Pourquoi et comment répondre à un client en moins de quinze minutes ?

*Sans forcément traiter sa demande immédiatement 🙂

Comme d’habitude sur Pilotis, nous aspirons à vous donner des clés de lecture d’organisations compréhensibles et applicables dès demain sur vos projets et dans vos agences peu importe les outils que vous utilisez.

Voilà donc pourquoi et comment vous pouvez mettre en place cette règle des demain dans votre agence.

Pourquoi répondre en moins de quinze minutes?

• La clé pour que votre client ne vous harcèle pas à n’importe quelle heure du jour et de la nuit c’est qu’il sente que son projet est tenu.
• Et une des meilleures façons de le faire rapidement dans la construction de votre relation c’est de lui montrer que vous traitez ses messages (et non ses demandes) très rapidement.
• Cela vous permettra également de fixer votre agenda et d’apparaître dans les yeux de votre client comme quelqu’un de structuré
• Nous avons mis en place cette règle piquée au monde des avocats chez kalm.ai dès le premier jour et nous sommes convaincus de son utilité.

Comment structurer votre réponse ?

• L’idée de cette réponse quasi immédiate n’est pas de répondre immédiatement à la demande de votre client (sauf urgence) mais de prendre acte de son message
• Le message doit donc comporter quatre blocs : un bloc de remerciement, les points particuliers à traiter de votre côté, une date estimative de retour de votre part et au besoin des propositions de créneaux pour discuter des points en question.
• Croyez en notre expérience, le plus important ce n’est pas forcément de passer la nuit sur la réponse à apporter, c’est que la personne en face ait une date à mettre sur votre visage

Comment faire en sorte que cela soit tenable opérationnellement ?

• L’idée de cette règle n’est pas que les 15 minutes soient tenus à la minute près. Ne soyez donc pas trop dur envers vous même si vous répondez dans la demi journée.
• Comme tout le monde vous avez une vie, des rendez-vous, et des moments de concentration où vous n’avez pas forcément envie d’être dérangé.
• N’hésitez pas à installer votre e-mail sur votre téléphone et à installer whats app web qui vous permettront de ne plus rien laisser passer à votre bureau ou dans les transports
• Ayez toujours les fenêtres de communication extérieures ouvertes sur votre ordinateur. Vous avez désormais la possibilité de voir sans ouvrir votre fenêtre si vous avez reçu un e-mail ou un whatsapp.

Comment faire en sorte de revenir vers votre client à la date fixée ?

• Si les points à traiter ne sont pas urgents, ne chamboulez pas tout votre agenda.
• Si vous savez que le point en question va vous prendre 48h au vu du planning de vos deux prochains jours, ajoutez vous un peu de gras et dites que vous reviendrez d’ici 72h.
• Ne sous-estimez pas l’impact pour un client de lui demander de bloquer un créneau plusieurs jours à l’avance : les gens adorent ça !

N’hésitez pas à nous contacter pour challenger notre vision ou nous proposer des sujets, on sera ravi d’écrire dessus 🙂