【職務大揭密】業務、業務助理的愛恨情仇
你是不是也曾有這樣的煩惱?
- 工作內容寫得文謅謅，到底想要表達些什麼???
- 不了解工作內容面試回答得亂七八糟，直接讓得來的機會從指縫中溜走。
- 就算僥倖獲得了offer才發現這個職位跟想像的不太一樣，只好再次走上尋找夢想職業那條路。
- 從一開始就沒搞懂過這些職位的差異，方向錯、步步錯，人生陷入無數的惡行循環。
作為職能Value+ 的第一個系列-職務大揭密，就是為了幫大家解決這些困擾!
這個系列將會用最白話的白話文，告訴大家這個職位到底在做什麼，了解工作內容之後，再進一步分析若想要應徵該職位，應該具備甚麼樣的技能。從了解開始，讓你的求職生涯一步一步走向適合自己的道路。
本篇主要介紹業務、業務助理，並在文末比較他們之間的差異。
｜關於業務助理｜
- 業務助理的工作內容
業務助理通常屬於內勤單位，以處理業務人員收回來的訂單為主，將資料內容串整，並進行存擋與備份。
除此之外，訂單的進度掌握也是業務助理的工作內容，對內，包含與材料商、工廠、物流端聯絡，確認訂單狀態；對外，要隨時回覆客戶，確保產品能夠準時且正確地送達對方手中。
換句話說，從產品訂單的接收，到產品完成後的出貨，都將由業務助理經手，並傳遞給所有相關人員。同樣地，在商品出貨之後，業務助理也要將資源與數據進行統合、分析，清楚呈現業績成效，並進一步向上級匯報。
2. 業務助理需要具備的技能
由上述工作內容可知，身為業務助理必須要擁有強大的資訊統合能力，
要能系統性、邏輯性地將各種資訊彙整呈現出來，這項能力仰賴的就是扎實的行政作業與專案執行能力。與廠商打好交情、與物流業者維持友好的合作關係，確保每一個細節都萬無一失，直到訂單完成，都是背負在業務助理肩上的重大使命。
在我們感嘆其運籌能力強大的同時，也別忘了他們不容小覷的溝通能力，除了對外的書信、電話交涉，對內部團隊的訊息傳達也是必經的過程，該如何明確且迅速地傳遞消息也成為了業務助理重要的課題。
｜關於業務｜
1. 業務的工作內容
直觀而言，業務就是公司與客戶之間的橋樑。
首先，業務人員必須向外尋找新的客戶，若是往海外擴張，則可能需要透過經銷商、代理商來經營；同時，業務也必須要兼顧既有的訂單，甚至說服現有的客戶擴大訂單，在在都仰賴業務去維繫關係。
企業往往會透過參與國內外的大型商展，增加自家產品或服務的曝光度，這便是許多業務人員招攬新客戶的重要時機，因此，業務人員不只是前端的銷售者，更必須要知道當前的行銷策略，做好稱職的形象角色。
在與客戶往來的同時，業務人員得要負責產品的報價、帳款的處理，確認合約內容，更重要的是必須準確地將訊息傳達給客戶，避免溝通上的誤會。當合約簽訂、訂單送出之後，業務人員也必須要時時追蹤進度，擔任雙方的橋樑，對內回報，同時也對外負責。
2. 業務需要具備的技能
由於是第一手接觸客戶的人員，業務可以說是一間企業的形象代言人。
他們必須要能洞察產業的狀況、掌握趨勢，同時具備有貿易往來的觀念，例如進出口的規範、物流的配合，甚至是成本、財務與稅務相關的知識。
擁有了前述的技能，業務人員說起話來不僅動聽，更充滿說服力，搭配上說話的方式與談判的技巧，能讓業務人員快速地擄獲客戶的心，進而成功建立合作關係。當然，隨著企業的擴張、市場的延展，業務人員若能說得一口流利的外語，絕對是為業績加分的利器。
除了優秀的口條和人際力，業務人員也不能忽略文書作業的技巧，除了定期的對內回報，業務人員經常要根據客戶的要求更改簡報與報表，也少不了與客戶的文件、書信往來。如此一來，行政力也成了業務人員不可小看的一項實力。
｜業務和業務助理到底有什麼不同???｜
綜合前述，其實兩者都需要有良好的溝通與談判能力，也都該對於系統操作、產業知識保有敏銳度，當然還有不能少的行政作業能力。
然而差別在於，業務助理更像是一個賢內助的角色，補足業務人員在專案的執行力與行政力上所需花費的時間與心力，諸如文件的收發、訂單的處理與追蹤等，又或者進一步做資料的統合、資訊的傳遞。他們雖然較少在外拋頭露面，卻是企業中不可或缺的中堅分子。
業務則是從溝通力著手，除了是企業業績成長的推手，他們同時也代表著一間公司的信念與精神。或許有時候會讓人留下舌燦蓮花的印象，但事實上，業務人員必須要能很好地傳遞公司的理念、產品或服務的特色，取信於人、說服並且感化現存的客戶以及潛在的消費者。業務人員耗費了更多的時間在面對人與人之間的互動、處理企業與企業之間的關係，亦有其無可取代之處。
每一個職務的存在、每一份工作的內涵都有其價值，只要我們能堅守崗位，必能體現其中的意義。
