Ensemble, mettons fin à la réunionite !

En France, 4 heures par semaine est le temps moyen que nous passons en réunion. Il est temps de donner une nouvelle valeur à ce temps.
Il est important que nos réunions se terminent sur des conclusions précises, des comptes-rendus et des plans d’action.
Malheureusement, un syndrome que nous ne connaissons que trop bien nous en empêche, la réunionite. Il y a de trop nombreuses réunions, souvent inutiles, souvent mal structurées, et souvent sans résultat.
Comment pouvons-nous lutter face à cela ?
À l’aide d’un gestionnaire de réunion. Celui que nous vous proposons se nomme MOGA (Make Organisations Great Again). Il se présente sous forme d’une intelligence artificielle, intégré à l’écosystème de votre entreprise.
Ce gestionnaire sera activé tout au long de votre réunion et agira de manière autonome en écoutant votre réunion. Il générera un compte rendu, s’assurera que vous traitiez correctement l’ordre du jour et les divers points de la réunion, assignera automatiquement des tâches aux membres de vos équipes, et planifiera d’autres événements si nécessaire.
Améliorer seulement le déroulement des réunions ne pourra pas résoudre le problème. Il faut agir sur tout le cycle de vie de celle-ci, de sa naissance à son impact.
Nous sommes convaincus qu’une mauvaise préparation, des participants inappropriés, une réunion trop longue, un plan d’actions imprécis voire inexistant, sont tout autant de causes de la réunionite.
Afin de lutter face à cela, nous vous proposons d’agir avant, pendant et après vos réunions. Nous assurons un suivi complet de vos plannings, une assistance à la préparation de vos réunions, un suivi des tâches déterminées lors des réunions, et bien d’autres choses.
De plus, vous aurez accès à un dashboard partagé entre chaque participant de la réunion. Celui-ci vous laissera interagir avec notre système par le biais d’une interface plus classique et non une interface vocale.
L’intégration d’un tel outil au sein d’une entreprise nécessite une conduite du changement efficace et un temps d’adaptation certain pour les employés. Afin de simplifier cette démarche notre solution vient s’intégrer directement à votre écosystème professionnel.
Celle-ci est centrée sur l’humain et s’adapte parfaitement aux profils non techniques. Tout les types de réunions peuvent bénéficier des avantages de notre solution.
Notre assistant sera reliée à vos agendas (Google Calendar, Office 365, …), vos outils de gestion de projets (Trello, Jira, Asana, …) ou encore vos outils de visioconférence (Teams, Hangouts, …).
Travaillez avec nous pour rendre vos réunions pertinentes.
Cela suffira-t-il vraiment ?
Aujourd’hui nous sommes incapables de le dire. Notre solution est encore en cours de mise en place. Nous avons déjà eu de nombreux retours positifs mais nous n’avons pas encore d’early adopters pour nous apporter un feedback détaillé. Malgré tout, cela vaut le coup d’essayer.
Et si notre solution ne suffit vraiment pas ? Alors nous serons encore là pour vous. Cet article est une courte introduction à notre vision. Mais changer la manière dont nous conduisons nos réunions est une démarche de longue haleine.
Nous comptons continuer de publier des articles sur Médium, afin de vous guider dans la structuration de vos réunions.
Notre solution est là pour vous simplifier la tâche mais elle ne fera pas tout. La démarche la plus importante est humaine.
Voici donc quelques éléments que vous pouvez commencer à améliorer dès maintenant.
- Définissez un ordre du jour et informez les participants de celui-ci dès le début de la planification de la réunion. Chacun saura ainsi à quoi s’attendre et aura le temps de se préparer.
- Définissez clairement les participants. Il ne devrait pas y avoir d’invités surprises.
- Fixez une durée maximale au préalable. De nombreuses réunions pourraient être menées en 15 minutes, mais durent 30 minutes voire 1 heure. Que de temps perdu !
- Préciser les rôles de chaque participant. Personne ne doit être passif.
- Décider de la manière d’animer la réunion. Chaque réunion à besoin d’un membre capable de la guider, de manière plus ou moins directive en fonction du type de réunion. Par exemple une réunion d’information aura besoin d’un animateur plus directif et sera très structurée. Un brainstorming sera beaucoup plus libre afin de laisser libre cours à la créativité de chacun.
- Rédigez un compte rendu et un plan d’action tout au long de votre réunion. Il serait dommage que tout ce travail soit oublié et qu’il n’ait aucun impact.
Ces éléments sont simples à appliquer. Nous les détaillerons au fil de nos différents articles.
Bonne chance à vous. En espérant que vous aurez notre solution à l’esprit dans vos prochaines réunions.
