Est-ce possible d’être efficace tout en restant créatif ?

L’optimum de Pareto appliqué à l’architecture — 1ère partie

Chez kalm.ai, nous aspirons à vous donner des clés de lecture d’organisation compréhensibles et applicables dès demain sur vos projets et dans vos agences peu importe les outils que vous utilisez.

Dans ce premier article sur la notion d’efficacité, je vais détailler et définir la fameuse méthode de priorisation de tâches du 80/20.

Puis je vous donnerai, en toute humilité bien sûr, quelques idées pour essayer d’être efficace sans trop rogner sur votre créativité.

Concrètement cela veut dire quoi le 80/20 ?

La vraie définition nous provient de Vilfredo Pareto qui a observé que 80% des conséquences découlaient généralement de 20% des actions. Ainsi, il avait observé que 80% des fruits que son jardin produisait provenait de 20% de plantes

En d’autres termes, cela veut dire que dans chaque travail 80% des résultats proviennent de 20% des tâches réalisées. En pratique, cela permet de prioriser certaines actions qui ne sont pas essentielles à un projet.

Comment est-ce appliqué dans la vie d’un projet digital ?

N’importe quel consultant en transformation ou n’importe quel chef de projet dans le digital connaît par cœur cette technique de priorisation. Elle permet rapidement de positionner toutes les actions à réaliser sur un papier , de mesurer le temps estimatif que prend chaque action et d’estimer leur impact pour faire avancer le projet.

L’idée sous-jacente étant de sélectionner un minimum de tâches avec un maximum d’impact, et de les réaliser dans un temps donné pour faire sortir un projet de terre le plus rapidement possible.

Cette technique est très utilisée quand il s’agit de sortir une première version d’un produit informatique. On va peser chaque fonctionnalité développée en regard du temps qu’elle va prendre à une équipe technique et mesurer son impact pour les utilisateurs. Pour prendre un exemple concret, dans notre application de suivi de chantier, on a considéré que le ratio temps / impact de pouvoir mettre un mot en gras dans le rapport de chantier n’était pas favorable. Cela aurait pris trop de temps à développer pour un impact incertain.

Du coup on a fait autrement et plus simple : on a fait en sorte de pouvoir colorer une phrase en rouge. Avec 4 fois moins de temps de développement on arrive à une fonctionnalité qui répond à 80% de ce que l’utilisateur veut : mettre en évidence un point particulier dans son compte rendu de chantier.

Comment l’appliquons nous. dans notre quotidien ?

Dès le début de ma vie professionnelle, j’ai été biberonné à cette technique de priorisation. Je me souviens encore qu’un de mes anciens managers traçant un graphique à la hâte sur un tableau blanc pour prioriser ma To Do sans fin.

Ce tableau aujourd’hui chez kalm*, c’est exactement le même et voici à quoi il ressemble :

C’est très simple, pour chaque tâche ou fonctionnalité où il y a un doute, on le positionne sur ce tableau. Cela nous permet de rapidement voir si la tâche doit être réalisée, dégradée ou dé-priorisée.

Par exemple, pour construire ce tableau, j’ai réalisé ce tableau avec un google sheet en 5 minutes. Ce n’est pas parfait mais cela vous a permis de comprendre l’idée rapidement. Bien sûr, j’aurais pu faire quelque chose de très propre mais cela m’aurait pris 20 minutes de plus. Ce temps que je ne passe pas à aller vers la perfection (les 100%), je le passe sur des tâches plus fortes ajoutées.

Oui, mais est-ce vraiment applicable dans votre cas?

Difficile de répondre facilement à cette question car elle est presque philosophique.

La priorisation ne fait pas bon ménage avec la créativité et pourtant cette dernière fait partie intégrante de votre profession. Elle a été plus que stimulée pendant votre parcours scolaire et fort heureusement d’ailleurs. Ce que viennent chercher vos clients, c’est votre imaginaire, vos idées, votre vision.

L’architecture ce n’est pas (que) des mathématiques, il y a plusieurs réponses possibles à un problème. Ces mêmes réponses, vos esquisses/croquis/dessins, étant sujets à la subjectivité de vos clients cela peut être sans fin.

Lors de votre cursus, on vous a poussé dans vos retranchements en allant chercher la meilleure version de vous-même. Vos rendus, vous les avez faits, défaits, refaits, encore refait jusqu’à ne plus en dormir.

Mais cette culture de la perfection est-elle compatible avec la “vraie” vie ? La vie avec des journées de 8h, la vie avec un budget à ne pas dépasser, la vie où votre temps à un prix et où les copains/copines vous attendent pour boire des coups.

En tout humilité, je vais tâcher d’apporter quelques éléments de réponse issus de mon regard attentif et bienveillant de ces huit derniers mois passés en agence.

Vous retrouverez la suite de cet article la semaine prochaine 🙂