知識管理

知識庫,其實你我每天都在用,對,就是 Google。
在開放的世界中,你想了解什麼就上網問 Google,至於能找到多有幫助的資訊,取決於你提供了多精準的關鍵字,因此關鍵字的累積,就變成了活用這個知識庫的門檻。
資訊跟資料,差別就是一個沒有整理過,另一個則有,因此將有用的知識,整理學習並內化,是我們最終的目的。但在資訊爆炸的時代中,要內化知識就變得相當不容易了,因此如何有效管理的知識資料,及建立關聯來打造自己的知識庫,就變成了一種新的需求,如 Evernote 這般的應用因而誕生。
人類,都有追尋知識的熱情,不用把知識想得太嚴肅,你想打贏電玩比賽,或想了解足球比賽規則,都是在尋求知識。在這個過程中,肯定會碰到志同道合的人,而你想要的答案,或許就在這些前輩所累積的經驗及他們具備的專業中,既為同道中人,這些前輩通常不會吝嗇於分享他們的知識,解答你的問題,因此 Yahoo知識+和 Stackoverflow 這樣的知識論壇開始活躍,並且提供系統讓回答的人可以這個領域中建立自己的聲望,讓更多人關注自己擅長的領域。
知識論壇中的解答,在開放的世界中會有大量的高手,用同道中人的態度做監督及審閱,並經由投票機制給予正面及負面的評價,他們深怕自己所認同的領域,被胡言亂語的解答給破壞,因此他們會主動貢獻,讓論壇保持一定的高度。
企業中,也有不少嘗試用論壇來建立知識庫的作法,然而,我不認為這是一個完整的辦法,尤其是中小企業,因為專家太少。
在企業內,專家很少秉持著同道中人的想法,甚至專家們將自己的專業視為一種工作技能,只有明確指派,才會參與,但本務繁忙,很難協助一件可作可不做的事情,是可以預見的。另外還有一種情況,則是專家抱持著競爭心態或強烈的優越感,這類的專家會藏私。
因此在沒有真正的專家參與討論時,知識論壇的解答,就變的不被信任,久而久之,最佳解答就不再是解答了。
因此要靠高自由度的論壇累積企業的知識庫是不可行的,唯有明確的安排各職專家,以文件化為前提的方式去回答、審查並整理知識論壇,並獨立一套系統歸納 Q&A,才能有效建立知識庫。
經過討論淬鍊及裁定審核的過程,使知識庫開始逐步完善時,企業就可以將他視為自己的 Google,認真的建立一套有效率的索引規則,讓知識庫的內容可以被充分利用,而不是埋或在系統或壓在檔案櫃的角落。
在電子化的系統中,還要更進一步的去建立數據分析,透過智慧化的邏輯對知識作個人化及在地化的關聯推薦,才能使知識庫逐步邁向專家系統,成為人工智慧的一環。