Trello

Trello 算是 To-Do List 應用的一種,也可以算是 GTD 概念的一種實作,主旨是幫助我們把事情做完,而有這麼多管理工作/專案的軟體,Trello 有什麼不同之處了呢?我們首先來探討幾個問題。


管理工作的問題在哪裡?

不論是私人庶務還是工作,我們要做一件事情,就會發現這一件事情肯定會變成很多事情。譬如說去買菜,就會有 想吃什麼?要買什麼?現在有什麼?缺什麼?因此當細節逐漸經過分析及拆解後,事情就會越來越多。

現實中,我們沒辦法只做一件事情,總有許多待辦等著被我們完成,這麼多事情又不斷的延伸出新的細節,有關聯或沒關聯的,全都錯綜複雜的交織在一起,腦袋打結也是可想而知。

以下問題隨便舉幾個例子,相信大家應該都碰過:

  1. 事情越來越多,記不起來。
  2. 有沒有漏了什麼?
  3. 有沒有關聯?
  4. 那些比較重要?
  5. 做到一半暫停的,怕忘了。
  6. 我印象中好像有那麼一件事?

Trello 可以解決問題嗎?

當然可以。
我接觸 Trello 是因為工作要求,對他的印象是很快就上手了,操作很直覺,也能協同作業。他能做比 To-Do List 還要更深的應用,卻也少了專案管理需要的成本、人力衝突、milestone 或 gantt 等資訊,因此我認為 Trello 非常適合實際執行工作的成員,協助他們溝通,然後把工作做完,對管理層來說,缺乏報表、一目瞭然的時程及工作進度數據等資訊,Trello 反而一點都不好。

所以可以看到上面列的問題,都是以執行者的觀點在提問,並非管理者,若你也是工作的執行者,下面將要介紹 Trello 如何解決我的問題,相信對你也有幫助。


Hello Trello

首先我們會先接觸到三個名詞

  • 看板:把它當成專案,裡面有很多列表(狀態)及卡片(工作)。
  • 列表:看板下的列表,可以想成是用於分類卡片(工作)目前的狀態
  • 卡片:你可以把卡片想成一件事情,一項工作

剛進到Trello時,會有一個預設的歡迎看板,可以點進去看看簡單的操作介紹,或是直接建立一個新看板,這邊先不管團隊的部分。

看板就像一個專案

接著進入新看板後,我們先建立三個列表,來做狀態管理。分別是:

  • 待辦事項
  • 進行中
  • 已完成
所有文字輸入都可以用鍵盤的 Enter 直接完成,更快速

最後我們在待辦事項新增一張卡片。

好了,我們建立了一張卡片,就等於我們建立了一個工作。


豐富你的卡片

剛剛我們提到的第一個問題

事情越來越多,記不起來。

我們除了建立更多工作外,當然也要將工作的細節填入,建立卡片的相關資訊,進而逐漸地完善工作的內容。

  • 可以從編輯敘述擴充內容
  • 也可以新增評論,上傳附件及圖片,或留下一些訊息與團隊成員協同作業。
填入工作描述

簡單還是複雜?

在建立工作的子工作時,我們可以簡單地分析一下,這個子工作是不是已經簡單到不用再拆解了,還是他會繼續擴展出更多的工作呢?

有沒有漏了什麼?

如果子工作已經很簡單時,我們不想開新卡片,又想記錄子工作,就可以使用待辦清單的功能,建立一個簡單的檢查表。

待辦清單可以管理簡單的工作細節

如果子工作稍微複雜,或有更多細節需要討論,建議還是使用卡片來管理,甚至如果這項子工作的發散,會產生另一個計畫,此時開啟一個新看板來管理,也是一種選擇。


卡片間的關聯

越來越多卡片被建立,從屬關係如何建立呢?

有沒有關聯?

