Selanjutnya kita pencar masing-masing ide tersebut ke dalam priotization idea dengan tujuan mengelompokkan idea berdasarkan fitur mana yang terlebih dahulu di buat berdasarkan 4 kategori yaitu antara lain :

• Yes, Do it now
• Do Next
• Do Last
• Later

Prioritization Idea

3 — Ideate

Crazy’s 8

User Flow

UI Styleguide

5 — Prototype

Wireframe

Berikut merupakan tampilan low fidelity / wireframe dari desain UI yang kami buat.

Wireframe

Home & Performa

Disini user akan mulai dari beranda lalu ke menu performa untuk melihat detail laporan seperti biaya operasional dan status pesanan per bulannya. Lalu laporan tersebut dapat di unduh serta terdapat pilihan formatnya yaitu word, pdf atau excel.

Pelanggan & Riwayat Pembelian Pelanggan

Disini merupakan tampilan pelanggan dimana user dapat melihat daftar pelanggan yang ia simpan, ada pula search box untuk mencari, lalu user dapat menambahkan pelanggannya. Setelah pelanggan ditambahkan, user bisa mengedit data profil pelanggannya kembali apabila terjadi perubahan info profil pelanggannya. Di halaman detail pelanggan, terdapat tab profil dan riwayat pelanggan, foto dan nama pelanggan, button untuk memanggil pelanggan via telepon dan button untuk menghubungi pelanggan langsung melalui via whatsapp. Di tab riwayat pembelian menampilakn barang-barang yang pernah dibeli oleh pelanggan yang dapat diurutkan berdasarkan nama barang/produk, jumlah produk, status dan waktu pembelian.

Katalog

Di halaman ini user dapat melihat katalog produknya dengan detail lengkap produknya lalu user dapat membagikannya kepada customernya melalui sosial media.

Kartu Nama Usaha

Di dunia digital seperti sekarang ini kartu nama usaha juga perlu secara digital pula. User dapat membagikan kartu nama usahanya ke sosial media.

Berikut merupakan prototype dari UI aplikasi Krealogi yang kami desain.

6 — Testing

Setelah selesai melakukan UI design hingga prototyping, maka kami menguji aplikasi kepada user berdasarkan kriteria yang telah ditentukan untuk membuktikan apakah ide yang kami buat sudah dapat membantu user sesuai brief yang diinginkan oleh challange partner. Pengujian dilakukan dengan metode In-Depth Interview & Usability Testing dengan metode Single Ease Questions (SEQ) pada Jumat, 26 November 2021 pukul 10.00 WIB. Responden kami bernama Fiqhi Nurimaina yang merupakan seorang mahasiswi yang memiliki usaha dibidang fashion.

Beberapa goals ditetapkan dalam usability testing ini, antara lain adalah :

1. Mencari tahu kebutuhan pengguna yang merupakan seorang penjual/vendor dalam hal manajemen pelanggannya.
2. Mencari tahu tingkat kemudahan, kepuasan serta kegunaan dari fitur Customer Relationship Management (CRM) untuk aplikasi Krealogi.
3. Mencari tahu tingkat keberhasilan dari Single Ease Questions (SEQ) untuk fitur CRM pada aplikasi Krealogi.

Berdasarkan hasil usability testing yang dilakukan responden dengan mencoba prototype yang telah diberikan, responden 1 pun memberikan nilai SEQ sebesar 6 untuk tingkat kemudahan aplikasi.

Berdasarkan ketentuan metode SEQ, suatu desain UI yang dapat dikatakan berhasil yakni apabila nilai SEQ yang diberikan responden yaitu ≥5,5.

Berdasarkan hasil Usability Testing didapat feedback dari yaitu :

• User kebingungan pas dibagian biaya operasional karena gk bisa diklik (fitur laporan penjualan)
• User ingin ada aplikasi pesan selain WA (fitur pelanggan)
• User ingin lihat detail dari Riwayat produk, karena sebelumnya blm bisa dibuka (fitur Riwayat produk)
• User ingin ada info mengenai stok barang dan font harga nya kebesaran (fitur katalog produk)
• User ingin Kartu nama seller bisa diubah desainnya (fitur kartu nama)

7 — Iteration

Berdasarkan feedback yang diberikan oleh responden, maka kami melakukan proses iteration desain agar desain UI lebih baik dan berdasarkan kebutuhan user.

• Feedback user pertama yaitu “User kebingungan pas dibagian biaya operasional karena gk bisa diklik (fitur laporan penjualan)”. Hal ini membuat kami menambahkan desain detail biaya operasional agar user dapat ,melihat biaya operasional lebih mendetail.

• Di feedback selanjutnya, user menyampaikan bahwa User ingin lihat detail dari Riwayat produk, karena sebelumnya belum bisa dibuka (fitur Riwayat produk). Oleh karena itu kami menambahkan desain detail barang/produk yang dibeli di riwauat pembelian. Ketika user melihat riwayat pembeliannya, maka detail tiap produk dapat dilihat ketika user mengklik produk nya.

• Adapula feedback selanjutnya yaitu User ingin ada info mengenai stok barang dan font harga nya kebesaran (fitur katalog produk). Untuk stok barang itu tidak ada dikarenakan user akan memproduksi barangnya ketika ada pesanan sehingga barang yang dipesan dikategorikan statusnya sebagai “sedang produksi” sehingga tidak perlu ada stok barang. Stok akan menyesuaikan dengan pesanan pelanggan. Untuk font harga kami kecilkan sedikit saja karena hal yang dilihat paling utama terlebih untuk user yang borongan maka mereka akan melihat harganya sehingga ia harus besar.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil testing dengan metode In-Depth Interview & Usability Testing yang telah dilalui dapat kita simpulkan bahwa suatu desain fitur CRM untuk aplikasi Krealogi yang kami desain sesuai dengan kebutuhan user. Namun, harus kembali dilakukan evaluasi secara berkala dan penting sekali untuk selalu melibatkan pengguna secara langsung dalam proses perancangan aplikasi sehingga sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Next Steps

Berhubung waktu yang sudah tidak memungkinkan lagi dan masih ada feedback dari responden yang belum didesain maka jika ada kesempatan lagi untuk mendevelop design di kemudian hari, maka hal-hal yang kami lakukan yaitu :

• Membuat fitur aplikasi pesan lain selain Whatsapp untuk dapat menghubungkan antara user dengan pelanggannya.
• Membuat fitur desain kartu nama usaha sehingga user dapat memilih desain template maupun mendesainnya sendiri sesuai dengan keinginan, kreatifitas dan filosofi usahanya.

Penutup

Demikianlah UX Case Study Krealogi — Fitur CRM. Terima kasih untuk kelompok 11 SVI-19 yang telah membantu bersama dalam pengerjaan challange desain ini, tanpa ada dukungan, bantuan, dan arahan tentu saja akan sulit untuk dapat mengembangkan dan mencari solusi desain untuk fitur CRM. Terima kasih juga untuk mentor kami Kak Kukuh Satria Putra yang telah membimbing dan mengarahkan kami selama proses pengerjaan desain mulai dari awal hingga akhir.

Thank you