Troca de RIS: Quando é melhor fazer a transição?

Saiba em quanto tempo um sistema RIS está desatualizado e qual o momento é o melhor para realizar uma transição

Deixar de trocar o sistema RIS a tempo pode trazer diversos malefícios para toda a organização. Diversas instituições não sabem identificar esse momento, que pode ser identificado pelas necessidades de TI e também dos CIOs, alterando para novas ferramentas mais completas.

A migração de dados de um sistema RIS geralmente é considerada um grande desafio. Estima-se que a sua duração média varia entre trinta e noventa dias, mas podendo também levar muitos meses ou mesmo anos para que todo o processo seja concluído. Além disso, o desenvolvimento de interfaces entre os sistemas de TI associados ao RIS costuma ser caro e consome muitos recursos. Um novo RIS requer um bom treinamento aos colaboradores para garantir que o sistema será utilizado com maior eficácia.

Independente de custos, migração e treinamento, o CIO precisa ter em mente que o maior custo será o de ficar para trás em termos de tecnologia, com diversas situações perigosas. Normalização retrógrada, sistema operacional out-of-date, sem ferramentas abrangentes para a otimização do fluxo de trabalho, são os principais perigos de atrasar o processo de substituição do RIS, perdendo o contato com os requisitos em evolução de referenciadores, organizações afiliadas e pacientes.

Para isso, mostramos abaixo três indicadores que podem elucidar melhor o momento exato que seu ambiente deve fazer a substituição e não ficar defasado em relação ao mercado.

Considere os indicadores clínicos

• O produto não permite a produtividade radiológica ideal

• Ausência de ferramentas de fluxo de trabalho de última geração

• Interface de usuário é confusa ou não-intuitiva

• O produto não oferece relatório personalizado

A capacidade para os radiologistas trabalharem com perfeição influencia diretamente nos resultados dos processos e tomadas de decisão. A melhoria de produtividade não pode ser alinhada apenas com a equipe, mas com o sistema que ela utiliza. Uma regra de ouro para a avaliação da eficácia das interfaces clínicas é a regra de 80%: se os seus radiologistas não conseguem descobrir 80% ou mais do que eles querem fazer clinicamente sem treinamento extensivo, seu produto está impedindo a sua produtividade.

Outro fator extremamente importante é a personalização dos relatórios. Se o sistema RIS não oferece uma personalização para cada caso clínico atendendo às necessidades radiológicas com eficiência e intuitividade, não serve para o seu ambiente. Simples assim.

Análise dos indicadores de TI

• Roteiro não aborda protocolos de normalização emergentes

• A solução não permite o acesso ao banco de dados

• O acesso móvel é inexistente e sem previsão

• O produto não atende aos padrões de segurança atuais

Se o seu sistema não apresenta formas de atualização para os padrões de segurança atuais ou não aborda os protocolos de normalização emergentes, está na hora de aposentá-lo. Para se manter atualizado, o fornecedor deve manter o ritmo com as novas exigências de infraestruturas de tecnologia da informação. Caso contrário, a defasagem afetará diretamente seus recursos.

É fundamental, para qualquer ambiente, sistemas que integrem e façam a colaboração das equipes, ou seja, se o sistema foca em uma máquina que deve ser alternada manualmente, sem integrar com um todo, há um prejuízo em sua utilização. Outro fator a ser considerado é se você utilizará uma boa equipe de TI para atender às necessidades que a manutenção de um banco de dados exigirá, bem como a utilização desta. Se o fornecedor não oferece abertura ao acesso destas informações, sua equipe ficará defasada. Alinhar plataforma com os colaboradores e, principalmente, equipe de TI, é imprescindível.

Mercado e administrativo são indicadores essenciais

• O produto não oferece recursos de faturamento/relatórios suficientes

• Ausência de dados valiosos (analíticas)

• Planejamento do fornecedor não corresponde a direção de sua organização

• Roteiro não inclui disposições para o uso significativo

• Custo total do produto pode ser maior do que o de troca

Há também casos em que o planejamento do fornecedor não irá corresponder a direção de seu negócio. Preste muita atenção para as aquisições ou fusões que o fornecedor anuncia, pois estes indicadores podem revelar uma falta de alinhamento.

O faturamento e os relatórios são também funções críticas. Um RIS operar de forma eficaz é essencial para a preparação de faturamento.

Se o RIS é incapaz de agregar relatórios sobre dados como RVUs por médico, o volume por modalidade e volume referencial, a sua organização se encontrará em clara desvantagem quando se trata de marketing, contratação e planejamento de novas linhas de serviço. Você também vai estar em desvantagem em preocupações do dia a dia de gestão, como aferição e monitoramento do tempo médio de retorno médico. A produtividade em questão deve ser considerada, principalmente quando se trata de organizações com alta demanda.

Para concluir, fazer a transição de um sistema que afeta todo o cotidiano dos profissionais do ambiente de diagnóstico requer cautela e planejamento. A cautela de escolher um bom fornecedor, que personalize suas soluções para atender à sua demanda é crucial para o sucesso do seu negócio. Um fornecedor que oferece soluções atualizadas frequentemente não permite que o seu investimento se torne defasado a curto prazo, o que traz diversos benefícios de segurança, rapidez e confiabilidade no processamento de dados. Já o planejamento, que deve iniciar com você, deve priorizar todas as áreas que o RIS auxilia, pensando em seu futuro, seja móvel ou de equipe.