在 Trello 中,有個分享功能,會提供一個特別的網址,將這個網址複製到 Trello 功能中,它會自動轉變為一個模組化的連結,透過這個功能,我們可以搭配待辦清單做關聯。

複製 Trello 的卡片連結

以我想這篇文章的案例來看,我想要找一個錄製桌面影片並轉為 GIF 動態圖片格式的軟體,來協助我做教學示意圖,但研究這個軟體的使用,算是跳出了 Trello 介紹這件事情了,所以我建立了另一個卡片。

現在有兩個卡片了

為了集中管理子工作,我們可以在原本的工作上做貼上分享連結的動作,Trello 就會自動幫我們建立一個特別的連結樣式。

點擊連結,可以開啟卡片

若工作需要更多人參與協作,我們可以建立團隊來關聯人的部分。

  • 建立團隊及成員
先建立團隊,接著到團隊管理頁面邀請成員
  • 邀請非團隊成員
直接邀請團隊外的成員

現在我們可以指派成員來參與卡片了

可以指派多名成員

在卡片中也可以使用 @姓名 的方式 來標註成員,被標註的成員,會在通知中心看到提醒訊息。


重要的優先

前美國總統艾森豪在時間管理上,創造了艾森豪矩陣這套系統,強調人們應該把更多的時間投入不緊急但重要的事情,才能減少緊急又重要的事情產生,有效的把時間用在對的事情上。

那些比較重要?

當工作越來越多,我們要怎麼分辨優先順序呢?下面提供幾個的方法。

  • 建立更多列表,做更細節的卡片分類。
  • 拖拉列表卡片,把應該優先處理的往前拉。
拖拉是最直接的操作
  • 使用標籤標註卡片
標籤是一種顏色管理
  • 除了標籤,也可以選擇貼圖
貼圖與標籤的功能非常相似,但多了點趣味

工作小秘書

到目前為止,我們善用了許多功能,將各種輕、重、緩、急的工作分類,但各位也知道,不急的事情,擱置久了,也會變成緊急事情。

做到一半暫停的,怕忘了。

雖然 Trello 並沒有小祕書這功能,但我們還是可以透過以下功能,來提醒我們,那些工作需要被注意了。

  • 設定到期日
制定到期日的同時,順邊開啟"使用強化功能-行事曆"
  • 若卡片有設定到期日,就可以用強化功能中的行事曆的角度檢視卡片。
開啟強化功能-行事曆後,可以點選右上角的行事曆打開日曆
  • 不是自己負責的工作,或是你想要關注某個工作的變化,可以選擇訂閱
訂閱的卡片若有其他成員做變動,就可以在右上角的通知中心收到通知
  • 也可以開啟強化功能中的卡片自動淡化,讓那些放很久,一直都沒有異動的卡片,產生泛黃、破損,以提高你的注意力。
短時間內沒辦法造出泛黃卡片,這是從網路上找的範例圖

強化功能提供了不少好用的功能,也有一些外部整合,但免費版只能啟動一個,你可以依照你的喜好,在設定中選擇要啟用的強化功能

免費版只能選擇一個強化功能

太棒了,終於把卡片都建好了,但...

現在工作都已經用卡片做了紀錄,細節也一一填入,但是卡片越來越多,我要如何找到我關心的那張卡片呢?

我印象中好像有那麼一件事?

善用列表來管理工作狀態是非常不錯的方法,但工作也可能在同個列表下,這時候可以運用篩選卡片來搜尋卡片。只要依關鍵字標籤參與成員到期日等條件,就能協助我們找出符合條件的工作。


還有很多功能等你挖掘

雖然我們一開始提到了,Trello 並沒有 Gantt,但是強大的應用一定會吸引第三方開發者的投入及貢獻。 Elegantt 透過 Chrome 應用程式做成的 Gantt 就相當值得安裝,除此之外 Trello 自己也整合了不少功能,我們也在強化功能中注意到了,嘗試這些功能,你將會發現更多應用


Trello 是一款值得嘗試的協同作業管理工具,而在網路上有關 Trello 的教學更是琳瑯滿目,我只做了粗淺的介紹,若您有發現不錯的功能,也歡迎您在下面留言與我分享。

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